4. Отчет по работе
Распечатки, полученные в результате работы.
Работа 5. Разработка детального отчёта
1. Цель работы
Научиться создавать отчеты с помощью Мастера.
1. Основные теоретические положения
Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов.
Access включает следующие Мастера отчетов:
В один столбец:
Группировка данных и вычисление итогов;
Почтовая наклейка;
Групповые вычисления;
Табличный отчет:
Простой отчет;
Слияние с MS WORD.
При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле - на отдельной строке.
При выборе Мастера отчета (за исключением Простого отчета) требуется определить стиль отчета (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.
Если созданный Мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме Конструктора или создайте специальные стили, которые Мастер будет использовать при создании следующих отчетов.
3. Порядок выполнения работы
Задание
С помощью Мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы КЛИЕНТ. Вид отчета представлен в табл. 3.
Выполнение задания
1. Раскройте ранее созданную базу данных Банк, выполнив следующие действия:
- выполните команду ФАЙЛ – Открыть;
- в диалоговом окне Открытие Базы данных выделите базу данных Банк;
- нажмите кнопку ОК.
Таблица 3
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Сумма счета |
Иванов |
Иван |
Иванович |
2 000 р |
Сидоров |
Олег |
Николаевич |
270 000 р |
Анохин |
Лев |
Иванович |
5 000 р |
Ершова |
Ольга |
Владимировна |
1 000 р |
Орлова |
Анна |
Павловна |
40 000 р |
2. Создайте отчет для вывода данных таблицы КЛИЕНТ с помощью Мастера.
Для этого:
- в окне База данных: Банк нажмите кнопку Отчеты;
- в том же окне нажмите кнопку Создать (см. рис. 12);
- в диалоге Новый отчет в окне Таблицы и запросы введите или выберите из списка имя таблицы КЛИЕНТ (рис. 12);
- выберите пункт Мастер отчетов, ОК;
- в окне Мастера (рис. 13) в списке полей Доступные поля щелкните поле Фамилия, а затем по кнопке > для перемещения поля в список полей, выбранных для создания отчета;
Рис. 12
– аналогичным образом выберите для включения в отчет поля Имя, Отчество, Сумма счета. По окончании этой операции щелкните по кнопке Далее. На втором шаге Мастера отчетов (рис. 14) просто щелкните по кнопке Далее;
Рис. 13
Рис. 14
– в следующем окне Мастера отчетов, где предлагается выбрать данные для сортировки, по которым будет упорядочена выводимая в отчете информация, щелкните поле Фамилия и по кнопке Далее (рис. 15);
Рис. 3.15
– в диалоговом окне (рис. 16) выберите ориентацию Книжная и щелкните по кнопке Далее;
Рис. 16
– на пятом шаге (рис. 17) выберите стиль Строгий щелкните Далее;
Рис. 17
– в следующем диалоговом окне Мастера отчетов введите заголовок отчета КЛИЕНТ и щелкните по кнопке Готово (рис. 18). После этого Access выходит в окно предварительного просмотра отчета.
Рис. 18
3. Выведите на печать полученный отчет, для чего нажмите в пиктографическом меню кнопку Печать . Вы должны получить отчет, вид которого показан на рис. 19.
Рис. 19
4. Сохраните созданный отчет, для этого:
- выполните команду меню ФАЙЛ, Сохранить;
- наберите имя отчета Клиент;
- нажмите клавишу Сохранить.
5. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ, Закрыть.