(82) 3. Основные принципы и методы построения выставочной экспозиции. Организационная работа по созданию и обеспечению функции выставки.

Выставка – это регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения, где экспоненты представляют товары и услуги одной или нескольких отраслей, которые реализуются на основе выставочных образцов.

Цели выставок: 1.цель осуществления продаж – заказов; 2.информационные; 3.в целях развития коммуникации – контактные.

Подготовка и проведение включает следующие основные этапы:

1.Принятие решения о проведении выставки. При организации коммерческой выставки важным фактором принятия решения о проведении являет­ся маркетинговая проработка спроса на выставоч­ные услуги со стороны потенциальных экспонентов и конъюнктуры рынка выставочных услуг в целом.

2.Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков пред­ставления заявок и работы выставки и т.д.

3.Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4.Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается в некоторых случаях за полгода до начала работы выставки.

5.Комплекс подготовительных организационно-техни­ческих мероприятий. Основными из них являются следующие меры: Распределяются выставочные площади между участниками; Фирмам-участницам направляются выкопиров-ки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента; Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей;

6. Монтаж экспозиции. На крупных международных выставках он должен заканчиваться за 24 часа до открытия выставки.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы прави­тельства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно - это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую - для широкой публики.

9.Обеспечение рабочей программы выставки.

10.Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение, или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

12.Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объёма заключенных контрактов и т.п.).

Выбор экспонатов и выставочной программы вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки. При выборе должна доминировать мысль, что экспонат должен наравится потребителю, а не только экспоненту. Должно быть принято решение ряда вопросов: следует ли представлять весь спекр продукции или лишь отдельные наиболее выразительные, что следует обязательно показать на выставке, соответствует ли дизайн, окраска, упаковка предпочтениям потребителей, что должно разъяснять текстовое табло, видеоматериалы, какое вспомогательное оборудование необходимо и сколько места для этого нужно.

В заяке на участие необходимо указать max и min размеры стенда, расположение в павильоне или на открытой площадке, габариты стенда, конструкция, данные о выставляемых экспонатах.Каждый выставочный стенд должен включать след. функциональные зоны:

1. Презентационная – зависит от числа и величины выбранных экспонатов.

2. Зона переговоров – персонал должен иметь достаточно места для коммуникации с клиентами и свободно чувствовать себя.

3. Техническая зона – нахдится внутри стенда: кухня, склад, гардероб, комнаты для переодевания, для персонала.

Выставочный стенд – это лицо фирмы. Привлекательность стенда достигается броской частью экспозиции. Это обеспечивается плакатами, фото, диаграммами, но их не должно быть чрезмерно. Большие тексты почти не усваиваются посетителями. Важное значение имеют композиции из зелени и цветов. Нужно делать акцент на визуальном аспекте – игровые элементы: мини – представление, игра – угадать курорт изображенный на фото или экране. На стенде обычно находятся рекламные материалы для постоянных или солидных клиентов и руководителей фирм. Рекламные элементы стенда: 1.надпись на плакате стенда (название фирмы, товарный знак, телефон); 2.плакаты на стенах; 3.экран с бегущей строкой или изображением; 4.маниторы для демонстрации рекламных роликов. Персонал стенда формируется в зависимости от величины стенда.

Типы стендов: стенд в ряду (открыт со стороны только одного прохода, осмотр с одной стороны); угловой (более выгодный, в конце ряда и открыт на 2 стороны; головной стенд, в конце ряда, открыт на 3 стороны; блок - стенд (изолированный стенд). Самый дорогой, т.к. окружен со всех сторон проходами для посетителей и привлекает внимание. Открытый стенд – особый вид стенда на площадке. Предназначен для очень крупных видов товаров, кот. демонстрируются в эксплуатации близкой к реальной практике. На стенах при входе на выставку должны быть: программы, список участников, раздаточный материал с рекламой на столе.