Создание таблицы базы данных

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы надо в окне базы данных выбрать вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим Таблицы, Конструктора или Мастера таблиц. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.

Для определения поля задается Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий), а также общие свойства.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Например, при создании таблицы Клиент банка (табл. 1) следует описать следующие поля: номер счета, Ф.И.О., дата рождения, дата открытия счета, сумма счета.

Таблица 1

Номер счета	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Дата открытия счета	Сумма счета
16493	Иванов	Иван	Иванович	01.08.75	17.05.01	2 000 р
16593	Петров	Петр	Петрович	31.01.64	26.01.00	15 000 р
16693	Сидоров	Олег	Николаевич	08.02.56	02.11.99	270 000 р
16793	Анохин	Лев	Иванович	17.03.75	30.09.04	5 000 р
16893	Ершова	Ольга	Владимировна	28.02.44	11.07.02	1 000 р
16993	Зайцева	Анна	Павловна	14.11.65	10.02.03	40 000 р

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных: текстовый, MEMO (текст большого размера), числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля), денежный, дата/время, счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, поле объекта OLE. Список типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля. Например, в табл. 1 поле (столбец) Номер счета – тип Числовой, Фамилия имеет тип Текстовый, поле Дата рождения – тип Дата/время.

Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Перечислим наиболее важные свойства полей.

Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с текстовым типом данных максимальный размер 255 байт. Для поля с числовым типом данных можно задать использование целых чисел длиной 1, 2, 4 байта или использование чисел с плавающей точкой длиной 4 или 8 байт. Например, для поля Фамилия в табл. 1, зададим размер 15 (чтобы в этом столбце могла уместиться самая длинная фамилия).

Формат поля задает формат отображения данных на экране или печати для нашей табл. 1. Формат поля нужно задавать только для полей Дата рождения и Дата открытия счета. Щелкнув по кнопке раскрытия списка, в поле Дата рождения, увидим примеры различных форматов даты: 01.01.08, 01.янв.08, 1 января 2008 и т. д., из которых выбираем нужный.

Число десятичных знаков задается для числового и денежного типов данных и определяет число знаков после запятой (для целых чисел не задается).

Подпись поля задает текст, который выводится в заголовках таблиц, форм, отчетов.

Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода.

Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия на значение.

Заполнение трех последних полей является необязательным для всех типов данных.

Определение ключа. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и нажимается кнопка Ключевое поле, Ключевые поля всегда уникальны и не допускают пустых полей в записях. Очевидно, в нашей таблице ключом будет Номер счета.

После определения структуры таблицы ее надо сохранить с нужным именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы - создание записей.