5. Ведення господарських операцій за допомогою системи «Парус-підприємство»

Кожен факт господарської діяльності в програмі «Парус-підприємство», який відбивається в бухгалтерському обліку, підлягає реєстрації в журналі реєстрації господарських операцій. Цей журнал в програмі є головним інформаційним регістром. Інформація в журнал поступає з наступних джерел: документи, інвентарні картки, валютні активи і пасиви, спеціалізовані модулі і зовнішні програми.

У інвентарній картці програми відбиваються операції з основними засобами, а саме: реєстрація і введення в експлуатацію інвентарного об'єкту, внутрішнє переміщення, списання, переоцінка, розрахунок амортизаційних відрахувань, списання інвентарних об'єктів.

Господарські операції, які відображають переоцінку валюти, формуються в програмі на підставі залишків на валютних рахівницях і динаміки курсів іноземних валют.

Інформація щодо господарських операцій, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати, складським обліком, обліком торгових операцій, поступає до журналу із спеціалізованих модулів комплексної програми автоматизації управління господарською діяльністю підприємства.

Заповнення журналу реєстрації господарських операцій відбувається одним з трьох способів:

1) шляхом реєстрації господарських операцій уручну;

2) шляхом обробки документів, створених в програмі.

3) для спрощення і прискорення реєстрації господарських операцій також використовуються шаблони з відповідного словника, які викликаються на екран шляхом виконання команд: "Словники" - "Зразки" - "Господарські операції".

Частину даних також можна скопіювати за допомогою функції "Розмножити" з аналогічної господарської операції, зареєстрованої раніше. Кожна зареєстрована в журналі реєстрації господарська операція складається із заголовка (містить загальну характеристику господарської операції) і специфікації (містить необмежену кількість бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух майна підприємства).

Якщо первинний документ був сформований або зареєстрований в певному розділі програми, його обробка значною мірою автоматизована. На основі такого документа за заздалегідь заданим правилом формується запис в журналі обліку господарських операцій.

Реєстрація деяких первинних документів в електронному вигляді не є обов'язковою. Інформацію можна вводити відразу в журнал реєстрації господарських операцій. Якщо документ не був зареєстрований в програмі і зберігається лише на папері, господарська операція формується уручну. Для використання журналу реєстрації господарських операцій необхідно виконати дії: "Облік"- "Господарські операції".

Головне вікно розділу "Господарські операції" має дві таблиці. У одній приводиться список господарських операцій, в іншій - список проводок господарської операції, вибраної в першому списку.

Сума господарських операцій може бути введена користувачем, а може і розраховуватися автоматично. Якщо проводка одна, то сума в заголовку збігається з сумою по проводці. Якщо ж в господарській операції декілька проводок, то сумою в заголовку господарської операції є максимальна сума обороту по дебету або по кредиту одного з рахунків, який бере участь в проводках.

Після закінчення звітного періоду, на основі даних журналу реєстрації господарських операцій і реєстру залишків по рахунках відбувається розрахунок кінцевих залишків. Ці залишки можна відкоригувати уручну, проте необхідність в цьому виникає лише тоді, коли необхідно виправити складні помилки або здійснити нестандартні бухгалтерські операції. Потім ці залишки, але вже як початкові, переносяться на початок наступного звітного періоду.