9.5. Управление контрактом

Управление контрактом - процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств продавцом соответствует контрактным требованиям. В больших проектах с множеством поставщиков товаров и услуг ключевым аспектом управления контрактом является управление взаимодействием между разными поставщиками. Юридическая природа контрактных, отношений обязывает команду проекта быть хорошо осведомленной о юридическом смысле осуществляемых при выполнении контракта действий.

Управление контрактом включает применение соответствующих процессов управления проектами для контрактных отношений и интеграции результатов этих процессов в общее управление проектом. В процессы управления проектами, которые необходимо применять, входят:

• Исполнение плана проекта, (процесс «Исполнение плана проекта») для санкционирования деятельности контрагентов в подходящее время.

• Отчетность о ходе выполнения работы, (процесс «Отчетность о ходе выполнения проекта»), для контроля за издержками контрагента, расписанием и техническим исполнением.

• Контроль качества, описанный в процессе «Обеспечение качества», для оценки и подтверждения адекватности продукта контрагента.

• Контроль изменений, описанный в процессе «Всеобщий контроль изменений», для гарантии того, что изменения утверждены соответствующим образом и все, кому нужно знать об этих изменениях, осведомлены.

Управление контрактом также имеет компоненты управления финансами. Условия оплаты должны быть определены в рамках контракта и должны включать специфическую связь между прогрессом в выполнении и выплаченным вознаграждением.

Входные данные для управления контрактом

• Контракт. Контракты описаны в процессе «Выбор источника».

• Результаты деятельности. Результаты деятельности продавца - какие цели были выполнены, а какие - нет, насколько соответствует стандартам качество продуктов, какие получились затраты и т.д. - собираются как часть в рамках Исполнения плана проекта.

• Требования изменений. Требования изменений могут включать изменения условий контракта или описаний поставляемых товаров и услуг. Если деятельность продавца неудовлетворительна, решение прервать контракт так же принимается, как требование изменения. Спорные изменения - те, в которых продавец и команда управления проектом не могут прийти к согласию по поводу компенсаций за изменения, называются исками, спорами и апелляциями.

• Счет-фактура продавца. Партнер должен периодически представлять счета-фактуры для получения оплаты за выполненную работу. Требования к счетам-фактурам, включая необходимую документацию, обычно описаны в контрактах.

Инструментарий и технологии управления контрактом

• Система контроля изменений в контракте. Система контроля изменений в контракте определяет процесс, с помощью которого контракт может быть изменен. Включает работу с бумагами, системы отслеживания, процедуры разрешения споров и уровни утверждения, необходимые для санкционирования изменений. Система контроля изменений в контракте должна быть объединена с общей системой контроля изменений (процесс «Всеобщий контроль изменений»).

• Отчеты о ходе выполнения проекта. Отчетность о ходе выполнения проекта обеспечивает управление информацией о том, с какой эффективностью продавец добивается контрактных целей. Отчеты о ходе контракта должны быть объединены с общей системой отчетности, описанной в процессе «Отчетность о ходе выполнения проекта».

• Система платежей контракта. Платежи продавцу обычно производятся в рамках системы оплаты счетов, принятой в исполняющей организации. В больших проектах со многими сложными требованиями по обеспечению проект может развить свою собственную систему. В обоих случаях система должна включать соответствующие обзоры и утверждения командой управления проектом.