Инструментарий и технологии для организационного планирования

• Шаблоны взаимодействий проекта. Хотя каждый проект по-своему уникален, многие из них в какой-то степени имеют сходство с другими проектами. Использование описаний роли и ответственности или отношений отчетности в похожих проектах может помочь в ускорении процесса организационного планирования.

• Организационно-контрольная документация. Многие организации имеют набор установок, руководящих принципов, процедур, которые помогают команде управления проектом в различных аспектах организационного планирования. Например, организация, которая рассматривает менеджеров как «инструкторов», должна иметь документацию на то, как выполняется роль «инструктора».

• Организационная теория. Имеется существенная библиография, описывающая, как организации могут и должны быть структурированы. Хотя только лишь небольшое подмножество этой библиографии точно нацелено на организацию проекта, команда управления проектом должна быть знакома с предметом организационной теории для лучшего реагирования на требования проекта.

• Анализ участников проекта. Различные участники проекта должны быть проанализированы как для выявления соответствия их квалификации работам проекта, так и для определения кадровых нужд руководящих участников проекта.

Результаты организационного планирования

• Распределение ролей. По каждому виду деятельности проекта (при необходимости по каждой работе проекта) должны быть определены характеристики участников, которые будут выполнять и (или) нести ответственность за каждый вид деятельности (работу). В зарубежной литературе указанные характеристики называются «ролью», в российской практике наибольшее распространение получил термин «должность». Каждая роль обладает определенными правами и на нее распределена определенная ответственность.

Роли в проекте должны тесно переплетаться с определением замысла. Матрица распределения ответственности (RAM – Responsibility Assignment Matrix) часто используется для этой цели (табл.6.1.).

Таблица 6.1.

Матрица распределения ответственности

Должность (роль) Элементы WBS	A	В	С	D	Е
Исследование рынка	*
Определение характеристик товара		*
Производство товара			*
Тестирование товара				*
Сбыт товара					*

* - несет ответственность за элемент WBS.

Матрица распределения ответственности, показывает, какие организационные подразделения (единицы) за какие виды деятельности (работы) несут ответственность.

RAM могут быть созданы на различных уровнях декомпозиции замысла проекта. Например, матрицы высокого уровня могут описывать руководитель какого подразделения ответствен за каждый элемент структуры декомпозиции видов деятельности, в то время как матрицы детального уровня показывают состав ролей подразделения, с указанием кто является исполнителем конкретной работы и кто несет за нее ответственность.

• План управления кадрами. План управления кадрами описывает какие человеческие ресурсы необходимы проекту, когда и как они будут вовлечены или отстранены из команды проекта. План управления кадрами может быть как формальным, так и неформальным, очень подробным или ограниченным в зависимости от нужд проекта. Это вспомогательный элемент всеобщего плана проекта. План управления кадрами часто включает ресурсные гистограммы, как показано на рис. 6.2. Особое внимание следует обратить на то, каким образом члены команды (индивидуальные лица или группы) проекта будут отпускаться, когда в них больше не будет нужды в проекте.

• Организационная диаграмма. Организационная диаграмма - это графическое изображение отношений субординации в проекте. Отношения субординации - отношения между субъектами управленческой деятельности, выражающие непосредственное подчинение одного другому в процессе управления единым объектом. Отношения субординации являются проявлением вертикальных связей.

Рис. 6.2. Образец ресурсной диаграммы

Организационная диаграмма может быть как формальной, так и неформальной, очень подробной или ограниченной в зависимости от нужд проекта. Например, организационная диаграмма для 3-4 человек внутреннего обслуживания проекта вряд ли может иметь такую же строгость и детальность, как диаграмма для 3000 человек, работающих на атомной станции.

Организационная структура декомпозиции (OBS-Organizational Breakdown Structure) - это вид организационной диаграммы, который показывает, иерархию отношений организационных подразделений (единиц). В зависимости от замысла проекта OBS может быть составлена как на уровне субъектов управленческой деятельности, так и развернута до уровня исполнителей.

• Сопутствующие детали. Сопутствующая деталь для организационного планирования варьируется в зависимости от прикладной сферы и размера проекта. Информация, часто преподносимая как сопутствующая деталь, включает в себя (но не ограничивается) следующее:

• Должностные инструкции - написанные формы по навыкам, обязанностям, знаниям, полномочиям, физическому окружению и другим характеристикам, требуемым для данной работы.

• Нужды в обучении - если от кадров не ожидают достаточных знаний для работы с проектом, то эти навыки нужно развить как часть проекта.