5.2. Основні принципи і правила загальної методики систематизації документів

Основними принципами систематизації документів, що безпосередньо випливають із методологічних засад класифіка­ційних систем, є пріоритет змісту документа над його фор­мою та принцип об'єктивності.

Документи індексують, у першу чергу, відповідно до їх змісту. Ознаки, що не пов'язані безпосередньо зі змістом, ви­ступають, як правило, як вторинні і їх відображають за допо­могою типових рубрик. До них відносять:

• вид документа;

• мову твору;

• його цільове та читацьке призначення.

Винятками можуть бути випадки, коли у самих таблицях як первинна ознака класифікації прийняте ділення за видом видання, читацьким призначенням тощо. Наприклад, у табли­цях ББК передбачений відділ 95 для журналів, 91 — для бібліографічних посібників. Прикладом складання ділень за читацьким призначенням може служити розділ ББК «Ш 8/9 Дитяча література». Необхідність таких винятків продик­тована, як правило, особливостями інформаційних потреб спо­живачів інформації.

Принцип об'єктивності вимагає від систематизатора всебіч­ного розкриття змісту документа, виявлення у ньому головно­го змісту, суттєвого з точки зору сучасної науки. Часто, систе­матизуючи документ, доводиться мати справу не лише зі змістом документа, але й з метою, заради якої здійснюють сис­тематизацію, наприклад, для відображення у систематичному каталозі, для систематичної розстановки документа тощо. Так, у публічних та інших бібліотеках весь книжковий фонд, а в наукових бібліотеках — частину фонду, розставляють у систематичному порядку.

У систематичному каталозі можливо досягти різнобічного відображення документа відповідно до його змісту, наукової цінності, значення для споживача документальної інформації. Всебічне розкриття здійснюють за допомогою методів повтор­ного відображення та аналітичної систематизації.

Суть методу повторного відображення полягає у тому, що систематизатор відповідно зі змістом чи значенням документа встановлює два чи більше відділи, у яких документ відобража­ють у каталозі, присвоюючи йому кілька індексів. Відповідно оформлюють необхідну кількість карток, в електронному ката­лозі просто зазначають додатковий індекс.

Питання щодо повторного відображення вирішують, вихо­дячи із загальних методологічних основ побудови тієї чи іншої бібліотечно-бібліографічної класифікації, структури її розді­лів, системи каталогів (наявності предметного каталогу), особ­ливостей читацьких запитів тощо. При цьому враховують на­укову цінність, актуальність теми, під індексом якої повторно відображають запис документа.

Повторне відображення застосовують у таких випадках:

• коли це передбачено структурою таблиць;

• коли у документі розглядають окремо чи у взаємозв'язку два предмети;

• коли предмет розглядають в аспекті двох галузей науки чи практичної діяльності;

• коли особливості предмета ускладнюють розмежування літератури про нього за аспектом і структура таблиць не дає змоги замінити повторне відображення.

Наприклад, дослідження про постановку на сцені творів письменника систематизують у відповідних підрозділах індек­су «Ш 334.3 Історія драматичного театру», а при повторному відображенні — у розділі «Ш5 (08) Література окремих країн і народів» під індексом персоналії даного письменника.

Повторне відображення не застосовують:

• коли це призводить до створення у різних відділах катало­гу комплексів бібліографічних записів документів, що збігають­ся за змістом;

• коли порушується закріплене у таблицях співвідношення ознак класифікаційного ділення.

Метод повторного відображення уможливлює підвищення пошукової функції традиційних карткових систематичних ка­талогів, але ступінь дублювання не повинен перевищувати двох карток на документ, оскільки надлишкове дублювання бібліографічних записів призводить до збільшення обсягу ка­талогу й ускладнює роботу з ним, підвищує затрати праці на його складання.

Суть методу аналітичної систематизації полягає у відоб­раженні в систематичному каталозі чи картотеках частини до­кумента (статті з журналу, збірки тощо), а також окремих томів багатотомних видань, якщо їх зміст виходить за межі змісту видання у цілому. Застосовуючи методи аналітичної систематизації, систематизатор встановлює додатковий відділ, у якому даний документ відображають у систематичному ката­лозі чи картотеці.