4.3. Документація та діловодство

Для побудови ефективної комунікаційної мережі обов'язковим є форму­вання оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу та праці.

Інформація — основа процесу управління. Без неї неможливо сформулю­вати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконання. Якщо вважати оптималь­не, нестандартне управлінське рішення кінцевим результатом діяльності ме­неджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні її можна визна­чити як предмет праці менеджера.

Інформацію класифікують за різними ознаками, а один з варіантів класи­фікації поданий на рис. 4.3.

Згідно до Закону України "Про інформацію" під інформацією розуміють документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що від­буваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі¹. Стосовно будь-якої організації (фірми, підприємства) під інформацією можна розуміти сукупність повідомлень, які характеризують конкретний стан явищ, подій, виробничо-господарської чи іншої діяльності.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені законодавством носії інформації: документи та інші носії, що є матеріальними об'єктами, які збері­гають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Документ (лат. dokumentum) — засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності. Відповідно до згаданого Закону України "Про інформацію", документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинний документ містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної та іншої пе­реробки одного або кількох документів.

Діяльність, пов'язану із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління, називають діловодством. На підприємствах застосовують три системи діловодства:

S централізовану (всі операції, пов'язані з документацією, зосереджуються в єдиному підрозділі: у секретаря директора, в канцелярії);

•Ґ децентралізовану (операції, пов'язані з документацією, зосереджуються в окремих структурних підрозділах підприємства);

•/ змішану (найпоширеніша, в основному, на великих і середніх підприєм­ствах).

Документообігом називається рух документів між ланками управління з моменту їх отримання або створення до виконання або відсилання. Докумен­тообіг складається із сукупності різноспрямованих документальних потоків. Під терміном "документопотік" розуміють спрямований рух документів між структурними підрозділами.

Цілком зрозуміло, що якість, своєчасність, обгрунтованість управлінських рішень значно залежить від ефективності документообігу та раціональної організації діловодства.

Закон України "Про інформацію". — Голос України, 1992. — № 217. — С. 3.

92

93

Розділ II

ТЕХНОЛОГІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 4

КОМУНІКАЦІЇ Б МЕНЕДЖМЕНТІ