3.6. Служебные отметки на документе

Рассмотрим служебные реквизиты документа. Резолюция (Е.1). В резолюции даются указания по исполнению документа. Резолюция включает:

• фамилию и инициалы исполнителя (-лей);

• содержание поручения;

• срок исполнения;

• подпись руководителя;

• дату наложения резолюции.

Па документе должно быть не более одной резолюции. После-™ дующие резолюции руководителя необходимы, когда в них де­тализируется порядок исполнения документа. Резолюция выполняется рукописным способом под реквизитом

«Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно

или под углом к основному тексту.

Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Общие указания в резолюции выражают с помощью предлога «к» например, «К сведению»; «К исполнению».

Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной формой глагола, например, «Срочно примите меры».

В практике делопроизводства можно встретить неверный вариант резолюции: «Для сведения», «Для использования» или «До сведения». Это неверно, следует использовать модели резо­люции только с предлогом «К».

Пример резолюции:

Иванову И.О.

Прошу подготовить заключение к 12.06.2004

Подпись 23.04.04

Отметка о контроле (Е.2). Проставляется на документах, ис­полнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые проставляются на левом ноле первой страни­цы документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (си­ним, зеленым) цветом.

Фамилия исполнителя и номер его телефона (Е.3). Распола­гают на лицевой стороне (на оборотной стороне) последнего листа до­кумента, начиная от границы левого поля.

Реквизит обязателен в исходящих документах и служит для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения затронутых в документе вопросов.

Например: Семенов 250-35-45

Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинист­ки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных эк­земпляров и дату печатания.

Отметка о заверении копии (Е.4). В правом верхнем углу до­кумента отмечают: «Копия». Затем, начиная от левой границы поля, ниже реквизита «Подпись» помещают заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись) О. К. Крылова

10.02.2004

При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (Е.5). Этот реквизит располагают, начиная от границы левого поля. Он включает:

• надпись «В дело» и индекс дела, в котором будет храниться документ;

• краткие сведения об исполнении или ссылка на дату и номер соответствующего документа;

• подпись исполнителя;

- дату. Например:

В дело №5-35

Подготовлен ответ № 13-17/214 от 8.02.2005

(подпись) И. О. Фамилия

10.02.2005

Отметка о переносе данных на магнитный носитель (Е.6)

поисковые данные. Реквизит оформляют с отступом (абзацем). Он включает:

• запись «Информация перенесена на магнитный носитель»;

• дату переноса;

• подпись лица, ответственного за перенос данных.

Следует отметить, что в существующем виде данный рекви­зит не вполне отвечает требованиям автоматизации делопро­изводства, поскольку в нем отсутствуют поисковые данные. В

ГОСТР 6.30-97 вместо реквизита «Отметка о переносе данных на магнитный носитель» используется реквизит «Отметка для автоматического поиска документа», который содержит имя файла, код оператора, дату, место изготовления и другие поис­ковые данные.

Отметка о поступлении (Е.7). Реквизит проставляется на вхо­дящих документах в правом нижнем углу первой страницы документа - это регистрационный штамп (рис. 2).

На общий бланк наносят реквизиты (типографским способом): А.4 (герб, эмблема, автор документа), А.7 (название вида доку­мента), А.8 (место составления документа), Б.1 (код организации) и ограничительные отметки и линии для реквизитов: Б.2 - Б.4 (код до­кумента, дата, индекс документа), Б.7 (адресат), Д.2 (гриф утвержде­ния), В.1 (заголовок к тексту), Е.2 (отметка о контроле).

На бланк письма наносят реквизиты (типографским способом): АЛ - А.6 (герб, эмблема, автор документа, адрес отправителя, комму­никационные и коммерческие данные), Б. 1 (код организации) и огра­ничительные отметки и линии для реквизитов: Б.2 - Б.5 (код докумен­та, дата, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего доку­мента), Б.7 (адресат), В.1 (заголовок к тексту), Е.2 (отметка о контро­ле).

В приложении 4 рассмотрены особенности оформления отдель­ных видов документов (характеристика документов, их структура, со­став реквизитов).