2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции

Организация и ведение документации требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому курс ДОУ необходим для специалистов, работающих в сфере управления, в сфере туризма.

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

Документирование – процесс создания (составления и оформления) документов.

Документ – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности, называется системой документации. Система документации, созданная по единым правилам и требованиями и применяемая в определенной сфере деятельности, называется унифицированной системой документации – УСД.

В настоящее время действует 8 УСД:

УСОРД

УС банковской документации

УС финансовой, учетной и отчетной бух. документации бюджетных учреждений и организаций

УС отчетно-статистической документации

УС учетной и отчетной бух. документации предприятий

УС документации по труду

УС документации Пенсионного фонда РФ

УС внешнеторговой документации.

Одной из УСД является УСОРД – система документации, регламентирующая организационно-распорядительные документы управления. Она включает три группы документов:

• Организационные (Устав, Положение, Инструкции, Правила);

• Распорядительные (приказ, указание, распоряжение, решение, постановление);

• Справочно-информационные (письма, телеграммы, телефонограммы, справки и т.д.)

Организационно-правовые документы определяют статус предприятия, порядок его работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций – это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя: создание организации, в т.ч. выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры, определение штатной численности; регламентацию деятельности структурных подразделений и работников; установление режима работы и отдыха; реорганизацию; ликвидацию организации и др. Это фиксируется в документах, содержащих правила, нормы, положения, штатную численность и должностной состав. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Разрабатывает эти документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.

Эти док-ты в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров).

Основное назначение системы распорядительной документации – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности. Распорядительные док-ты содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Распорядительная документация содержит решения идущих сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя к работнику.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К этим документам относятся: письма, все разновидности переписки (телеграммы, телефонограммы и пр.) справки, докладные и объяснительные записки, протокол, акт, сводки, отчеты и др. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Документы этой системы не содержат распорядительных действий, обязательных к исполнению, а сообщают сведения, побуждают принимать определенные решения, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным. Они идут снизу вверх: от работников к руководителю.

Единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами закреплены в ЕГСДОУ, которая представляет собой комплекс правил, нормативов, рекомендаций, главная цель – усовершенствование на единой основе организации делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Главная цель – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

ЕГСД – в 1973

ЕГСДОУ – в 1988 г.