5.3. Процеси систематизації документів

Систематизацію документів можна розглядати як процес, що складається з кількох етапів:

• аналіз документа;

• переклад понять, що виявлені в результаті аналізу, на мо­ву індексів відповідної класифікаційної системи (знаходження відповідного індексу у таблицях класифікації);

• оформлення прийнятого класифікаційного рішення (на­писання індексів на документах).

Розглянемо перший етап. Процес систематизації починаєть­ся з ознайомлення з документом та його аналізом. Для роз­криття змісту, визначення предмета, цільового призначення документа та його форми слід ознайомитися з документом без­посередньо (de visu). Систематизувати документи без їх безпо­середнього перегляду та аналізу неможливо, навіть у випадках наявності розгорнутої анотації.

Перегляд друкованих документів починають із титульно­го аркуша, який дає загальне уявлення про книгу. Вміщені на ньому відомості, варто прочитати повністю, адже знайомство з книгою завжди починається з двох питань: про що написана книга та хто її автор?

У назві документа формулюють, як правило, його зміст, зазначають тему (предмет) документа та аспект його розгляду, наприклад, назва книги така: «Вплив християнства на станов­лення писемної культури Русі-України: релігієзнавчо-філо-софський аспект». Однак є певні документи, назва яких є дещо загальною. У таких випадках слід використовувати підзаго­ловні дані, які допомагають розкрити різні сторони документа. Наприклад: назва документа «Історія середніх віків», а у під­заголовних даних зазначено, що це хрестоматія.

У надзаголовних даних, як правило, відтворена назва серії, назва колективу, який створив цей документ тощо. Назва ви­давництва та видавничої організації, яка спеціалізується на випуску літератури певної тематики, теж може бути орієнти­ром у процесі аналізу документа. Видавнича анотація подає коротку характеристику змісту та цільового призначення до­кумента. Вона друкується на звороті титульного аркуша, або на останній сторінці книги. Більшість анотацій бувають до­статньо точними, але у зв'язку зі своїм невеликим обсягом не можуть вичерпно відображати всі аспекти змісту документа.

Під час аналізу документа слід також переглянути зміст, який є логічним планом документа. Назви розділів, частин ха­рактеризують зміст документа, тому за їх обсягом можна скласти певне уявлення щодо того, які з них є найбільш важ­ливими та вимагають детального перегляду.

У передмові, яка написана автором чи редактором, розгля­дають та оцінюють документ у цілому, викладаюють головні питання його змісту. Покажчики, ілюстрації, креслення, спи­сок використаної чи рекомендованої літератури доповнюють та розширюють загальну характеристику змісту документа. Отри­мавши початкове загальне уявлення про зміст документа, систематизатор переглядає текст документа. Існують також додаткові джерела, які використовують для визначення змісту документа, наприклад, довідкові видання тощо.

Аналіз документа треба виконувати відповідно до загаль­них правил систематизації, які застосовують незалежно від ви­ду таблиць класифікації.

По-перше, це визначення предмета (теми) документа. Як­що в ньому розглянуто два чи більше предметів, тоді виявля­ють, як вони висвітлені: на рівних засадах чи у взаємозв'язку, або один із предметів є основним; встановлюють, чи є побічна тема, що має важливе наукове значення; як глибоко та деталь­но вона розроблена.

По-друге, варто визначити чи предмет (тему) розглянуто у цілому чи тільки певну його частину (наприклад, викладено історію предмета в цілому чи у певний історичний період).

По-третє, слід визначити аспект дослідження, тобто, з точ­ки зору якої науки чи галузі практичної діяльності охаракте­ризовано предмет у документі. Особливо виділяють докумен­ти, де предмет розглянутий кількома науками.

Використовуючи викладені вище прийоми та правила аналізу документа, порівнюючи та узагальнюючи дані про зміст документа, систематизатор отримує достатньо інформації та може зробити попередній висновок щодо змісту документа.

Другий етап систематизації — прийняття класифікацій­ного рішення. Це — процес визначення за таблицями кла­сифікації найбільш точного та детального індексу, що характе­ризує документ з усіх сторін його змісту та форми. Керуючись правилами загальної та спеціальної методики систематизації, систематизатор повинен враховувати структуру таблиць, зафіксоване у ній розмежування відділів, співвідношення оз­нак поділу, систему типізації. У цьому разі використовують всі складові таблиць класифікації (основні таблиці, допоміжні таблиці, алфавітно-предметний покажчик до таблиць).

Приймаючи класифікаційне рішення варто звернутися до основних таблиць класифікації (до її робочого примірника), обираючи рубрику, яка найбільш точно відповідає змісту до­кумента. Використовуючи логічну структуру розділу, систе­матизатор знаходить підрозділ, який найбільш точно відповідає основній темі документа. Однак можуть виникати труднощі у пошуку. Тоді треба звертатися до АПП до таблиць. Однак його слід розглядати лише як посібник для пошуку потрібної рубрики у таблицях, а не джерело отримання гото­вого індексу. Знайшовши необхідний індекс за допомогою АПП, слід звертатися до основного тексту таблиць. Вірне кла­сифікаційне рішення може бути прийняте лише за основни­ми таблицями класифікації, оскільки у них уміщені розгор­нуті формулювання рубрик, методичні вказівки, посилання та відсилки.

Прийняття класифікаційного рішення передбачає уточнен­ня змісту та форми документа шляхом деталізації із застосу­ванням різних визначників, типових ділень тощо.

Третім етапом систематизації документа є оформлення кла­сифікаційного рішення, яке полягає у складанні повного індек­су. До його складу входять індекси всіх підрозділів карткового чи електронного систематичного каталогу, у яких будуть зна­ходитися бібліографічні записи даного документа. У повному індексі на першому місці зазначають індекс підрозділу, який основним місцем даного документа у каталозі. Другий та нас­тупні індекси вміщують у порядку їх розташування у табли­цях класифікації. У ББК ці індекси приєднуються за допомо­гою знака плюс, наприклад: «65.37+65.38 Економіка транс­порту та зв'язку».

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Охарактеризуйте основні принципи індексування доку­ментів.

2. Які існують основні принципи систематизації документів?

3. Назвіть процеси систематизації документів.

4. Яка послідовність аналізу документа з метою встанов­лення його змісту?

5. Чи можна виконувати систематизацію документа лише за допомогою алфавітно-предметного покажчика до таб­лиць класифікації?