2. Организация работы с документами

2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные документы управления:

• организационные документы предприятия: устав; учреди­тельный договор; структура и штатная численность; штатное расписа­ние; правила внутреннего трудового распорядка (положение о персо­нале); должностные инструкции и пр.;

• распорядительные документы предприятия: приказ; рас­поряжение и пр.;

• документы по личному составу предприятия: трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела и пр.;

• финансово-бухгалтерские документы: годовые отчеты, бухгалтерские балансы, планы, отчеты, акты ревизий, инвентаризаций и пр.;

• информационно-справочные документы: акт; протокол; письмо; объяснительная записка; докладная записка; справка; теле­грамма; телетайпограмма и пр.;

• нормативные документы вышестоящих органов;

• коммерческие контракты.

Часто организационные и распорядительные документы пред­приятия объединяют в УСД - унифицированную систему организаци­онно-распорядительной документации (УСОРД).

Перемещение документов на предприятии образует документо­оборот. Его можно рассматривать как отражение возникающих в про­цессе управления связей, налаженных с помощью документальной информации.

Документооборот - это движение документов на предприятии » с момента их создания (или получения) до завершения исполне­ния (или отправки).

Документооборот на предприятии осуществляется в виде трех основных потоков документации:

• входящих (поступающих на предприятие);

• исходящих (документов, отправляемых с предприятия);

- внутренних (документов, создаваемых внутри предприятия и не выходящих за его пределы).

Документооборот оказывает большое влияние на работу всего предприятия, поэтому необходима его постоянная рационализация. Рациональная организация документооборота должна отвечать сле­дующим основным требованиям:

• прямоточности (перемещение документов по наиболее ко­роткому пути);

• непрерывности (непрерывная подача документов, исключе­ние возвратных, зигзагообразных маршрутов);

• ритмичности (равномерное движение потоков документов);

• параллельности (выполнение операций по обработке доку­мента в процессе его движения);

• пропорциональности (соответствие возможностей и потреб­ностей обслуживаемых подразделений);

• унификации и стандартизации;

• экономичности (экономия времени в движении документа);

• внедрения АСУ (обработка документов с помощью средств ВТ, обеспечение совместимости традиционной и автоматической об­работки документов).

2.2. Обработка входящих документов

Прием и обработка поступающих на предприятие документов осуществляется службой ДОУ. Обработка входящей корреспонденции происходит, как правило, в день поступления.

Движение входящих документов на предприятии происходит в определенной последовательности и включает в себя ряд основных стадий (рис. 1).

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем и целостности упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по на­значению либо возвращается отправителю с пометкой на конвер­те «Ошибочно доставлено».

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лич­но» и документов на электронных носителях.

В нешняя

Среда Служба ДОУ Руководители Исполнители

Входящий документ

Первичная обработка

Предварительное рассмотрение (сортировка)

Регистрация

Рассмотрение

(резолюция)

Исполнение и контроль исполнения документов

Снятие с контроля

Принятие решения по исполнению документа

Подшивка в дело

Архив

Рис. 1. Маршрут входящего документа

Уничтожаются конверты всегда, кроме случаев:

• если в документе отсутствуют реквизиты «адрес отправите­ля» и «дата»;

• если дата на документе отличается от даты на конверте;

• если на конверте пометки «Срочно», «Конфиденциально», «Лично»;

• сохраняются адресные ярлыки конвертов и пакетов, при­сланных наложенным платежом для предоставления в бухгалтерию.

Предварительное рассмотрение включает сортировку доку­ментов на регистрируемые и нерегистрируемые службой ДОУ пред­приятия.

К нерегистрируемым документам могут быть отнесены реклам­ные извещения, прейскуранты, поздравительные письма, формы ста­тистической отчетности. Каждое предприятие составляет перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (на основании примерного перечня Инструкции по делопроизводству).

Отдельные документы, которые не регистрируются службой п ДОУ, подлежат учету в соответствующих службах предприятия. Печатные издания (книги, газеты) регистрируются в биб­лиотеке; заявки, наряды - в отделе снабжения.

Передача входящей корреспонденции на рассмотрение руково­дству предприятия должна осуществляться после регистрации.

Регистрация документов - это фиксация факта поступления на предприятие документа путем проставления на нем регистрационного индекса (порядкового номера) с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (в журнале, карточ­ках или в памяти ПЭВМ).

Входящий документ регистрируется в день поступления, только один раз. На документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвер­тах. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется ре­гистрационный штамп без заполнения.

( НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ)

(ДАТА)

( ИНДЕКС)

16,11 41,611

Рис. 2. Форма "регистрационного штампа

Штамп ставится от руки или автоматическим нумератором и со­держит наименование предприятия (сокращенное), получившего до­кумент; дату поступления; индекс документа, например:

АО «ВЕК» 03.01.2004 02-05/11

В нашем примере: 02 - индекс структурного подразделения; 05 - номер соответствующего дела по номенклатуре дел, где будет храниться документ; 11 - порядковый номер регистрации входящего документа в пределах года.

Индексация документов - цифровая; приказы по личному соста­ву имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный, с добавлением к номеру регистрации буквы «К» - кадровый; индексы заявлений, жа­лоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа). Распорядительные документы (приказы, постановления, протоколы и пр.) получают, как правило, в качестве индекса только порядковый номер, возрастающий в пределах года.

Различают следующие регистрационные формы документов. журнальная форма (журнал регистрации), карточная (регистрацион-но-контрольная карточка) - приложение 1, автоматизированная форма регистрации (бланк регистрационных данных на машинных носителях).

Решение о форме регистрации документов оформляется прика­зом руководителя.

Журнальная форма регистрации документов допустима только на предприятиях с незначительным объемом документооборо­та (до 600 документов в год).

Во всех формах регистрации (в журнале, карточке, бланке на ЭВМ) графы существенных различий не имеют и включают следую­щие реквизиты:

• дата поступления и индекс документа,

• автор документа (внешняя организация) для входящих доку­ментов; адресат (корреспондент) для исходящих документов;

• резолюция; исполнитель и его подпись;

• срок исполнения,

• отметка об исполнении,

• номер дела.

Порядок расположения и состав регистрационных реквизитов (графы) определяются самим предприятием.

После регистрации руководителю предприятия должны переда­ваться на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в структурные подразделения, непосредственно исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению г документы, имеющие в адресе указание структурного подразде­ления или фамилию работника.

Принятие управленческого решения по конкретному докумен­ту - одна из основных функций руководителя. Руководитель предпри­ятия при рассмотрении входящего документа должен определить ис­полнителя, дать четкие указания по исполнению документа и устано-

вить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Резолюция может явиться основанием постановки документа на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю под распис­ку в журнале (карточке) с проставлением даты его получения. Доку­мент находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса (снятия с контроля), затем на нем проставляется отметка об исполнении и документ подшивается в дело (отметка об исполнении переносится в регистрационную форму).