Обчислення групових характеристик.

«Згущення» інформації — одна з основних функцій будь-якої інформаційної системи. Припустимо, що за наявності даних щодо кожного продажу потрібно виявити обсяги продажу у різних містах. Для вирішення таких завдань Excel має функцію автоматичного визначення характеристик вказаних груп даних. Для її виконання необхідно здійснити таке:

• відсортувати таблицю за колонкою, однакові значення полів якої мають визначати належність рядка таблиці до певної групи даних. Якщо цього не зробити і записи якоїсь групи даних не будуть розташовані поряд, то отримати загальні характеристики цієї групи буде неможливо;

• завести курсор у зону списку, з даних якого можна отримати необхідну інформацію. Excel спробує автоматично визначити її розміри. Якщо є бажання заборонити автоматичне її визначення, користувач може самостійно виділити потрібний діапазон клітин;

• вибрати команду Дані/Підсумки, що відкриє діалог Проміж­ні підсумки з трьома полями: З кожною зміною в, Операція, Додати підсумок з. На правому боці кожного поля є кнопка, за натискання якої розкривається список можливих значень відповідного поля;

• занести параметри, які забезпечують отримання необхідних характеристик груп. Поле З кожною зміною в призначається для представлення колонки, значення полів якої визначатиме належність кожного рядка до певної групи даних (рядки таблиці мають бути впорядковані за значенням полів цієї колонки). Оскільки необхідно обчислити дані щодо кожного міста, слід активізувати у цьому полі елемент Місто. Для того щоб підсумувати відповідні дані, потрібно зі списку поля Операція вибрати функцію Сума. У полі Додати підсумки за ввімкненням індикатора необхідно вказати колонку, клітини якої використовуватимуться для обчислення підсумків. У даному разі це Вартість. Якщо одно­часно треба обчислити й кількість проданих комп’ютерів у кожному місті, то біля назви колонки Кількість теж треба ввімкнути індикатор. Індикатори біля назв усіх інших колонок мають бути вимкнені;

• натиснути кнопку ОК.

У результаті виконання команди таблиця буде доповнена рядками, в яких будуть представлені обсяги продажу для кожного міста окремо. Останній доданий рядок матиме підсумкову інфор­мацію щодо усіх міст.

З кожною групою даних може бути виконана одна з операцій, зазначених у полі Операція діалогу, Проміжні підсумки (Сума, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум та ін.).

Ще одна можливість, яку дає команда Дані/Підсумки, — це виведення у кожній групі даних кількох типів підсумків з використанням різних операцій. Наприклад, у таблицю з даними про збут комп’ютерів можна додати ще й інформацію про кількість продажу (замовлень) у кожному місті. Для цього ще раз потрібно виконати команду Дані/Підсумки. Табличний курсор при цьому має бути у межах таблиці. Це відкриє діалогове вікно Проміжні підсумки, в якому назва колонки Місто буде занесена у поле При кожній зміні в.

Для визначення кількості продажу у полі Операція потрібно вибрати функцію Кількість значень. У третьому полі для занесення результату можна вибрати назву будь-якої колонки, оскільки вибрана функція не використовує значення полів, а тільки підраховує кількість рядків у групі. Але для того щоб групові значення за попередніми критеріями були теж подані в таблиці, перед натисканням кнопки ОК обов’язково треба вимкнути параметр Замінити поточні підсумки.

За визначення групових значень з лівого краю таблиці проставляються рівні структури, що забезпечує кращий візуальний конт­роль даних. Групування даних може виконуватись як за рядками, так і за колонками. Далі з допомогою операцій приховування і показу окремих груп і рівнів можна вивести на екран лише потрібну інформацію.