Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы менеджмента. Учебное пособие-1
.pdf
1.5. Понятие и сущность информационного менеджмента
Главная особенность современного этапа развития общества заключается в его информатизации, цель которой во внедрении компьютеров и
средств связи во все сферы деятельности человека и изменения уровня
жизни общества за счет повышения эффективности использования всех
видов знаний, обрабатываемых с помощью компьютеров, что ведет к росту интеллектуального потенциала самого общества.
Методологической и теоретической основой информатизации служит наука информатика. Информатика делится по отраслям человеческой деятельности: медицинская, научно-техническая, экономическая,
геологическая, биологическая и т. д.
Быстрое насыщение предприятий и организаций компьютерами, а
производства – микропроцессорами выделило экономическую информатику в ряд наиболее важных дисциплин. Цель экономической информатики – обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятий
и организаций эффективными информационными технологиями.
Для раскрытия сущности экономической информатики рассмотрим
содержание следующих основных понятий: информационный ресурс,
информационный продукт; данные, информация, знания; система, информационные связи, система управления; информационная система и информационная технология; автоматизированное рабочее место.
Вначале данные рассматриваются как результат измерений и наблюдений. Затем они фиксируются на материальном носителе (в документах, протоколах, в форме сигналов т. д.) и переносятся в компьютер, где
находятся в виде файлов или баз данных. Например, разрозненные факты
поставок или недопоставок сырья поставщиками в некотором периоде
не позволяют сделать обоснованные выводы. Для того чтобы данные
могли быть обработаны с помощью компьютеров, они должны пройти
ряд преобразований.
Информация существует только по поводу конкретного запроса
пользователя. Нет пользователя – нет информации. Процесс взаимной
трансформации данных и информации, выполняемой посредством компьютера, можно представить с помощью следующих этапов:
1)преобразование «информация – данные»: факты кодируются
в форме данных и вводятся в компьютер;
2) преобразование «данные – данные»: выполняются логические и
арифметические операции с данными;
21
3) преобразование «данные – информация»: обработанные данные
выводятся из компьютера, декодируются и интерпретируются пользователем с целью получения информации.
Поскольку информация отражает вид деятельности человека, она
делится на экономическую, научно-техническую, геологическую, юридическую, медицинскую и т. д.
Экономическая информация возникает в процессе производственнохозяйственной деятельности. Она отражается в системе натуральных и
стоимостных показателей и классифицируется по следующим признакам:
1) по функциям управления:
– учетная, плановая, аналитическая, регулирующая;
2) по стабильности:
– переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;
– условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода
(справочники, нормы и т. д.).
3) по источнику возникновения:
– внешняя (по отношению к предприятию) – отражает состояние
рынка, конкурентов, прогнозы процентных ставок, цен, налоговой политики правительства, социальную ситуацию в регионе и т. д. Для внешней
информации характерна неточность, противоречивость, неполнота;
– внутренняя – возникает внутри системы (предприятия). Она, как
правило, точна и непротиворечива;
4) по форме появления:
– входная – поступающая в компьютер в форме документов, сообщений, сигналов;
– результирующая – полученная в процессе обработки входной информации;
– промежуточная.
Результирующая информация в зависимости от вида ее использования
делится на информацию:
1) для конечного пользователя;
2) подготовленную для решения других задач;
3) используемую для решения той же задачи, но в последующий период. Примером может служить конечное сальдо материалов на конец
месяца, рассматриваемое как начальное сальдо для следующего месяца.
Применительно к компьютеру информация характеризуется сразу
несколькими признаками: входная оперативная, входная условно-постоянная и т. д.
22
Знания получают на основании практической деятельности и изучения принципов, связей, закономерностей, согласно которым функционируют объекты в некоторой предметной области. Все знания делятся на
два класса: осознанные (например, правила, согласно которым следует
выполнять те или иные действия) и неосознанные, выполняемые человеком
по неизвестным ему правилам (например, распознавание цвета, ассоциативные и интуитивные знания). Так же, как и данные, знания для обработки на компьютере должны пройти ряд этапов. Вначале знания рассматриваются как результат мышления, который находится в памяти человека. Затем они фиксируются на материальном носителе (учебники,
справочники, правила, инструктивные материалы) и переносятся в компьютер, где размещаются в виде баз знаний.
По формам представления знания подразделяются на декларативные
(факты) и процедурные (правила их обработки). Используются также
понятия «экстенсиональные» и «интенсиональные» знания. Первые относятся к конкретному объекту (факты), а вторые характеризуют некоторый класс объектов.
Прежде чем раскрывать понятие «информационная система», необходимо выяснить содержание понятия «система». Для того чтобы понять, как функционирует система, необходимо выяснить, как действуют ее подсистемы.
Всякая система характеризуется целью, границами, входом, выходом,
прямой и обратной связью. Их содержание следующее:
– цель системы – это причина, ради которой она создается;
– вход – это материальные, финансовые и другие объекты, а также
информация, поступающие в систему;
– выход – это материальные, финансовые и другие объекты, поступающие из системы во внешнюю среду;
– прямая информационная связь – это директивная (плановая)
информация, используемая для указания того, что следует делать элементам системы;
– обратная информационная связь – это информация о состоянии объекта
управления, используемая для анализа и корректировки его деятельности.
Без управления невозможна целенаправленная деятельность любой
группы людей. Систему, реализующую функции управления, называют
системой управления. Она выполняет следующие важнейшие функции:
прогнозирование, планирование, учет, анализ и регулирование.
В основе управления лежит обмен информацией, поэтому любая система управления содержит информационную систему (ИС). На рис. 1.1
стрелкой, направленной от аппарата управления к объекту управления,
23
представлена прямая связь (П), содержащая директивный (плановый)
информация)
информация)
Внешняя
Цель
ИС
ОС ПС
поток информации, а обратная связь (О) – это поток отчетной информации о выполнении директивных указаний.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и
защите информации» информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (процессы сбора,
обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации).
информация
управления
Вход Выход
Аппарат управления
Обратная связь
(отчетная
О П
Объект управления
Рис. 1.1. Связь системы управления с ИС
Прямая связь
(директивная
Более распространено следующее определение: ИС – это связанный
набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а
также управленческого персонала, осуществляющих информационные
процессы для подготовки решений.
С появлением компьютеров часть процедур по обработке исходных
данных стала выполняться автоматизированно. Поэтому потоки прямой
и обратной связи разделились на потоки, которые обрабатываются с помощью компьютеров (ПС и ОС), и те, что с их помощью не обрабатываются (П и О). На рисунке ИС связывает аппарат управления и объект
управления потоками данных, обрабатываемых с помощью компьютеров.
В основе функционирования ИС лежит информационная технология,
которая является связующим звеном между всеми ее компонентами. Под
информационной технологией понимается заданная последовательность
процедур и операций, выполняемых над исходными данными с помощью
средств автоматизации. Схематично компоненты ИС и связующая функция информационной технологии представлены на рис. 1.2.
24
Технические
средства
Данные Персонал
Прикладное ПО
Информационная
технология
Общесистемное ПО
Рис. 1.2. Состав информационной системы
Резкое снижение стоимости персональных компьютеров с одновременным повышением их мощности и появлением коммуникационных сетей позволило автоматизировать деятельность бухгалтеров, финансистов, кладовщиков и т. д. Появились специально подготовленные
рабочие места, названные автоматизированными рабочими местами
(АРМ). Отдельный компьютер, не связанный с сетью других компьютеров, не может обеспечить эффективную работу, так как существует:
1) общая нормативно-справочная информация, которая для обеспечения
нужд различных АРМ должна находиться под наблюдением специальных
служб на одном из центральных компьютеров (сервере); 2) потребность
использования информации, полученной одним специалистом на собственном АРМ, для работы компьютера другого АРМ.
В экономике все АРМ можно классифицировать по уровням управления:
– АРМ руководителя (стратегический уровень управления);
– АРМ специалиста (технический уровень управления);
– АРМ оперативного персонала (оперативный уровень управления).
Отсюда все АРМ объединяются в локальную сеть с выходом в сети
сторонних организаций и глобальную сеть. АРМ, объединенные в сеть,
как правило, отражают организационно-функциональную структуру предприятия.
Понятие «информационный менеджмент» как самостоятельное появилось в экономической информатике совсем недавно – в конце 70-х гг.
25
Его возникновение в равной мере можно приписать как необходимости
повышения эффективности при принятии ответственных решений в сфере
собственно информатизации (внутренние задачи ИМ), так и тем требованиям, которые стали более детально учитывать при анализе ситуаций
в области основной деятельности (внешние задачи ИМ).
Как показывает практика, расходы на проекты информационных систем обычно превышают запланированные суммы, при этом часто оказывается неудовлетворительным качество результатов разработки; сверх
всякой меры растут расходы на обслуживание уже находящихся в эксплуатации ИС, они постепенно начинают забирать большую часть ресурсов,
предназначенных для создания и развития новых систем или подсистем;
при использовании ИС постоянно возникают противоречия между централизованными и децентрализованными техническими и технологическими решениями. Эти и аналогичные им препятствия могли быть эффективно устранены только введением всестороннего специализированного
информационного менеджмента.
Обозначить дату и место возникновения проблемы информационного
менеджмента достаточно трудно. Она осознавалась параллельно менеджерами в различных сферах деятельности. Весьма значительным событием в этом плане назван 1957 г. В США впервые количество так называемых «информационных» работников, основная функция которых –
обработка информации, сравнялось с числом «производственников», основная функция которых – непосредственное участие в производстве.
Здесь следует заметить, что отнесение работников к сфере обработки
информации является весьма условным, однако когда их число становится
настолько большим, что они явно составляют значительную долю рабочей силы в большой стране, то тут все равно тенденция налицо и можно
не требовать особой строгости классификации.
После этой даты число информационных работников в США становится доминирующим и в настоящее время составляет около 50 % рабочей силы, число же производственных работников – 20 %, в том числе
работников сельского хозяйства 5 %. Если объединить в одну группу
работников, занятых в информационных технологиях и в сфере обслуживания, то их доля будет около 80 %, что весьма наглядно характеризует
народное хозяйство США. Предсказывают, что на ближайшие годы работники этой группы составят приблизительно 90 % всех работающих.
Необходимо подчеркнуть, что в указанное время появились первые
по существу стратегические информационные системы. В этом плане стал
уже классическим пример создания и внедрения систем заказа и продажи
билетов американскими авиационными компаниями, которые благодаря
26
этим системам смогли изменить в свою пользу ситуацию на рынке авиаперевозок; эти системы в дальнейшем смогли даже вообще изменить
структуру отрасли. Иметь возможность выявлять такие шансы средствами
информационного менеджмента – цель многих предприятий. И многие
из них уже используют эти средства на практике.
В теории управления менеджмент – это процесс, направленный на достижение целей организации посредством упорядочения преобразований
исходных субстанций или ресурсов (труда, материалов, денег, информации
и т. п.) в требуемые результаты (изделия, услуги). Как известно, менеджеры
воздействуют прежде всего на главный элемент организации – людей, координируя их деятельность. Эффективность менеджмента определяется как соотношение результатов работы и использованных для их получения ресурсов.
Менеджеры, осуществляющие управление, не имея научных знаний,
вынуждены полагаться лишь на опыт, интуицию и везение. Однако опыта многим из них не хватает. Менеджеры лучше руководят и достигают
более высоких результатов, если владеют теорией менеджмента и умело
применяют свои знания на практике.
Теорию (научную дисциплину) менеджмента можно охарактеризовать
как аккумулированные и по определенным правилам логически упорядоченные знания, представляющие собой систему принципов, методов и
технологий управления, разработанных на основе информации, полученной как эмпирическим путем, так и в результате исследований в различных областях науки.
Теория менеджмента отличается следующими особенностями:
– ориентирована на решение практических задач;
– имеет междисциплинарный характер;
– разрабатывается в международном масштабе. Менеджмент предназначен для решения практических задач.
Он нацелен на исследование и разработку правил эффективного управления с целью достижения высоких результатов, являющихся критерием его
качества. Отсюда вытекают следующие требования к теории менеджмента:
– она должна предоставлять работникам, занятым практической деятельностью, знания, помогающие им повысить уровень управления;
– способствовать повышению квалификации менеджеров и особенно подготовке претендентов на эти должности;
– определять области и проблемы, требующие дальнейшего изучения и разработки в целях содействия развитию познавательной базы.
Таким образом, исходя из определения понятий «менеджмент» и «информация» можно говорить о том, что информационный менеджмент –
27
совокупность методов и средств управления информацией и управление
с помощью информации деятельностью предприятия или организации.
Выделяют три вида информационного менеджмента:
– управление предприятием (организацией);
– внутренней документацией;
– управление публикациями.
Первый из видов включает вопросы организации источников информации, средств передачи, создания баз данных технологий обработки
данных, обеспечение безопасности данных.
В круг задач информационного менеджмента входят также разработка,
внедрение, эксплуатация и развитие автоматизированных информационных
систем и сетей, обеспечивающих деятельность предприятия (организации). В этих сетях должно быть обеспечено управление информационными ресурсами. Важное значение имеют организация и обеспечение
взаимодействия с внешним информационным миром: сетями, базами данных, издательствами, типографиями и т. д. Все возрастающая важность
информационного менеджмента привела к появлению специалистов (информационных менеджеров), занимающихся его задачами. Эти специалисты должны преобразовывать пассивную корпоративную информацию
в источники правдивых, так называемых рафинированных, сведений,
определяющих успехи фирмы.
Информационный менеджмент превращается в базовую технологию
организации управленческой деятельности во всех сферах информационного общества.
В соответствии с протяженностью во времени задач управления различают стратегический информационный менеджмент (СИМ) и оперативный
информационный менеджмент (ОИМ). Причем между этими уровнями существуют отношения подчиненности, то есть цели, определяемые на стратегическом уровне, реализуются на оперативном. При этом глобальная
стратегическая цель ИМ в информационных системах должна состоять в
обеспечении возможно большего вклада ИС в цели предприятия по основной деятельности через использование информационных технологий;
в соответствии с этой целью возникают специфические задачи и для организации собственно информационного менеджмента.
Понятие «стратегический» в отношении ИМ предполагает, с одной стороны, планомерное определение долгосрочных – на срок 3– 5 лет – целей
по всем направлениям, а с другой - выбор пути достижения поставленной
цели и определение набора задач, решение которых ведет к цели. Такие
задачи решаются на уровне высшего руководства организации. Выбран-
28
ные решения долгосрочных задач образуют наборы исходных данных (задания) для оперативного, то есть наиболее краткосрочного, уровня.
Задачи оперативного информационного менеджмента ориентируются
на соответствующие стратегические задачи и цели. В отличие от долгосрочной стратегической постановки задачи ОИМ планируются и существуют на среднем или на коротком интервале (в сфере обработки
информации – это период времени до одного года); эти задачи чаще всего
ощущаются и решаются на уровне руководства службой обработки информации организации.
Планирование – главная задача ИМ на стратегическом уровне. Именно
на уровне стратегического информационного маркетинга возникает и должна удовлетворяться повышенная потребность в планировании. Она обусловлена как необходимостью своевременного устранения возможных препятствий, так и потребностью выявления максимальных шансов для предприятия, создаваемых ИС и ИТ. Размышления по поводу необходимости планирования работы информационной системы начинаются уже при поиске ответа на вопрос, какую собственно роль играет ИС на предприятии.
Принимается, что информационная система имеет большое значение для предприятия, когда на ее основе решаются задачи конкуренции
на рынке, а также когда информационная интенсивность технологического процесса основной деятельности предприятия и поддержания производительности этого процесса высока. Это имеет место, например, для
банков, бирж и страховых обществ, ряда государственных учреждений и др.
Другим важным направлением планирования является определение
плана инвестиций в ИС. В прошлом такой план составлялся (и в настоящем еще часто составляется) в значительной мере случайно: например, по
накопившимся неудовлетворенным запросам пользователей или путем анализа заявок на замену или создание частей системы, требующих инвестиций, а также с учетом финансирования растущего объема обслуживания.
Однако в стратегическом плане могут быть целенаправленно выявлены приоритетные направления при формировании плана инвестиций.
Здесь требуется, чтобы в распоряжении администрации были общий вид
и характер имеющихся на предприятии информационных работ. Этот
общий вид структуры ИС выводится из анализа протекающих на предприятии процессов.
Путем взаимного взвешивания значений процессов находят или определяют порядок выделения инвестиций для соответствующих элементов ИС. Например, выпуск основных изделий для серийного производства имеет наибольшее значение; далее для включения в план инвестиций могут рассматриваться элементы ИС, ориентированные на обеспече-
29
ние конкуренции и на внутреннюю рационализацию предприятия. Затем
Среда для формирования ИР
анализируется возникающий при этом риск. Этот специфический подход
к организации планирования ИС на предприятии целесообразно дополнить общими задачами планирования и контроля. К кругу этих задач принадлежит учет связей с другими объектами на предприятии.
При планировании связей ИС с другими объектами предприятия особое значение придается связям с системой планирования самого предприятия. Часто утверждается, что планирование ИС может осуществляться
вообще только в связи с этой системой. Однако на некоторых предприятиях (в частности, вновь создаваемых и малых) сложившейся системы
производственного планирования вообще не существует, так что на таком предприятии план применения информационной системы согласовывать просто не с чем. Однако если предусматривать планирование использования ИС, то можно добиться совершенствования производственного планирования на предприятии и деятельности предприятия в целом.
Информационное общество
Информационный
Новый информационный
ресурс (ИР)
Создаваемые автоматизированные
информационные системы (АИС)
Менеджерские информационные
системы (МИС)
Экспертные системы
Моделирование Высокоточные измерения
Технологии информационного менеджмента
Рис. 1.3. Место и структура информационного менеджмента
Информационный менеджмент как научная дисциплина включает
в себя достижения нескольких смежных научных дисциплин по отноше-
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]