4.4. Облік інших коштів
Згідно з наказом Державного казначейства України від 26.12.2003р. № 242 «Про затвердження Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ» та наказу ДКУ від 10.12.1999р. №114 «Про затвердження плану рахунків бухгалтерського обліку та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», для обліку оборотних активів у формі еквівалентів грошових коштів, тобто коштів, що містяться в акредитивах, чекових книжках, оплачених талонах на бензин, мазут, харчування, путівках до будинків відпочинку, санаторіїв, турбаз, в оплачених проїзних документах та інших грошових документах, а також кошти в дорозі призначений активний рахунок класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» Плану рахунків.
Докладно номенклатуру субрахунків за поданим синтетичним рахунком наведено на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Класифікація рахунків бухгалтерського обліку наявності та руху інших коштів
Грошові документи зберігаються в касі установи у сейфах, металевих шафах у спеціально обладнаних приміщеннях. Наказом керівника установи призначають посадову особу, яка відповідатиме за зберігання, облік і видачу бланків до їх передання у використання. На керівника установи та на матеріально відповідальних осіб поширюються всі вимоги щодо зберігання грошових документів, так само, як і щодо грошових коштів в касі.
Аналітичний облік операцій з іншими коштами ведеться в довільній формі за кожним грошовим документом і кожною сумою в дорозі. Записи здійснюються в розрізі видів коштів та кодів бюджетної класифікації і проводяться в міру здійснення операції, але не пізніше наступного дня.
Операції з руху грошових документів та грошових коштів в дорозі групуються в меморіальному ордері ф.№274 (бюджет) та відображають в Накопичувальній відомості позабалансового обліку – меморіальному ордері №16.
На субрахунках 331, 332 обліковують грошові документи , що належать установі (відповідно в національній і іноземній валютах).
Суми коштів за акредитивами обліковують на субрахунку 331 і відображають в обліку такими бухгалтерськими записами.
На суму виставленого акредитива:
Дебет субрахунка 331 Кредит субрахунків 313, 323
На суми використаних акредитивів:
Дебет рахунків 10, 20, 23 Кредит субрахунка 331
Невикористані суми акредитивів зараховуються на банківські рахунки. Аналітичний облік ведуть окремо за кожним відкритим акредитивом на картках ф. № 292а.
Для оформлення грошового боргу за фактично отримані товари, роботи, послуги, бюджетні установи мають право використовувати короткострокові векселі.
Для обліку отриманих короткострокових векселів передбачено рахунок 34 «Короткострокові векселі отримані», який розподіляється на два субрахунки:
341 «Векселі, отримані в національній валюті»;
342 «Векселі, отримані в іноземній валюті».
За дебетом субрахунків рахунка 34 «Короткострокові векселі отримані» відображаються векселі, отримані бюджетною установою в рахунок асигнувань загального фонду бюджету або іншого виду доходу, при цьому кредитується відповідний субрахунок рахунків 70 і 71. За кредитом субрахунків рахунка 34 відображається погашення векселем кредиторської заборгованості, при цьому дебетується субрахунок 675.
Аналітичний облік короткострокових векселів ведуть у прибутково-видатковій книзі в розрізі кожного отриманого векселя, видів коштів та кодів бюджетної класифікації. Упродовж місяця операції з отримання короткострокових векселів групують у меморіальному ордері ф. № 274 (бюджет).
Під коштами в грошових чеках розуміють лімітовані чекові книжки, які бюджетна установа може використовувати для безготівкових розрахунків чеками за товари та послуги. Синтетичний та аналітичний облік операцій руху коштів за лімітованою чековою книжкою здійснюють у Накопичувальній відомості ф. № 323 (меморіальний ордер № 4). Записи виконують за кожним платіжним дорученням, рахунком, чеком мірою здійснення операції, але не пізніш як наступного дня після надходження документів до бухгалтерії. На початку кожного місяця з накопичувальної відомості за минулий місяць заноситься залишок невикористаного ліміту на початок місяця. За дебетом субрахунка відображаються депоновані суми за лімітованими чековими книжками. Сплачені суми за чеками за придбані матеріальні цінності чи виконані роботи, надані послуги відображають за кредитом. По завершенні місяця підраховують підсумок і виводять залишок невикористаного ліміту.
Придбання установою талонів на пальне, поштових марок, марок держмита відображається в обліку за дебетом субрахунка 331 і кредитом субрахунків 313, 321, 323, 364, 675.
На суму отриманих повідомлень на грошові перекази проводять запис:
Дебет субрахунка 331 Кредит субрахунка 364.
Після зарахування коштів за переказами до каси установи здійснюють запис про надходження грошових коштів до каси і зменшення суми грошових документів:
Дебет субрахунка 301 Кредит субрахунка 331.
Видача талонів на пальне, поштових марок та марок держмита відображається за дебетом субрахунка 362 «Розрахунки з підзвітними особами» (їхня вартість вважається дебіторською заборгованістю). Видача під звіт зазначених грошових документів здійснюється в установах за розпорядженням їхніх керівників, повторна видача без попереднього звітування не допускається.
Витрати на придбання марок поштової оплати, марок держмита й талонів на пальне списуються на видатки установи згідно з кодами економічної класифікації видатків, що відображається в обліку такими записами:
— на підставі шляхових листків, отриманих від підзвітних осіб — водіїв:
1. Дебет субрахунків 801, 802, 811 Кредит субрахунків 331, 362
— на підставі актів на використання поштових марок:
Дебет субрахунків 801, 802, 811 Кредит субрахунка 362
У разі прийому на зберігання облігацій позики від осіб, що перебувають на лікуванні в лікарні, дебетується субрахунок 331, кредитується субрахунок 672. Коли облігації повертаються власникові, складають зворотний бухгалтерський запис.
Облік путівок на санаторне лікування застрахованих осіб здійснюється так само, як інших грошових коштів установи і регулюється Постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 25.02.2009р. № 12 «Про затвердження Порядку отримання застрахованими особами і членами їх сімей санаторно-курортного лікування, що сплачується за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності».
Облік і ведення трудових книжок у бюджетних установах здійснюють відповідно до спільного наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників». Зразок бланка трудової книжки затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 р. № 301 «Про трудові книжки працівників».
Облік бланків трудових книжок веде бухгалтерія установи, а облік їхнього руху — працівник кадрової служби, якому їх видають під звіт за заявкою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них установи зберігають у касі поряд з іншими документами суворого обліку. Бухгалтерія, своєю чергою, веде Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (ф. № 449), до якої вносять операції, пов’язані з отриманням і використанням бланків і вкладишів із зазначенням їхніх серій та номерів.
Під час виписування трудової книжки, вкладиша до неї чи дубліката (замість втраченого документа) з працівника стягують їхню вартість.
Заборгованість підзвітних осіб за бланки трудових книжок і вкладишів до них списується, коли підзвітна особа здає до каси за прибутковим касовим ордером суми, отримані за ці бланки від працівників, і відображається таким бухгалтерським проведенням:
Дебет субрахунка 301 Кредит субрахунка 362.
На субрахунках 333, 334 обліковують кошти, перераховані на поточні чи реєстраційні рахунки в останні дні місяця, які будуть зараховані в наступному місяці.
На субрахунках 333, 334 обліковують кошти, перераховані на реєстраційні або поточні рахунки в останні дні місяця, які будуть зараховані в наступному місяці.
За дебетом субрахунків 333 та 334 відображаються грошові кошти в дорозі, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 68, 70, 71. За кредитом, після зарахування грошових сум на відповідні рахунки на підставі виправдних документів, відображається списання грошових коштів в дорозі, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 31, 32.
Операції з обліку інших коштів наведено в табл.4.4.
Таблиця 4.4