3.3. Процеси та джерела інформації для складання бібліографічного опису документів

Процес складання бібліографічного опису — це виявлення бібліографічних відомостей про документ, визначення не­обхідного набору елементів опису та їх наведення за встановле­ними правилами у такому вигляді, який дає змогу здійснити ідентифікацію та пошук документа. Складання бібліографіч­ного опису є початковим етапом формування бібліографічного запису і воно включає певну послідовність взаємопов'язаних процесів:

• аналіз документа;

• визначення необхідного набору елементів бібліографічного опису, а також їх розподіл відповідно до зон бібліографічного опису;

• фіксацію елементів опису на відповідному матеріальному носієві;

• редагування бібліографічного опису.

У процесі безпосереднього аналізу документа встановлю­ють його особливості — вид документа, характер поліграфічно­го оформлення тощо, вивчають зв'язки даного документа з іншими документами, спорідненими чи однотипними, що потрібно для прийняття єдиних методичних рішень.

У процесі визначення набору елементів бібліографічного опи­су виявляють бібліографічні відомості, які містяться у вихідних відомостях документа, його тексті та довідковому апараті.

А у процесі фіксації елементів опису на відповідному ма­теріальному носієві відбувається закріплення елементів опису разом із попередніми умовними розділовими знаками за зона­ми, які фіксуються на матеріальному носієві — каталожній картці, сторінці бібліографічного покажчика, електронному носієві у вигляді бібліографічного запису, який може прочитати комп'ютер. Зафіксовані елементи бібліографічного опису, власне, й є основою для формування пошукового образу докумен­та, що й буде використовуватися для подальшого документно-інформаційного пошуку.

Процес складання бібліографічного опису документа завер­шується його редагуванням, яке передбачає перевірку правиль­ності виконання всіх попередніх процесів, а саме: перевіряють повноту виявлених бібліографічних відомостей; достатність набору елементів бібліографічного опису; правильність їх відбору і послідовності їх розташування; порядок розстановки умовних розділових знаків; точність оформлення зон та елемен­тів бібліографічного опису на матеріальному носієві. У редагу­ванні, як і під час складання опису, можуть бути використані довідкові матеріали (каталоги, довідники, посібники, реко­мендації).

Джерелом інформації для складання бібліографічного опи­су є документ у цілому. Бібліографічний опис складають безпо­середньо на основі аналізу документа, de visu. За потреби в описі можуть бути наведені відомості, запозичені із джерел, що знаходяться поза документом.

Головним джерелом інформації є елемент документа, що містить основні вихідні та аналогічні їм відомості, — титуль­ний аркуш, титульний екран, етикетка чи наклейка тощо, від­повідно до міждержавних стандартів ГОСТ 7.4-95 [7], ГОСТ 7.5-98 [8], ГОСТ 7.83-2001 [14] та державних стандартів Ук­раїни ДСТУ 2394-94 [15], ДСТУ 3017-95 [16]. Для кожного з ви­ду документів встановлене певне головне джерело інформації.

У випадку, коли головне джерело інформації відсутнє (наприклад, етикетка на аудіовізуальному документі) чи є не­доступним для користувача (наприклад, титульний екран елект­ронного ресурсу), обирають джерело інформації, що є альтерна­тивним головному. У цьому разі, використовують, насамперед, джерело, що є частиною документа, потім — джерела, які супроводжують документ (відомості, що вміщені на контейне­рі, супровідні матеріали тощо).

Наприклад, послідовність використання джерел інформа­ції про друкований документ може бути такою:

• титульний аркуш або інший елемент оформлення доку­мента, що виконує його функцію;

• інші елементи оформлення, що є перед текстом (зворот­ний бік титульного аркуша, авантитул, обкладинка або опра­ва, шмуцтитул);

• відомості, що зазначені перед вихідними даними й самі вихідні дані;

• інші частини документа (зміст, передмова, вступ, власне текст і відомості перед текстом);

• додатки до документа;

• відомості зі знаку охорони авторського права (копірайт) для друкованих видань.

Бібліографічні відомості зазначають в описі так, як вони подані у документі. Ті відомості, яких не вистачає, або ті, що відсутні, формулюють самостійно на основі аналізу документа і позначають у квадратних дужках.