8.2. Прийом замовлення та підготовка до проведення банкету

Організація будь-якого банкету включає прийом і оформлення замовлення, підготовку до проведення банкету, обслуговування. Чі­тка організація обслуговування залежить від того, наскільки деталь­но і своєчасно були обумовлені всі деталі проведення банкету між замовником і адміністрацією.

Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдо­тель, а у великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень, — черговий адміністратор столу замовлень.

Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кіль­кості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує йо­го повністю на певний час.

При прийомі замовлення обов'язково повинні бути узгоджені: дата проведення банкету і його тривалість, привід для його влашту­вання, час початку і закінчення обслуговування, кількість учасників, тип розстановки столів і стільців, вид сервіровки столу за каталогом, розклад заходу і план розсадження гостей, присутність кого-небудь з поважних персон і якого типу особливої уваги слід йому надавати, необхідне гостям технічне устаткування, зразкове меню, час подачі закусок і гарячих страв, час роботи бару (тип напоїв, коли і як вони повинні подаватися), художнє оздоблення (квіти, свічки), музичний супровід, обговорюють порядок відшкодування можливих збитків, умови оплати, контактні телефони замовника.

При виїзних прийомах-банкетах слід передбачити оплату витрат, пов'язаних з виїздом, боєм і втратою посуду, понаднормовою робо­тою обслуговуючого персоналу. Замовлення на банкет може бути прийняте за багато днів до часу його проведення. Проте меню страв, які повинні бути подані, і прейскурант вин звичайно погоджують із замовником за 2-4 дні до призначеної дати банкету, виходячи з на­явності продуктів у ресторані і передбачуваного їх надходження.

За погодженням закладу ресторанного господарства та замовни­ка оплата за банкет може здійснюватися в різні строки і різними способами, залежно замовником є юридична чи фізична особа. Фі­зична особа розраховується, як правило, за допомогою платіжної картки або готівкою. Юридична особа здійснює як безготівковий розрахунок, так і безпосередньо через касу банку — готівковий.

Замовлення на обслуговування свята від підприємства (організа­ції, установи) приймається за наявності гарантійного листа, в якому вказуються дата і час обслуговування, кількість учасників, вартість замовлення, прізвище особи, уповноваженої на оформлення замов­лення, номер розрахункового рахунка підприємства.

Затверджено спеціальну форму первинного обліку — замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і докуме­нтом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійсню­ється відпуск готових страв і кулінарних виробів клієнтам (учасни­кам банкету). В цьому документі відображають дату та час обслуго­вування, узгоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення банкету (обслу­говуючого персоналу). Після розрахунку по закінченні бенкету за­мовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі «замовлення виконано повністю».

Після з'ясування порядку проведення банкету встановлюється порядок розрахунку.

Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником аван­сового платежу (звичайно 50%), який є своєрідною гарантією того, що замовник не змінить рішення і продовжить договірні відносини з закладом щодо організації банкету. Крім того, за рахунок авансова­ної суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.

При прийомі замовлення улаштовувачу пропонується познайо­митися з приміщенням для банкету, погоджують з ним план розста­новки столів, місця почесних гостей (якщо це банкет за столом, то план розміщення гостей за кожним столом окремо, виходячи з нор­ми 1,5-2 м², 0,5-0,7 м² на одну людину для банкету-фуршету), зраз­кове оформлення банкетного залу.

Конфігурація столів у залі розміщується з урахуванням кількості учасників банкету, виду банкету та конфігурації залу. Конфігурація столів може бути різноманітною (Т-тип, П-тип, Ш-тип) і залежить від типу заходів і побажань клієнта, але при цьому потрібно врахо­вувати і зручність обслуговування: проходи повинні бути такими, щоб два офіціанти могли легко розійтися. Для цього відстань між двома столами повинна бути не менше 2 м, а відстань від столу до спинки стільця гостя — 50 см. Таким чином, на прохід офіціантам залишається 1 м. Ширина бенкетних столів повинна бути 1,2-1,5 м, іноді навіть до 2 м; якщо стіл для почесних гостей сервірують з од­ного боку, ширина його не повинна бути менше 70 см. Найбільш поширеними є такі форми розстановки столів:

- у формі лінії. Столи ставлять один біля іншого паралельно або перпендикулярно якої-небудь із стін залу. Лінія може бути утворена одним або двома рядами щільно зсунутих столів (у другому випадку виходить блок-стіл). Ця форма використовується при строго офіцій­них банкетах з різноманітним меню, коли ставлять велику кількість посуду. Слід уникати надмірного подовження столу, оскільки це не­зручно гостям: важко спілкуватися.

- у формі букви «Г». Така розстановка столів використовується для банкетів на 40 чоловік, якщо довжина торгового залу недостатня для того, щоб скласти банкетні столи. Тоді столи ставлять перпен­дикулярно двом сусіднім стінам, між ними виходить прямий кут.

-у формі літери «П». Перевагу цієї форми віддають з нагоди проводів на пенсію, на весіллях, коли присутній від 40 до 120 чоло­вік. Офіційним гостям відводять місця в президії. Це найкоротша сторона столу.

- у формі літери «Т». Дана конфігурація столів застосовується на банкетах на честь ювілею, а також у вузьких і довгих торгових за­лах. Офіційній особі відводять місце в центрі столу президії лицем до решти гостей. Підходить для банкету, де присутні 30-50 чоловік.

-у формі букви «Ш». Дана розстановка столів застосовується при кількості гостей від 50 до 150 чоловік. Головна частина столу йде паралельно довгій стіні залу підприємства і знаходиться напро­ти вхідних дверей.

-У формі гребеня. Конфігурація столів розрахована на 100-300 чоловік. Столи ставлять так само, як і в попередній формі, але з ве­ликою кількістю відгалужень.

• у формі кола. Необхідно, щоб для цієї цілі на підприємстві були столи у формі півкола, які з'єднуються за допомогою гвинтів. Центр столу оформляють квітами у вигляді клумби або доріжок з квітів. Гості розміщуються по зовнішній стороні кола. Дане розта­шування зручно при кількості запрошених до 40 чоловік.

• у формі квадрата (стіл-каре). Для цього сполучають між собою 4 столи. Підходить при обслуговуванні не більше 12 чоловік.

У банкетному залі спочатку розставляють столи, а потім на де­якій відстані від них стільці, крісла або напівкрісла. Біля стін, колон, у кутах залу, де організований бенкет, або в суміжному з ним при­міщенні ставлять підсобні столи або серванти для запасних предме­тів сервірування, напоїв (один підсобний стіл або сервант розрахо­ваний для обслуговування 10-15 чол.).

Важливим етапом підготовки банкету є впорядкування бенкет­ного меню.

При обговоренні меню рекомендується запрошувати шеф — кухаря. До меню банкету включаються певна кількість холод­них закусок, гаряча закуска, суп (обов'язковий для обіду) одно­го або двох найменувань на вибір, другі гарячі блюда, десерт, кава, напої.

Відповідно до меню підбирається столовий посуд і набори, їх кі­лькість залежить від виду бенкету, кількості офіціантів, що беруть участь в обслуговуванні. Наприклад, при бенкеті за столом із част­ковим обслуговуванням офіціантами холодні страви і закуски став­лять на стіл до приходу гостей так, щоб кожний гість міг узяти будь-яку страву самостійно чи за допомогою гостя, що сидить поруч. То­му при визначенні місткості багатопорційного посуду враховують кількість секцій, на які поділяють бенкетний стіл відповідно до зон досяжності. При бенкеті за столом із повним обслуговуванням офі­ціантами місткість багатопорційного посуду і кількість наборів для розкладання залежить від кількості офіціантів, що беруть участь у подаванні визначеної групи страв.

Залежно від виду бенкету визначені нормативи столового посуду і наборів індивідуального користування.

Кількість наборів для розкладання дорівнює кількості багатопо­рційного посуду.

При підготовці до бенкету використовують білу або кольорову столову білизну, яку підбирають з урахуванням особливостей ін­тер'єру залу, тематики свята.

Для накриття бенкетних столів використовують прямокутні ска­тертини розміром 173 х 208 (250) см, 200 х 250 см або бенкетні ска­тертини довжиною 5-10 м і шириною 2 м. Якщо використовують декілька скатертин, то стіл починають накривати з боку, протилеж­ного головному входові, і кладуть їх так, щоб край кожної наступної скатертини покривав край попередньої.

На офіційних банкетах-прийомах додатково уточнюються на­ступні питання:

• як повинен бути прикрашений банкетний зал ресторанного закла­ду: чи потрібні державні прапори й інші атрибути державної символіки;

• яка музична програма повинна звучати під час банкету;

• чи виголошуватимуться офіційні промови і тости: скільки їх буде і коли вони будуть вимовлені. Уточнюється час подачі страв і напоїв;

• чи будуть гості палити за столом;

• кількість гостей, яких обслуговуватиме один офіціант;

• форма одягу обслуговуючого персоналу ресторану на банкеті.

При підготовці до проведення банкету необхідно визначити чис­ло офіціантів та інших працівників, потрібне для його обслугову­вання. Потрібне число офіціантів визначається залежно від складно­сті меню, частоти зміни приборів; віддаленості банкетного столу від роздачі, сервізної, посудомийної, буфетів; розташування підсобних столів; забезпеченості посудом, приборами тощо.

При визначенні кількості офіціантів, задіяних у подаванні страв, напоїв, використовують норми обслуговування. За існуючими нор­мами на офіційному банкеті з повним обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 3-4 гостей, на неофіційному — 4-5. При організації банкету за столом із частковим обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 9-12 гостей. При орга­нізації бенкету-фуршету переважно з частковим обслуговуванням офіціантами, один офіціант може обслуговувати до ЗО клієнтів. Якщо під час цього банкету застосовується комбінована форма обслугову­вання, тобто поряд із поданням страв і напоїв на стіл значну частину з них подають в обнос, то на одного офіціанта припадає 15-20 гостей.

Напередодні банкету метрдотель проводить інструктаж офіціантів, під час якого повідомляє їм, хто і на честь кого або якої події влашто­вується банкет, ознайомлює офіціантів із планом розставляння столів, кількістю гостей за кожним із них і планом розміщення учасників бан­кету за столом, складає план обслуговування столів, підрозділяє їх на сектори, закріпляє кожен за кваліфікованим офіціантом, повідомляє меню страв і напоїв, особливості сервірування банкетного столу.

Подачу вин звичайно доручають офіціантам високого зросту (і бажано молодим).

Метрдотель регулює роботу офіціантів, дає розпорядження на вихід до залу з черговою стравою. Вихід офіціантів строго обумов­лений: першими виходять ті, які обслуговують дальній сектор. Осо­бливу увагу метрдотель повинен звертати на своєчасність і синхро­нність виходу до залу офіціантів, що подають вина і страви.

Необхідна умова гарної організації банкету — безшумна робота офіціантів, без зайвих розмов, без гучних питань. Офіціант повинен заздалегідь з'ясувати собі схему обслуговування і черговість подачі закусок, вин, страв і обов'язково дотримувати прийнятий порядок обслуговування гостей, що має особливо велике значення на офіцій­них прийомах-банкетах.

На обслуговування урочистих вечорів офіціанти надівають білі рукавички, стежачи за тим, щоб вони вчасно були замінені.