1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) -

это совокупность правил, нормативов, рекомендаций по ведению

делопроизводства в органах государственного управления, на предприятиях (в учреждениях).

ЕГСД включает вопросы подготовки и оформления документов, отправления (поступления), передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

⁴ Документ может выполнять функции: информационную (включающую фиксацию, сохран­ность и передачу информации); социальную (отражающую действительность, место и роль человека в обществе); коммуникативную (поддерживающую информационные связи в обще­стве); управленческую (создающую документы для целей управления); правовую (фиксирую­щую правоотношения); учетную (фиксирующую в цифровом выражении информацию для контроля хозяйственной и другой деятельности); культурную (состоящую в фиксации и за­креплении полученных знаний, традиций, ценностей).

ЕГСД подразумевает наличие нормативно-методической основы (базы) делопроизводства в стране.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;

• правила работы с документами, обеспечения их сохранности;

• порядок передачи документов на архивное хранение;

• работу службы делопроизводства (функции, структуру, шта­ты);

• внедрение новых информационных технологий в работу с документами;

• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления в ЕГСД регламентируются: законами Республики Беларусь (РБ); государст­венными и отраслевыми стандартами; общереспубликанскими клас­сификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству предприятия.

Таблица 1

Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси

Наименование документа		Год утв.		Краткий комментарий
1		2		3
ЗАКОНЫ
Закон РБ «О Национальном ар­хивном фонде и архивах в Рес­публике Беларусь»		Ред. 1999		Определяет порядок формирования, хране­ния, учета и использования архивных до­кументов
Закон РБ «Об электронном до­кументе»		2000		Устанавливает правовые основы примене­ния электронных документов, определяет основные требования к электронным доку­ментам
Закон РБ «Об обращениях граж­дан»		1996		Определяет порядок обращения граждан с предложениями, заявлениями и жалобами, а также требования к ведению делопроиз­водства по обращениям граждан
Закон РБ «Об информатизации»	1995		Регулирует порядок формирования, ис­пользования и защиты документированной информации и информационных ресурсов
Закон РБ «О научно-технической информации»	1999		Устанавливает основы регулирования пра­воотношений, связанных с созданием, ис­пользованием и хранением научно-технической информации
КОДЕКСЫ
Гражданско-процессуальный кодекс РБ	1999		Содержат нормы права и положения по до­кументам сферы гражданских, трудовых правоотношений
Трудовой кодекс РБ	1999
Кодекс РБ об административных правонарушениях	Ред. 2001		Устанавливают административную и уго­ловную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией
Уголовно-процессуальный ко­декс РБ	2003
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ
Стандарт СТБ 6.10.1-95 «Уни­фицированные системы доку­ментации Республики Беларусь. Основные положения»	1995		Определяет порядок работы и основные требования к унифицированным системам документации; требования к разработке унифицированных форм документов, веде­нию унифицированных систем и форм
Стандарт СТБ 6.38-95 «Унифи­цированные системы докумен­тации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов»	Ред. 1999		Устанавливает требования к бланкам, со­ставу реквизитов и тексту документов
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Примерная инструкция по дело­производству в министерствах, госкомитетах и других цен­тральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях РБ	1995		Содержит общие требования к документи­рованию управленческой деятельности и технологии работы с документами, правила оформления отдельных документов
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРЕДПРИЯТИЯ

На предприятии должен быть устновлен единый порядок составления работы с ними, закреплённый инструкцией по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству предприятия со­держит разделы:

• общие положения;

• порядок составления и оформления служебных документов;

• порядок приема, регистрации рассмотрения входящих доку­ментов;

• контроль исполнения документов;

• порядок работы с исходящими документами;

• порядок работы с внутренними документами;

• составление номенклатуры дел; правила формирования дел;

• порядок обеспечения сохранности документов;

• порядок подготовки и передачи документов на архивное хра­нение.

Предприятия независимо от форм собственности обязаны со­ блюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблю­дение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом на предприятии возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение де­лопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство осостоянии его исполнения, готовит и передает доку­ментацию в архив, знакомит работников с нормативными и методиче­скими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находя­щихся у них служебных документов.

В Кодексе РБ об административных правонарушениях пре­дусмотрена ответственность за нарушения в организации делопроиз­водства, среди которых:

• несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов; несоблюдение требований, предъявляемых к порядку ра­боты с документами, их обработки, движения и хранения;

• утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреж­дений;

• незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу; прочие нарушения.

В Уголовно-процессуальном кодексе РБ предусмотрена ответ­ственность за нарушения в организации делопроизводства, среди ко­торых:

• нарушение тайны переписки, иных сообщений (телефонных, телеграфных и пр.);

• незаконный отказ в предоставлении гражданину информа­ции;

• разглашение коммерческой тайны предприятия;

• хищение путем использования компьютерной техники (из­менение информации, обрабатываемой в компьютерной системе);

• преступления против информационной безопасности, в том числе несанкционированный доступ к компьютерной информации, компьютерный саботаж (умышленное уничтожение, блокирование, приведение в непригодное состояние, распространение вредоносных программ); прочие нарушения.

В Кодексе РБ об административных правонарушениях за нару­шения в организации делопроизводства предусмотрена ответственность от предупреждения до штрафа (5-20 минимальных базовых величин, в Уголовно-процессуальном кодексе РБ - от лишения должности до 10 лет лишения свободы.