Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Новичок в коллективе.pdf
Потери времени в самом начале работы
Да
Нет
28. Составляю ли я план рабочего дня накануне вечером?
29. Трачу ли я определенное время перед работой на разговоры с
коллегами?
30. Я приступаю сначала к выполнению личных дел?
31. Читаю ли я с утра газеты?
32. Мне нужно время, для того чтобы приступить с утра к работе?
33. Все дела я начинаю спонтанно, без продуманного плана действий?
34. Стараюсь ли подготовить свою трудовую активность?
35. Часто ли я откладываю выполнение важных дел?
36. Трудные задачи я выполняю в обед или вечером??
37. Бывает ли так, что начав дело, я его откладываю?
Потери времени при составлении распорядка дня
Да
Нет
38. Известен ли мне мой личный трудовой ритм и график
39. Известно ли мне, в какое время суток я наиболее производителен?
40. Мой ритм продуктивности совпадает с рабочим графиком?
41. Распределяю ли я дела в зависимости от своего ритма
42. Трачу ли я время, когда моя продуктивность на высшем уровне, на
Потери времени при обработке информации
Да
Нет
43. Стараюсь ли я читать то, что наиболее важно, в первую очередь?
44. Я сначала просматриваю весь печатный текст, и лишь затем читаю
45. Прекращаю ли я вести беседу (совещание, телефонные переговоры),
46. Сопоставляю ли я свои и чужие цели при ведении беседы, чтобы не
продуктивности?
продуктивности?
рутинные дела?
более подробно те места, которые показались наиболее важными?
если понимаю, что результат все равно не будет достигнут?
тратить лишнее время на бесполезные разговоры?
181
47. Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или
детализированными набросками?
48. Я не использую заметки, которые могут пригодиться лишь в очень
49. При выполнении рутинной работы я использую формуляры?
редких случаях?
Каков оказался ваш результат?
Не пугайтесь, если у вас имеется много слабых мест.
Осуществив инвентаризацию времени и анализ своего рабочего стиля, вы сможете в
будущем рационально подойти к решению возникающих проблем и улучшить показатели
своего рабочего процесса.
Теперь расположите отдельные пункты в зависимости от их важности.
Важнейшие причины потери времени.
1.________________________________
2.________________________________
3.________________________________
И так далее.
Идентифицируйте 5 наиболее частых причин, из-за которых происходят потеря
времени. Из предложенного списка выберете те 5 пунктов, которые вы считаете наиболее
важными.
1. Цель поставлена нечетко.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие полного
представления о предстоящих задачах и путях их решения.
4. Плохое планирование трудового дня.
5. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
6. Чрезмерное чтение.
7. Скверная система досье.
8. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
9. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
10. Недостатки кооперации или разделения труда.
11. Отрывающие от дел телефонные звонки.
12. Незапланированные посетители.
13. Неспособность сказать «нет».
14. Неполная, запоздалая информация.
182
15. Отсутствие самодисциплины.
«Поглотитель» времени
Возможные причины потерь
Меры по устранению
1.
16. Неумение довести дело до конца.
17. Отвлечение (шум).
18. Затяжные совещания.
19. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
20. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
21. Болтовня на частные темы.
22. Излишняя коммуникабельность.
23. Чрезмерность деловых записей.
24. Синдром «откладывания».
25. Желание знать все факты.
26. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль над перепорученными делами.19
Самое главное, что нужно запомнить: одолев 5 причин потерь времени, вы уже
сумеете значительно повысить продуктивность работы. Поэтому вам нужно продумать
способы борьбы с «поглотителями» времени.
Найдите способы устранить ваши «поглотители» времени (таблица 4).
Таблица 4
Ключ к тесту
времени
2.
И т.д.
10.2. Совершенствование навыков работы
Качество и эффективность трудовой деятельности во многом определяется
правильной организацией труда, которая подразумевает не только налаживание тесного
19
Тамарская Н.В., Власова А.А. Подготовка выпускников — будущих педагогов к
трудоустройству (тренинг социально-психологической адаптации): учебное пособие. —
Калининград: Изд-во КГУ, 2002. — С. 31–32.
183
взаимодействия между работниками, достижение согласованности ручных и машинных
операций, но и придание труду характера, дающего внутреннее удовлетворение работникам.
Научная организация труда ставит своей основной задачей достижение условий, при
которых высокая производительность сочетается с удовлетворенностью персоналом
характером и содержанием труда. При этом в задачи администрации по обеспечению
функционирования работ входит следующее:
1) администрация принимает на себя выработку научного фундамента для каждого
отдельного трудового действия, во всех применяемых разновидностях труда;
2) на основе установленных признаков администрация предприятия отбирает
работников, тренирует, обучает и развивает каждого из них;
3) администрация тесно сотрудничает с работниками в целях достижения
соответствия всех отдельных видов производственной деятельности
выработанным научным принципам;
4) распределяются труд и ответственность между аппаратом управления,
менеджерами и работниками.
Важная роль отводится также научной организации труда, которая охватывает такие
аспекты управления производством, как:
1) установление объема и содержания работы как совокупности технологических
операций, выполняемых отдельным работником и всем персоналом с учетом их
повторяемости и степени влияния, которое работник способен оказать на
результаты работы;
2) обогащение содержания работ с целью повышения их привлекательности,
содержательности и успешности;
3) воспринимаемая работником значимость работы, ощущаемая ответственность,
знание требуемых результатов;
4) создание оптимальных условий труда;
5) оценка психологического состояния работников, определяемого условиями и
организацией труда;
6) учет степени стремления работников к росту.
Таким образом, научная организация труда воплощает систему заранее
спланированных и последовательно осуществляемых руководством мер организационнотехнического, технологического, санитарно-гигиенического, психолого-воспитательного
характера, призванных обеспечить высокую культуру труда в сочетании с его качеством и
производительностью.
184
Эффективная передача полномочий позволяет менеджеру достигать своих целей,
используя служащих. Для того чтобы процесс передачи полномочий не привел к негативным
последствиям, целесообразно руководствоваться следующими правилами:
1) подготовьтесь передать полномочия. Планирование стратегии способствует
обеспечению успеха любого проекта, который предполагает передачу
полномочий;
2) начните процесс передачи полномочий. Как только наступит подходящее время,
передавайте решения части задач подчиненным;
3) контролируйте процесс передачи. Степень осуществляемого контроля будет
зависеть от сложности и возможностей проекта;
4) оцените то, что было передано. Установите обратную связь с каждым человеком,
участвующим в проекте, и поинтересуйтесь мнением каждого сотрудника о том,
как идут дела;
5) поощряйте каждого, кто участвует в проекте. Устройте вечеринку, выдайте
сертификаты, пожмите руку, иначе в следующий раз люди зададутся вопросом,
является ли их работа действительно значимой.
Выгода от передачи полномочий тройная. Менеджеру делегирование позволяет
достичь большего за меньшее время. Служащие имеют возможность улучшить свои рабочие
навыки, что позволяет им в конечном счете принимать на себя большую ответственность.
Бизнес становится более эффективным, поскольку все работали ради общей цели.
Не стоит передавать полномочия в случаях, если: сотрудник дал понять, что ему не
нравиться работа и он будет искать новое место; сотрудник переживает личный кризис;
сотрудник работает временно или по контракту.
Правила работы с лицами старшего возраста:
1) сконцентрируйтесь на их силе, а не на слабости;
2) поймите их способности и потенциал;
3) слушайте то, что они говорят;
4) удостоверьтесь, что они понимают назначение бизнеса;
5) обращайтесь с ними справедливо и заботливо;
6) информируйте их о том, что происходит в бизнесе;
185
7) уважайте годы, которые они провели на работе.
Правила работы с молодыми сотрудниками:
1) позвольте им быть свободными в допустимой степени;
2) создайте им рабочую среду в которой они превзойдут других;
3) дайте им возможность раскрыться;
4) предложите заботу о детях;
5) удостоверьтесь, что у вас есть обратная связь с молодыми работниками;
6) создайте график обучения.
У каждого работника почти ежедневно возникает одна и та же проблема: как лучше
организовать свой рабочий день. Рекомендуется руководствоваться следующим принципом:
«Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Для того, чтобы этот принцип претворялся
в жизнь, используйте ряд правил:
Правила начала дня:
1) начинать день с позитивным настроением. Старайтесь начинать свой день с
позитивных моментов. Очень важно, чтобы утро не было испорчено какими-то
неприятными вещами, так как ваше настроение влияет на успешность рабочего
процесса;
2) хорошо завтракайте, выходите на работу заранее. Большое значение играет то, как
вы завтракаете. Если вам не хватает времени на то, чтобы спокойно выпить чашку
чая (кофе) и собраться на работу, то дальнейшая спешка может испортить весь
рабочий день;
3) старайтесь приступать к работе в одно и то же время. Наше поведение в немалой
степени определяют привычки. Поэтому старайтесь приходить на работу к
определенному времени, чтобы сохранять тонус и активность.
4) перепроверка плана дня. Заново просмотрите тот план, который вы составили
накануне, чтобы удостовериться, что все срочные дела будут выполнены первыми;
5) вначале — ключевые задачи. Уделяйте внимание приоритетным делам в начале
рабочего дня, оставляя на вечер дела второстепенные;
6) приступать без «раскачки». Старайтесь не тратить утренние часы на такие
ритуалы, как беседа с коллегами о свежих новостях, ток-шоу и т.д. Такого рода
разговоры лучше вести после обеда;
7) утром заниматься сложными и важными делами. Сразу же после завершения
приоритетных и срочных дел, переходите к другим значимым делам. Так вы
сможете хотя бы приступить к выполнению важных задач
20
.
Правила основной части дня:
1) рациональная подготовка к работе. Чем лучше вы подготовитесь к предстоящей
работе, тем меньше времени вы потратите на ее исполнение, а также сможете
обратиться к существенным резервам;
20
Михайлова О.Б. Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления
временем // Бюджетный учет. 2007. № 10.
186
2) оказывайте влияние на те сроки, которые вам устанавливаются. Не отстраняйтесь
от участия в обсуждении времени встреч, совещаний и т.д. Старайтесь добиваться
того, чтобы все регулярные встречи были назначены на удобное вам время. Чем
больше альтернатив, тем лучше, ведь никогда не известно, какие внезапные дела
могут возникнуть;
3) продумывайте свои поступки, чтобы не получить негативной реакции в ответ;
4) не беритесь за другие срочные дела, которые могут отвлечь вас от выполнения
приоритетной непосредственной задачи. Обычно из-за таких новых дел
забываются старые, что приводит к сбою в работе;
5) старайтесь не допускать незапланированных импульсивных действий. Чем чаще
вы отвлекаетесь, тем ниже уровень производительности. Многие дела
оказываются незавершенными, а это нарушает весь рабочий процесс. Нагнать
упущенное время очень сложно. Поэтому, если вы услышали или увидели что-то
интересное, то сделается заметку в блокноте, и подумайте над этим позже;
6) умейте вовремя оторваться от работы и дать себе отдых. Согласно медицинским
исследованиям, спустя 1 ч работы необходимо на 10 мин переключаться на другой
вид деятельности. Это позволит вам восстановить энергию и жизненный тонус;
7) однородные задачи старайтесь выполнять сериями. Объединяйте в группы те
задачи, которые сходны по своему содержанию. Это позволит сократить время на
подготовку и их выполнение. Объединенные задачи выполняйте за 30–60 мин. Это
оптимальное время;
8) всегда завершайте начатое дело, так как стоит отвлечься от выполнения задачи, и
все придется начинать практически с начала. Ведь «скачки» в работе заставляют
нас переключать внимание с одних вещей на другие, что сказывается на нашей
способности запоминать информацию;
9) используйте с пользой незапланированные промежутки времени, которые могут
возникнуть в результате ожидания встречи или поездки в транспорте;
10) старайтесь работать рационально: выполнив важные дела в ранние часы, вы
можете уделить текущей работе «часы активности» — с 14 до 16 ч.
187
Правила конца дня:
1) завершать несделанное. Мелкие дела старайтесь завершать в течение одного дня;
2) контроль результатов и самоконтроль;
3) план на следующий день;
4) домой — с хорошим настроением. По мнению медиков, даже 10 мин движения на
свежем воздухе ежедневно позволяют хоть как-то поддерживать физическую
форму. Кроме того, прогулка пешком дает возможность перестроиться на вечернее
времяпрепровождение и постепенно отключиться от рабочей суеты.
10.3. Тестирование личностных качеств
Призыв древних мудрецов «Познай самого себя» сегодня актуален еще в большей
степени, чем раньше, поскольку адекватная самооценка и самосовершенствование —
необходимое условие правильного определения собственных возможностей, способностей и
желаний, и эффективного карьерного роста.
В наши дни имеются достаточно совершенные инструменты познания человека,
разработано множество тестов, с помощью которых можно определить способности,
личностные качества, предпочтения, навыки, знания и т.д. Службы персонала часто
обращаются к тестам для оценки претендентов на рабочие места при аттестации и, особенно,
планировании карьеры и расстановке кадров, а также при решении вопросов о
профориентации, профподготовки и развитии персонала в целом. Используются тесты для
получения знания о стимулировании и мотивации труда. Выявленная структура
потребностей и мотивов позволяет находить наиболее эффективные стимулы и пути
повышения трудового усердия сотрудников.
Тестирование помогает своевременно выявлять назревание конфликтных ситуаций,
ставить правильный диагноз при возникновении конфликтов и находить пути их
эффективного разрешения.
Тестирование — фактор личностного управления, который лежит в основе
систематического самопознания и самооценки с целью достижения определенного уровня
развития деловых качеств. Использование тестов помогает работнику:
объективно оценивать свои личные и деловые качества, отношения с
коллегами, другими людьми;
преодолевать ошибочные стереотипы восприятия самого себя и других людей;
корректировать поведение в направлении успешной реализации личных и
профессиональных целей;
обоснованно делать профессиональный выбор и реально определять
возможности своего профессионального роста.
Понятие «тест» произошло от английского слова «test», что означает опыт, проба.
Тестирование — это метод выявления определенных качеств личности и интенсивности их
выраженности с помощью серии испытаний (вопросов, задач, ситуаций и т.д.).
188
Тест — это стандартизированное, ограниченное по времени испытание. Он позволяет
с заранее установленной степенью вероятности определить актуальный, существующий у
человека в данное время уровень знаний, относительно устойчивые личностные свойства (в
том числе умения и навыки) и образцы, устойчивые черты поведения. Кроме того, тесты
дают возможность получить качественные и количественные оценки измеряемых
характеристик.
К достоинствам тестирования можно отнести следующее:
1) объективные оценки. Результаты тестов чаще всего объективны, если, конечно,
человек намеренно не искажает истину о себе. И если при проведении интервью
возможны двусмысленные ответы на вопросы, то тестирование с уже готовыми
вариантами ответов точно определяет психологические характеристики человека.
При тестировании также исключено влияние тестирующего на тестируемого;
2) оперативность, быстрота оценки. Время проведения тестирования не столь велико
и оценка результатов также не требует особых временных затрат. Особенно
актуально проведение тестирования при отборе кадров на конкурсной основе;
3) простота и доступность тестирования. Большинство тестов представляют собой
стандартизированные формы, в которых содержатся описания процедур
проведения и подсчета результатов. Использование тестов облегчает работу
руководителям, сотрудников кадровых служб и позволяет работникам
самостоятельно осуществлять самоменеджмент;
4) возможность обработки результатов тестирования при помощи компьютера и
статистических методов. Все результаты тестов оцениваются по стандарту, что
позволяет применять электронно-вычислительную технику;
5) большие эвристические оценочные возможности. При помощи тестов иногда
возможно выявить те качества человека, которые не проявляются при
интервьюировании и других способах оценки;
6) конкретность и непосредственная практическая направленность. При помощи
тестов определяются те или иные качества личности и способы его поведения,
которые могут быть полезны при выполнении работы. Если тесты имеют
профессиональную ориентацию, то они выявляют в первую очередь знания и
навыки человека в определенной сфере;
7) сравнительная дешевизна. Проведение тестирования влечет меньшие затраты,
нежели другие способы оценки персонала.
В силу указанных преимуществ тестирование является одним из популярных методов,
используемых для оценки персонала. Избежать проблем и получить объективные результаты
189
помогают общие правила тестирования, которые обязательно должны соблюдаться в случае
использования данного метода. Правила заключаются в следующем:
1) любое сложное тестирование должно проводиться при участии специалиста по
психодиагностике или при последующем его участии в качестве консультанта,
прошедшего курс специальной подготовки и процедуру аттестации.
Стандартизированными методиками могут пользоваться не только практические
психологи, но и менеджеры, социологи, учителя, врачи и т.д. Любой пользователь
тестовой методики автоматически должен взять на себя ответственность за
соблюдение всех требований профессиональной тайны и этики и стремиться
исключить возможность некорректного использования тестов. Неверные выводы и
рекомендации по итогам тестирования, неэтичное поведение его организатора
способны лишь дискредитировать метод тестирования в глазах испытуемых (а
зачастую и в глазах руководства организации);
2) человека нельзя подвергать психологическому обследованию обманным путем или
против его воли. Недопустимы никакие формы прямого или косвенного
принуждения, нарушения прав личности (исключение могут составлять лишь
случаи из судебной или психоневрологической практики);
3) перед проведением тестирования испытуемого необходимо предупредить о том,
что в ходе исследования он невольно может сообщить такую информацию о себе,
своих мыслях и чувствах, которую сам не осознает;
4) каждый тестируемый должен быть ознакомлен с результатами теста, если иное не
оговорено законом. Итоговые данные в доступной для понимания форме
предоставляет испытуемым тот, кто проводил обследование. Ознакомление с
результатами тестирования должно исключить их неправильное толкование и
появление у испытуемых каких-либо опасений. При этом тестирующий обязан
подчеркнуть, что выводы по тестированию носят вероятностный характер и
являются относительно достоверными только при условии правильного
проведения теста и полной откровенности испытуемых. Эта вероятность зависит
от конкретной тестовой методики и при правильной организации процедуры
тестирования колеблется в пределах от 60 до 80%;
190
5) при тестировании несовершеннолетних (прежде всего учащихся) право знать
результаты имеют их родители или заменяющие их лица. Работа с этой категорией
исследуемых требует особой внимательности и ответственности при выборе
тестовых методик, информировании испытуемых и их родителей об итогах
тестирования и даче им рекомендаций;