Инструментарий и технологии для планирования обращений

• Стандартные формы. Стандартные формы могут включать стандартные контракты, стандартные описания закупаемых элементов или стандартизированные варианты всех возможных документов сделки. Организации, делающие крупные объемы закупок, должны стандартизировать многие из этих документов.

• Экспертная оценка. Экспертная оценка описана в процессе «Планирование поставок».

Результаты планирования обращений

• Документы для обращений. Закупочные (снабженческие) документы используются для запроса предложений от потенциальных партнеров.

Общие названия различных типов закупочных документов включают:

• приглашение на торги (IFB),

• запрос предложения (RFP),

• запрос цены (RFQ),

• приглашение на переговоры и первоначальный ответ контрагента.

Документы для обращений должны быть структурированы для удобства получения точных и полных ответов от предполагаемых продавцов. Они всегда должны включать относящиеся к делу документы определения видов деятельности, описание желаемых форм ответов и любые контрактные положения (например, копии образцов контрактов, «закрытые» положения). Некоторые части или вся структура и содержание документов для снабжения, в особенности документов, подготовленных правительственными агентствами, могут быть описаны правилами (инструкциями).

Документы для обращений должны быть достаточно строги, чтобы обеспечить последовательные, сравнимые ответы, но и достаточно гибки, чтобы дать возможность рассмотреть встречные предложения со стороны продавцов о лучших способах удовлетворения требований.

• Оценочные критерии. Оценочные критерии используются для сортировки и оценки предложений. Критерии могут быть объективными (например, «менеджер проекта должен быть сертифицированным профессиональным менеджером») или субъективными («менеджер проекта должен иметь документально подтвержденный стаж работы с подобными проектами»). Оценочные критерии часто рассматриваются как части сделочных документов для обеспечения.

Оценочные критерии могут быть ограничены ценой покупки, если элемент обеспечения можно получить из числа приемлемых источников («цена покупки» в этом контексте включает в себя как непосредственно стоимость элемента, так и сопутствующие затраты, такие как доставка). Когда этот критерий не суть важен, другие критерии должны быть выявлены и документированы для обеспечения комплексной оценки. Например:

• Понимание нужды - как видно из предложений продавца.

• Общая стоимость или стоимость жизненного цикла - будет ли выбранный партнер работать по самой низкой общей стоимости (цена покупки плюс операционные расходы)?

• Технические возможности - имеет или может ли Продавец получить необходимые технические навыки и знания?

• Управленческий подход - имеет или может ли Продавец выработать управленческие процессы и процедуры для гарантии успеха проекта?

• Финансовые возможности - имеет ли Продавец, или может ли найти необходимые финансовые ресурсы?

• Модификация описания вида деятельности. Документы определения вида деятельности описаны в процессе «Планирование поставок». Во время работ по планированию обращений может потребоваться модификация одного или нескольких таких документов.