5.5. Облік розрахунків в порядку планових платежів.

Розрахунки в порядку планових платежів бюджетні установи застосовують за наявності постійних господарських зв’язків з різними суб’єктами підприємницької діяльності за поставками матеріальних цінностей і наданням послуг, щодо яких розрахунки проводять не за кожною операцією за окремою угодою відвантаження (відпуском товарів чи наданням послуг), а періодичним переказуванням коштів у терміни і в розмірах, наперед обумовлених сторонами.

Здебільшого за допомогою форми розрахунків у порядку планових платежів здійснюють розрахунки з продовольчими базами за продукти харчування, з госпрозрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями громадського харчування за талони на харчування учнів, з авто-підприємствами за послуги автотранспорту тощо.

Суми кожного планового платежу й терміни перерахування сторони встановлюють на поточний місяць (квартал), виходячи з періодичності платежів і обсягів поставок чи закупівель, надання послуг за договорами, угодами або фактичної поставки за минулий місяць. У платіжному дорученні за плановими платежами установа-платник у графі «Призначення платежу» зазначається «Плановий платіж за договором, номером договору та датою договору», а також термін платежу й цільове призначення перерахованих сум.

Щомісячно постачальник і бухгалтерія платника уточнюють стан розрахунків відповідно до вартості фактично отриманих матеріальних цінностей чи наданих послуг і здійснюють перерахунок та відповідний платіж у порядку, зумовленому в договорі чи угоді. Звірка розрахунків оформлюється актом і забезпечує відповідність перерахованих плановими платежами сум вартості отриманих товарів чи наданих послуг, запобігає порушенням платіжної й фінансової дисципліни.

Остаточні (уточнені) розрахунки доцільно проводити в останній платіж місяця, щоб на звітну дату взаємна заборгованість була мінімальною.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів передбачено активно-пасивний субрахунок 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». Установа перераховує постачальникам плановий аванс, супроводжуючи цю операцію записами у дебет субрахунка 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» та кредит субрахунків з обліку грошових коштів на поточних реєстраційних рахунках.

Отримання продуктів харчування, медикаментів і перев’язувальних засобів від постачальників супроводжується записами у кредит субрахунка 361 у кореспонденції із дебетом субрахунків 232, 233, 331, 801, 802.

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком 361 здійснюють у Накопичувальній відомості ф. № 410 — меморіальний ордер № 7. Облік ведуть окремо за кожним постачальником, для якого відводять необхідну кількість рядків з метою відображення операцій упродовж місяця за кодами економічної класифікації видатків. Операції, виконувані за рахунок коштів спеціального фонду, фіксують в окремому ордері. Записи до меморіального ордера ведуть за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком) мірою здійснення операції. Залишок на кінець місяця за субрахунком № 361 обчислюють як загальний, так і за кожним постачальником зокрема згідно із кодами економічної класифікації видатків.

Облік розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів можна вести на картках ф. № 272а або у книгах ф. № 292.

У процесі вивчення стану дебіторської й кредиторської заборгованості бюджетних установ особливу увагу звертають на реальність відображення їх у звітності, адже на фінансовий стан впливає не сама наявність дебіторської чи кредиторської заборгованості, а розмір, рух і причини виникнення цієї заборгованості.