Непосредственный ввод данных в таблицу

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме Таблицы. Для перехода в этот режим из окна базы данных надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.

После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введенное значение не соответствующее описанному типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране - макет. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление.

Работа 1. Формирование структуры таблицы

1. Цель работы

Научиться формировать структуру таблицы базы данных с помощью Конструктора таблиц.

2. Основные теоретические положения

База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т. д., и позволяет хранить их в едином файле.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержат записи определенного вида, например, о клиентах банка.

Каждая запись (строка) таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе Базы Данных. Например, запись о клиенте банка может содержать номер его счета, фамилию, имя, отчество, дату рождения, дату открытия счета. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями (то есть поле – это столбец таблицы).

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Не разрешается использовать символы: " . , !,[ ].

Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

• Текстовый – для текстовой информации и чисел при не требующих математических расчетов (до 255 символов);

• Поле MEMO – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов);

• Числовой;

• Денежный;

• Дата/время;

• Логический;

• Поле объекта OLE.

3. Порядок выполнения работы

Задание

Сформируйте в СУБД Access структуру таблицы КЛИЕНТ (табл. 1). Имена, типы и размеры полей таблицы приведены в табл. 2.

Выполнение задания

1. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия:

- нажмите кнопку Пуск;

• в главном меню Windows выберите пункт Программы, затем пункт Microsoft Access;

• в диалоговом окне Создание базы данных (рис. 1) выберите опцию Новая база данных, нажмите кнопку Ок;

• в диалоговом окне Файл новой базы данных наберите имя БД Банк;

• нажмите кнопку Создать (откроется диалоговое окно Банк: Базы данных – рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

2. Откройте окно Конструктора таблиц Базы Данных. Для этого:

• в окне Банк: База Данных нажмите кнопку Таблицы;

• затем кнопку Создать (откроется диалоговое окно Новая таблица (рис. 3);

• в диалоге Новая таблица выбрать режим Конструктор, нажать Ок.

Рис. 3

В результате открывается окно Таблица 1: Таблица в режиме конструктора (рис. 4), в котором следует определить структуру своей таблицы.

3. Задайте схему своей таблицы, согласно табл. 2.

Для задания первого поля выполните следующие действия;

- введите в ячейку столбца Имя поля название поля Номер счета, нажмите <Enter>;

- в ячейке столбца Тип данных выберите Числовой нажмите Enter. При этом открывается панель Общие Свойства поля (в нижней части Конструктора таблиц);

- щелкните мышью по строке Размер поля панели Свойства поля (вкладка Общие), выберите Целое.

Рис. 4

Таблица 2

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат
Номер счета Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата открытия счета Сумма счета	Числовой Текстовый Текстовый Текстовый Дата /Время Дата/Время Денежный	Целое 15 10 15 ------ ------ ------	Краткий формат Краткий формат Денежный

Заполнение ячеек столбца Описание является необязательным. Туда водятся комментарии о содержащихся в поле данных.

4. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных БАНК в соответствии с табл. 2 повторите действия пп. 3. Если значение типа Текстовый не подходит (например, при описании поля Дата рождения), щелкните по кнопке раскрытия списка в правой углу ячейки Тип данных (см. рис. 4). Раскроется список возможных типов данных, из них выберите Дата/Время. При этом на панели Свойства поля строка Размер поля будет скрыта, первой стоит строка Формат поля. Щелкнув по кнопке раскрытия списка в этой строке, выберите Краткий формат даты.

5. Задайте Ключевое поле для своей таблицы. (Поле, по которому можно однозначно найти любую запись в таблице). В нашем случае это номер зачетной книжки. Для этого:

- щелкните левой клавишей мыши слева от поля Номер счета (стро­ка выделяется);

• на панели инструментов нужно выбрать пиктограмму Ключевое поле

• (значок ключа ) и щелкнуть по ней,

6. Сохраните таблицу, выполнив следующие действия:

- команда ФАЙЛ – Сохранить;

- в окне диалога Сохранение введите имя таблицы КЛИЕНТ;

- нажмите кнопку Ок.

7. Закройте базу данных, выполнив команду – ФАЙЛ – Закрыть.