Входные данные для планирования коммуникаций

• Коммуникационные требования. Коммуникационные требования - это сумма информационных запросов участников проекта. Запросы описываются с помощью комбинирования типа и формата требуемой информации вместе с анализом ценности этой информации. Ресурсы проекта должны распространяться только на ту информацию, которая способствует успеху, или там, где недостаток информации может привести к провалу. Информация, обычно запрашиваемая для определения коммуникационных требований проекта, включает в себя:

• Отношения взаимной ответственности участников проекта и организаций проекта.

• Дисциплины, отделения и специальности, включенные в проект.

• Логистику - сколько индивидуумов будет вовлечено в проект и каково их местонахождение.

• Внешние информационные требования (например, коммуникации со средствами массовой информации).

• Коммуникационные технологии. Технологии или методы, используемые для передачи информации среди элементов проекта, могут значительно варьироваться: от кратких разговоров до расширенных встреч, от простых письменных документов до мгновенно доступных текущих расписаний и баз данных. Выбор коммуникационных технологий включает:

• Неотложность потребностей в информации - зависит ли успех проекта от часто обновляемой информации или достаточно регулярно выпускаемых письменных отчетов?

• Доступность технологии - являются ли действующие системы подходящими или проекту требуются основательные перемены?

• Ожидаемый подбор кадров проекта - являются ли коммуникационные системы совместимыми с опытом и знаниями участников проекта или необходимо длительное обучение?

• Ограничения. Ограничения - факторы, сдерживающие возможности команды управления проектом. Например, если основная часть ресурсов проекта будет поставлена, то нужно обращать больше внимания на обработку контрактной информации.

Когда проект выполняется по контракту, существуют специфические положения контракта, которые влияют на планирование коммуникаций.

• Предположения. Предположения (допущения) - факторы, которые для целей планирования рассматриваются как правдивые, реальные или определенные. Предположения обычно включают степень риска. Они могут быть определены здесь или могут являться результатом определения риска (описанного в процессе «Идентификация риска»).

Инструментарий и технологии планирования коммуникаций

• Анализ участников проекта. Информационные нужды различных участников проекта должны быть проанализированы для разработки методических и логических взглядов на их информационные нужды и источники с целью соответствия этим нуждам. Затраты на анализ участников проекта должны соответствовать потребностям в информации о них, для избежания бесполезного расходования ресурсов на ненужную информацию или на неподходящую технологию анализа.

Результаты планирования коммуникаций

• План управления коммуникациями. План управления коммуникациями - документ, который предоставляет:

• Коллекционную и файловую структуру, которая детализирует, какие методы будут использованы для сбора и хранения различного сорта информации. Процедуры должны также охватывать сбор и распространение обновлений и корректировок в отношении к первоначально распространенному материалу.

• Структуру распространения, которая детализирует, для кого эта информация (отчеты состояния, расписания, техническая документация и т.д.) и какие методы должны быть использованы для распространения этой информации (письменные отчеты, встречи и т.д.). Эта структура должна быть совместима с ответственностью и отношениями отчетности, описанными в таблице организации проекта.

• Описание информации, предназначенной для распространения, включая формат, содержание, уровень детализации, условности/определения для использования.

• Расписания производства, которые показывают, когда каждый тип коммуникации будет осуществлен.

• Методы для доступа к информации между коммуникациями, внесенными в расписание.

• Метод для обновления и совершенствования плана управления коммуникациями по мере достижения прогресса и совершенствования проекта.

План управления коммуникациями может быть формальным и неформальным, высоко детализированным или обобщенным в зависимости от нужд проекта. Это - вспомогательный элемент общего плана проекта.