Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Ответы ГЭК.doc
Скачиваний:
103
Добавлен:
02.05.2015
Размер:
1.64 Mб
Скачать

(106) 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции

ДОУ – отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.

Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.

ДОУ включает след.осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.

Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяют на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д.

Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает следующие системы документации:

  1. Система организационно-правовой документации (учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, регламент, инструкция);

  2. Система распорядительной документации (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

  3. Система информационно-справочной документации (справка, протокол заседания, акт, докладная, служебная, объяснительная записки, служебное письмо, электронное сообщение, телеграмма, (телетайпограмма), телекс, факсограмма (телефакс, факс), телефонограмма, предложение, представление, заключение, отзыв, сводка, перечень, список).

Система организационно-правовой документации. Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. В составе организационной функции выделяются подфункции:

  1. Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

  2. Регистрация организации;

  3. Установление ее структуры;

  4. Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);

  5. Регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

  6. Формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

  7. Регламентация деятельности аппарата управления;

  8. Лицензирование деятельности в необходимых случаях;

  9. Установление режима работы и системы охраны;

  10. Организация труда работников и оценка труда работников;

  11. Реорганизация предприятия;

  12. Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, которые содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и др.

Организационно-правовые документы основаны на нормах административного права и обязательны для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) или руководителем структурного подразделения.

По сроку действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или утверждения новых (кроме штатного расписания, которое утверждается ежегодно).

По системе управления организационно-правовые документы движутся сверху вниз.

В особую подгруппу из организационно-правовых документов выделяют учредительные документы (учредительный договор и устав организации):

Учредительный договор – документ, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица и выхода учредителей из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организацию, структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, с помощью которых регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специализированные стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Система распорядительной документации. Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации

  • регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

  • обеспечить реализацию поставленных перед ним задач;

  • получить максимальный эффект от своей деятельности.

В распорядительных документах фиксируются решения, которые отражают:

1. совершенствование организационной структуры учреждения;

2. определение и способы осуществления основной или производственной деятельности;

3. обеспечение организации финансовыми, трудовыми и информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, в них содержатся основные властные предписания субъектов управления.

По сфере действия распорядительные документы делят на:

  • правовые акты федерального уровня,

  • правовые акты действующие на уровне субъектов РФ,

  • правовые акты организаций, учреждений и предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений данной организации;

  2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Все распорядительные документы делят на две группы:

  • документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

  • документы единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, которые стоят перед этими органами и для установления стабильных норм и правил.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности этой организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пред организацией. Он может касаться широкого круга организаций и лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения оперативных вопросов. Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями. Он издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Система информационно-справочной документации.

Документы этой системы выполняют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений и не обязывают выполнять их, они только сообщают сведения, которые помогают руководителю принять управленческое решение и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Особенность этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления:

  • От работника к руководителю подразделения;

  • От руководителя подразделения к руководителю организации;

  • От подведомственной организации в вышестоящую.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.

Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств; муниципальных органов управления; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров и заседания советов директоров.

Формы протоколов:

  • краткий протокол ведется, когда заседание носит оперативный характер, при этом доклады и тексты выступлений прилагаются.

  • полный протокол документирует полную и подробную картину заседания.

  • стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решений по нему.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты, события и действия.

Разновидности актов:

  • сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

  • обследования (состояния техники, безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

  • испытания (образцов, систем, технологий);

  • приема-сдачи (материальных ценностей или документов);

  • приема-передачи (дел, денежных средств, ценностей);

  • ревизии, инвентаризации;

  • расследования аварий или несчастных случаев;

  • ликвидации организаций.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Служебная записка – документ, составляемый по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения.

Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, составляется как по личной инициативе, так и по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.

Объяснительная записка – документ, который составляется для:

  1. пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

  2. объяснения причин какого-либо действия, факта, случая, происшествия.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется по заданию руководства.

Представление – это документ содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения, они составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию в связи с особым способом передачи текста (информации) – по телеграфной сети общего пользования – телеграфу или телетайпу. Категории телеграмм: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, простая.

Факсограмма (телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе, копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи – при помощи факсимильной аппаратуры.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Электронное сообщение – это совокупность документов, предаваемых электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Основным и самым распространенным документом в переписке является письмо.

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную группу в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Классификация писем

Инструкционное (директивное) письмо исходит из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержит рекомендации, указания, разъяснения по различным вопросам (отчетности, налогов и т.д.).

Частные письма – документы, в котором авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

Коммерческие письма составляется от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Эти письмо имеет юридическую силу

Служебные письма – несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые составляются на различных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письмо-запрос – это документ, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру или эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому (акцептуанту), выражающего желание заключить с ним договор. Этот документ имеет определенный указанный в нём срок действия.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства и требование возмещения убытков. Требования предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки или платежа.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач. Такие письма носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляется с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных заранее условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо материальных ценностей или документов. Такие письма содержат дополнительную информацию по прилагаемым документам. Они являются средством контроля за движением отправляемых документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение высылается для подтверждения получения материальных ценностей или документов. В этих документах приводится краткое содержание документов и перечень материальных ценностей и заканчивается это письмо дополнительной просьбой или справочной информацией.

Рекламное письмо содержит описание сведений о товарах и услугах с помощью художественных, технических и психологических приемов, с целью побуждения спроса и реализации продукта.

Информационное письмо- разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.