4.2. Облік грошових коштів в касі установ

Операції юридичних осіб між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу установи, з відображенням цих операцій у касовій книзі, книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей чи книзі обліку розрахункових операцій, тобто ті операції, за якими обіг коштів відбувається у формі готівки, називають касовими(рис.4.2.).

Рис 4.2. Касові операції бюджетних установ

Облік касових операцій в бюджетних установах здійснюється відповідно до Постанови Правління НБУ від 15.12.2004р. №637 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні».

Готівка, одержана установами, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторисів бюджетних установ. При казначейському обслуговуванні кошторисів уся готівкова виручка, що надходить до каси установи, повинна бути зарахована на реєстраційні рахунки в казначействі або поточні рахунки в установах банків, використання її без попереднього зарахування на рахунки, забороняється.

Бюджетна установа може мати у своїй касі готівку в межах установлених лімітів. Понадлімітна готівка може зберігатися в касі у випадку, якщо вона була отримана з метою виплати заробітної плати, стипендій, пенсій тільки протягом трьох днів.).

Ліміт каси – це граничний розмір суми готівки, яку установа може залишати в своїй касі в неробочий час.

Кожна бюджетна установа самостійно складає розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі, визначає ліміт з урахуванням режиму й специфіки її роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма розрахунками, установлених термінів здавання готівки, тривалості операційного часу банку, середньоденного надходження готівки до каси.

Установлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом (розпорядженням). Доки установа не має встановленого ліміту (незалежно від причин такого невстановлення), його вважають нульовим.

При перевищенні встановлених лімітів каси до бюджетних установ застосовують штрафні санкції, передбачені Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436 /95.

Касир — це матеріально-відповідальна особа, яка здійснює приймання грошей до каси, видачу їх, ведення касової книги, несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих нею грошових коштів та інших цінностей та складання касового звіту, відповідає за ліміт каси. Призначення на посаду касира відбувається на підставі наказу керівника установи, який одночасно із зарахуванням на роботу укладає з ним письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в його особистій справі, та ознайомлює його під підпис з Положенням про касові операції.

Готівку до каси з реєстраційних рахунків касир отримує за грошовими чеками. Порядок виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів державного й місцевого бюджетів передбачений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89 «Про затвердження Порядку обслуговування державного бюджету за видатками» та наказом Державного казначейства України від 04.11.2002р. № 205 «Про затвердження Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів».

Каса – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також, приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів. Керівник установи має забезпечити належне облаштування цієї каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній. А якщо ж з вини керівництва не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання й транспортування, то воно несе за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цій установі, суворо заборонено.

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням спеціальних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно з із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Типові форми первинних документів установлені Постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» та наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»

Касовий ордер – первинний документ, що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером (типова форма №КО – 1), підписаним головним бухгалтером, або особою, уповноваженою керівником установи. Про факт приймання готівки видають відривну квитанцію за підписом головного бухгалтера або працівника установи, який на це уповноважений керівником, засвідчену відбитком печатки установи.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО – 2). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник установи, який на це уповноважений керівником. До них можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3 або №КО-3а), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів.

В установах, де готівку через велику кількість підрозділів видають довірені особи (роздавачі), старшим касиром ведеться Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма №КО-5).

Касова книга – це документ (типова форма №КО-4), що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі; вона є регістром аналітичного обліку і контролю касових операцій.

Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, повинна вести одну касову книгу. Водночас мають вести свою касову книгу відокремлені підрозділи установ, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, господарські потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.

Якщо у відокремленому підрозділі організації для розрахунків застосовують реєстратор розрахункових операцій або розрахункові книжки та відповідно ведуть книгу обліку розрахункових операцій і не приймають (видають) готівки за касовими ордерами, то в такому випадку цьому підрозділу касову книгу заводити не потрібно.

Усі аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою установи й засвідчені підписами керівника та головного бухгалтера. Записи здійснюють у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою.

Перший примірник – «Вкладний аркуш касової книги» - залишається у касовій книзі, а другий (відривна частина) «Звіт касира» - документ, за яким касир звітує про рух готівки в касі за день, передають у бухгалтерію. Його зберігають з видатковими і прибутковими касовими ордерами, виписаними за день. Номери сторінок обох примірників мають збігатися.

Виправлення в касовій книзі не допускаються; втім, якщо їх зроблено, то вони обов’язково засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера чи особи, котра його заміщує.

Записи в касовій книзі проводяться за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і відомістю на видачу грошей в день її надходження або видачі. Якщо протягом робочого дня не було руху готівки, то записи в касовій книзі не роблять, навіть якщо на початок дня були залишки.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає бухгалтерії «Звіт касира», другий (відривний) примірник аркуша касової книги разом із прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі. Готівка, що видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендії, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі по завершенні термінів цих виплат.

Касову книгу можна також вести в електронній формі. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть касову книгу, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють форму та зміст касової книги у паперовій формі. Записи в касовій книзі треба проводити до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня) з усіма необхідними реквізитами, передбаченими ф.№КО-4. Сторінки електронної касової книги нумерують автоматично в порядку зростання з початку року. При роздрукуванні «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця автоматично виводиться загальна кількість аркушів касової книги за місяць, а в разі роздрукування в кінці року – їх загальна річна кількість.

«Вкладний аркуш касової книги» протягом року касир зберігає окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року його підшивають у хронологічному порядку. Загальну кількість аркушів за рік засвідчують підписами керівник і головний бухгалтер, а підшивки формують у книгу, яку скріплюють відбитком печатки установи. Починаючи з нового календарного року, касова книга на електронних носіях ведеться з 1-го числа.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

На підставі перевірених звітів касира і доданих до них документів бухгалтерські записи систематизують у меморіальному ордері № 1 — Накопичувальній відомості за касовими операціями ф. № 380 (бюджет). При автоматизованому веденні обліку застосовується ф. 380 – авт. (бюджет).

Якщо касові операції ведуть в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери складають і нумерують відповідно № 1-1, № 1-2 тощо. Схему облікового процесу за касовими операціями наведено на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Схема облікового процесу касових операцій

Облік цільового використання готівки в бюджетних установах ведеться у Картці аналітичного обліку готівкових операцій, в якій відображаються операції з готівкою в касі в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів коштів (окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду). У централізованих бухгалтеріях, складаються окремі картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма обслуговуючими установами. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюють на підставі кожного звіту касира.

Для обліку наявності та руху грошових коштів у касі призначений активний грошовий рахунок класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» №30 «Каса», який має два субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом рахунка відображають суми, що надходять до каси, за кредитом — видачу готівки з каси установи.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій наведено в табл. 4.2.

Таблиця 4.2

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій у національній валюті

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Отримано до каси готівки з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків за прибутковими касовими операціями	301	311, 313, 314, 316, 319, 321, 323, 324, 326
Видано готівки з каси за касовими ордерами або іншими документами, що їх замінюють	362, 661, 662, 671, 672	301
Повернуто підзвітною особою залишок авансу до каси установи	301	362
Надійшло коштів до каси на погашення нестач, завданих збитків тощо	301	363
Зараховано суми на поточні, спеціальні реєстраційні рахунки коштів, які надійшли до каси установи	313, 314, 323, 324	301
Надійшло до каси коштів за харчування працівників за місцем роботи, утримання дітей в дитячих дошкільних закладах	301	364, 674
Надійшло до каси плату за телефонні переговори та інші кошти, які, відповідно до чинного законодавства України, стосуються відшкодування касових видатків	301	364, 801, 802 - 813