4. Налаштування словників. Введення початкових залишків.

Після запуску модуля програми "Парус - Бухгалтерія" на екрані з'явиться робоче вікно.

Важливим етапом в налаштуванні є установка робочої дати. Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата не вказана. Наприклад, при введенні нового документа робоча дата автоматично проставлятиметься як дата створення документа. Для установки робочої дати в програмі необхідно виконати наступні команди: "Файл"- "Настройка"- "Установка дати".

Для того, щоб почати працювати з тією або іншою таблицею бази даних програми, досить увійти до розділу програми, призначеної для виконання відповідних функціональних завдань.

Розділи програми можна розділити на три види:

- облікові регістри - зберігається і обробляється інформація про об'єкти, як які можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари і тому подібне;

- функціональні розділи - забезпечують, як правило, виконання операцій з обробки інформації одночасно з декілька облікових регістрів;

- словники - будь-яке сховище інформації, в якому зберігаються дані по конкретних документах, господарських. операціях, товарам, залишкам або оборотам і деякі допоміжні відомості.

При роботі з програмою необхідно настроїти всі словники

1. Словник "Найменування і курси валют" призначений для реєстрації валют, які використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти.

2. Словник "Номенклатор" призначений для організації зберігання і використання інформації про рух запасів. Для кожної номенклатури запасів зберігаються такі характеристики як код, назва, одиниця виміру і тому подібне.

3. Словник "Контрагенти" призначений для організації зберігання інформації про контрагентів, матеріально відповідальних і підзвітних осіб.

4. Словник "План рахунків" є найважливішим зі всіх словників, без якого неможливе здійснення бухгалтерських проводок, призначений для зберігання Плану рахунків, який включає як синтетичні так і аналітичні рахунки.

5. Словник «Документи (типи)» призначений для організації зберігання і друку документів.

6. Словник "Документи (шаблони)" призначений для організації зберігання шаблонів для друку документів. Шаблоном є бланк документа, який містить всі необхідні написи і інші атрибути.

7. Словник "Зразки" дозволяє користувачеві створювати необмежену кількість шаблонів господарських операцій для подальшого їх використання.

8. Словник "Константи" служить для організації зберігання і використання значень типу "число", "рядок" або "дата". Кожній зареєстрованій в даному словнику константі привласнюється ідентифікатор, який може бути використаний при складанні формул. При розрахунку по формулі замість ідентифікатора константи буде представлено її значення.

Якщо «Парус-підприємство» встановлюється на підприємстві, на якому ведеться бухгалтерський облік вручну або на іншій програмі, то після виконання налаштування облікових параметрів необхідно ввести початкові залишки на дату початку ведення обліку в програмі «Парус-підприємство».

Для введення початкових залишків необхідно виконати наступну послідовність дій.

Крок 1. Визначити дату початку обліку. Найзручніше починати введення обліку з початку року.

Крок 2. Визначити дату введення початкових залишків. Дата введення залишків повинна передувати даті початку обліку. Наприклад, якщо за дату початку обліку вибраний 01.01. ц.р., то дата введення залишків буде 31.12 м.р.

Крок 3. Ввести операції для формування початкових залишків, використовуючи для цього спеціально передбачений в програмі документ.

Для ведення початкових залишків в програмі «Парус-підприємство» використовується спеціальний документ, в якому наголошується дата, на яку вводяться залишки по синтетичних рахунках.

Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнена декількома рядками залишків по аналітичних рахунках.

Для введення залишків по рахунках потрібно виконати наступні команди: "Oблік"- "Залишки засобів по рахунках".

У вікні, яке відкрилося за допомогою команди додавання новому запису, вводяться залишки як по синтетичних, так і по аналітичних, рахункам.

Введення залишків по аналітичних рахунках відбувається за допомогою окремих документів:

- по запасах використовується документ "Залишки матеріальних цінностей",

- по розрахунках - "Дебіторська/кредиторська заборгованість".

- при реєстрації залишків необоротних активів слід зважати на специфіку їх обліку, пов'язану з веденням інвентарної картотеки.