Основні бухгалтерські проведення з обліку розрахунків із відшкодування завданих збитків

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Віднесено на винних осіб:
а) нестачу готівки в касі в національній валюті	363	301
б) нестачу готівки в касі в іноземній валюті	363	302, 642
в) нестачу матеріалів, медикаментів, продуктів харчування, придбаних у поточному році, у минулих роках, за розрахунками з централізованого постачання на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб коли винних осіб не встановлено, справи перебувають у слідчих органах	801, 802, 811—813, 431, 432, 683, 684, 363, 05	231—236, 238, 239, 711
г) нестачу основних засобів та інших необоротних активів;	401, 131-133	104—122
водночас виконують другий запис на суми, які підлягають стягненню з винних осіб і зарахуванню до бюджету коли винні особи не встановлені, справи перебувають у слідчих органах	363, 05	711
д) нестачу МШП;	411	221
водночас виконують другий запис на суми, які підлягають стягненню з винних осіб коли винні особи не встановлені, справи перебувають у слідчих органах	363, 05	711
Надійшли до каси сум на відшкодування завданих збитків	301	363
Проведено утримання із заробітної плати на відшкодування завданих збитків	661	363
Перераховано до бюджету відповідну суму	642	321,323
Надійшло до каси, на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки установи на погашення нестач, завданих збитків тощо	301, 302, 311, 313, 321, 323	363

Виявлені суми крадіжок і розтрат матеріальних цінностей відносяться на винних осіб у сумі, яку зазначено в акті ревізії чи перевірки. У разі потреби документи про виявлені розтрати й розкрадання передають до судових чи слідчих органів і встановлюють контроль за проходженням справ у судових інстанціях.

У практичній діяльності бюджетних установ нерідко трапляються випадки виявлення нестач матеріальних цінностей і грошових коштів, а також збитків від псування матеріальних цінностей через недбалість у роботі окремих працівників. У такому разі відповідно до статті 130 Кодексу законів про працю заподіяну шкоду може добровільно відшкодовувати винна особа цілком або частково. Відшкодування шкоди, що не перевищує середнього місячного заробітку, здійснюється за наказом (розпорядженням) керівника установи відрахуванням із заробітної плати працівника. Розпорядження має бути зроблено не пізніш як упродовж двох тижнів від дня виявлення завданої працівником шкоди і призначено до виконання не раніш як через сім днів від дня повідомлення про це працівника. Обчислюючи розмір відрахувань, беручи до уваги обмеження, встановлені статтею 128 Кодексу законів про працю, згідно з якою під час кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не має перевищувати 20 %, а в окремих випадках — 50 % заробітної плати, що підлягає виплаті працівникові.

Якщо працівник не згоден із відрахуванням або з його розмірами, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, визначеному законодавством. У решті випадків (відповідно до статті 136 Кодексу законів про працю) керівник установи подає позов до районного (міського) суду, після чого суд приймає відповідне рішення.

Операції з обліку дебіторської заборгованості за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображають у різних меморіальних ордерах.

Аналітичний облік за субрахунком  363 за кожною винною особою ведеться на картках ф. № 292а, в яких неодмінно зазначається сума заборгованості та дата її виникнення.