3. Введення інформації в довідники

Технологія ведення комп'ютерного обліку припускає виконання первинного підготовчого етапу по введенню довідкової інформації. У подальшому довідкова інформація використовується в двох аспектах: для формування різних документів і включення в них довідкових відомостей; для організації аналітичного обліку на рахівницях бухгалтерського обліку.

Форму будь-якого довідника можна викликати на екран через головне меню програми «Операції – Довідники». У цьому списку вибирається потрібний довідник і потім натискається кнопка «Ок». На екран буде видано вікно із списком всіх довідників, що існують в системі. Також виклик довідників може здійснюватися із спеціального меню «Довідники».

Почати введення нового елементу в довідник можна натисненням екранної кнопки з піктограмою «Новий рядок» на панелі інструментів вікна довідника, або натисненням кнопки Insert, або через меню «Дії – Новий».

Робота з довідниками може здійснюватися в двох режимах – режим перегляду і редагування, і режим вибору елементу довідника.

Для перегляду і редагування форму довідника можна відкрити через меню програми, через кнопку панелі інструментів, через кнопку іншої форми. У режимі вибору довідник відкривається при введенні значення субконто, константи, реквізиту документа або реквізиту іншого довідника, при натисненні кнопки або клавіші F4.

Як відомо, одним з призначень довідників є зберігання списків об'єктів аналітичного обліку. У програмі «1С: Підприємство» об'єкт аналітичного обліку позначається терміном субконто. Таким чином, можна сказати, що елементи довідників можуть виступати як субконто для ведення аналітичного обліку на бухгалтерських рахівницях. Проте не всі довідники використовуються для цієї мети. Є довідники, які не мають відношення до організації аналітичного обліку, наприклад, довідники ставок податків, норм амортизації і так далі.

Практично всі параметри організації довідників можуть бути змінені користувачем на рівні конфігурації, проте слід пам'ятати, зміну існуючих параметрів налаштування довідників можуть привести до негативних наслідків, до неправильної роботи окремих алгоритмів, помилок, збоїв.

4. Операції і проводки

У комп'ютерному обліку господарські операції відбиваються в журналі проводок. При комп'ютерному веденні обліку журнал проводок є єдиним регістром, в якому фіксується облікова інформація. Будь-які інші форми введення інформації, наприклад, у вигляді документів або операцій, не вважаються відбиті в обліку, поки на їх основі не будуть сформовані проводки і розміщені в журналі проводок. У програмі «1С: Підприємство» існує багато різноманітних способів введення операцій і проводок, що розрізняються ступенем автоматизації.

Для введення бухгалтерської операції необхідно звернутися до вікна введення операцій за допомогою натиснення відповідної піктограми або через меню «Операції – Журнал операцій». У робочому вікні програми розвернеться нове вікно із списком операцій. При первинному зверненні до цього вікна список операцій буде порожнім. Але при подальших зверненнях до нього після введення операцій, цей список також може опинитися без записів. У списку будуть відбиті ті операції, дати яких потрапляють у встановлений інтервал видимості операцій. Інтервал встановлюється в налаштуванні програми. Встановлений інтервал видимості відображається в заголовку вікна. Для зміни інтервалу необхідно вибрати пункт меню «Дії - Інтервал» або натиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу.

Розглянемо журнал операцій, він містить:

1. «Номер» - номер операції (документа).

2. «Документ» - найменування виду документа, якому належить операція.

3. «Дата» - дата реєстрації операції (документа).

4. «Час» - час реєстрації операції (документа).

5. «Сума» - сума операції. Дане значення задається користувачем при введенні операції або розраховується автоматично при формуванні операції документом.

6. «Автор» - автор операції (документа)

7. «Зміст» - короткий опис змісту операції

8. «Фірма» - фірма по якій проводиться операція

Найлівіша графа журналу операцій є службовою і відображає одне з можливий станів операції:

- операція введена вручну

- операція сформована документом, причому документ поки не проведений

- операція сформована документом, і документ проведений

- операція, раніше введена, помічена на видалення.

Спроба введення в журнал операцій нового рядка приведе до того, що на екрані розвернеться нове вікно, яке містить поля для введення реквізитів операції і складових її проводок. У цьому вікні є дві області введення реквізитів. У верхній частині вводяться реквізити, що є загальними для всіх проводок операції. У їх склад входять: дата, номер, сума операції, зміст операції. У нижній частині вікна вводяться проводки. Оскільки одна операція може породжувати безліч проводок, то нижня частина побудована у вигляді багаторядкової, багатографної таблиці і розрахована на введення довільного числа проводок. Кожна проводка описується набором реквізитів, причому не завжди потрібно заповнювати всі реквізити. У якнайповнішій структурі проводки відбивається:

- № - порядковий номер проводки, що входить в операцію

- Дт – рахунок дебету проводки

- Субконто Дт – в цю графу вводяться субконто рахунку, що дебетується.

- Кт – рахунок кредиту проводки

- Субконто Кт – вводяться субконто рахунку, що кредитується

- Валюта – валюта проводки, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки

- Курс – поточний курс валюти на дату операції

- К-ть – кількість, заповнюється, якщо в проводці на одному з рахунків ведеться кількісний облік

- Вал. Сум. – сума у валюті

- Сума – сума операції в базовій валюті.

- Коментар – вводиться текст, що пояснює зміст проводки

- Фірма – указується фірма, по якій буде проводиться операція

- №Ж – вводиться номер журналу, що є довільною комбінацією літер і цифр. що може бути використане для швидкого пошуку і відбору проводок.

Введення операції може здійснюватися вручну, а також за допомогою копіювання аналогічної операції. Введення реквізитів проводки здійснюється послідовно, причому програма, керуючись існуючими налаштуваннями, сама перекладатиме курсор тільки на ті поля, заповнення яких необхідне. Значення субконто дебету і кредиту запрошуватимуться якщо у вибраних рахунків визначено ведення аналітичного обліку.

Після введення всіх проводок завершується введення операції. Тепер її необхідно закрити і зберегти в інформаційній базі.

Введення запису приведе до негайної зміни стану рахунків в пам'яті комп'ютера. Тепер можна сформувати стандартні бухгалтерські регістри і звіти, в т.ч. і бухгалтерський баланс. Результат введення операцій відбивається в різних регістрах комп'ютерного обліку. Як мінімум – в журналі операцій і журналі проводок. Розноску інформації по різних регістрах комп'ютер здійснює самостійно.