3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)

Рассмотрим заполняемые реквизиты.

Б. 1. Код организации (по Общегосударственному классифика­тору Республики Беларусь ОКРБ 001-94 «Предприятия и организа­ции» - ОКПО) и код документа Б.2. (по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицирован­ные документы» - ОКУД) используются для автоматизированной об­работки документов (может быть отпечатан трафаретно как постоян­ный реквизит). Их располагают в правом верхнем углу документа. Например, ОКПО 1726079.

Б.З. Дата. Проставляется в день подписания, издания, отправ­ления документа. Элементы даты приводятся в одной строке. На дату

отводится 10 знаков: восемь цифр (по две на число и месяц, четыре на год) и две разграничительные точки, например, 09.03.2004. Наряду с цифровым способом в документах, содержащих сведения финансово­го характера, может применяться словесно-цифровой способ оформ­ления даты: 9 марта 2004 г.

Б.4. Индекс документа. Индекс создаваемых и получаемых до­кументов состоит из порядкового номера (с начала календарного го­да), который может быть дополнен иными индексами, например, 05-25/53.

Б. 5. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит полностью переписывается из документа, на который дается ответ.

На бланках для писем реквизиты АЗ, А. 4, А. 5 выполняется в ви­де трафарета:

№

На № от

Б.6. Гриф ограничения доступа к документу. Данный рекви­зит проставляется на документах, содержащих секретную и конфи­денциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим гри­фом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа, например:

КТ или Конфиденциально

1 экз. Экз. единственный

Б.7. Адресат - сложный реквизит, включающий следующие части: наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже); почтовый адрес. Например:

Белорусский филиал «Технотрейд» Начальнику отдела маркетинга Петрову О. М.

Ул. Луговая, 61 220078, г. Минск

При написании адресата знаки препинания между его основны­ми элементами не ставят.

Для внутреннего документа указывают лишь название струк­турного подразделения или должность руководителя, которому адре­суют документ (в дательном падеже). Например:

Менеджеру кадровой службы

г-ну Семенову В.М.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, напри­мер, «Директорам», «Управляющим».

К заполняемым относят также текстовые реквизиты В. 1-В.3; ре­квизиты согласования: Г.1-Г.2; удостоверения документов; Д.1-Д.З.

3.4. Составление текстов служебных документов (в)

Рассмотрим текстовые реквизиты.

ВЛ. Заголовок к тексту. Реквизит является одним из поиско­вых признаков документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовывать­ся с названием документа.

Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отгла­гольного существительного:

акт - о чем? - о приеме-передаче дел;

баланс - чего? - исполнения сметы расходов;

ведомость — чего? — закупки продуктов;

калькуляция - чего? — себестоимости продукции;

приказ - о чем? - о создании филиала.

Заголовок печатают строчными буквами (первая прописная) без абзаца от границы левого поля. Например:

ПРИКАЗ

16.02.2004 №30

г. Минск

О создании экспертной комиссии

В.2. Текст. Это основной реквизит документа. Требования к тексту управленческих документов:

- краткость изложения (текст не должен превышать одной страницы, исключения составляют контракты, договора, объем кото­ рых не ограничивается);

• деление смысловых частей на абзацы;

• точность, юридическая безупречность формулировок;

• тон должен быть уважительным, нейтральным. Большинство управленческих документов состоит из 2-х или 3-х

смысловых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основание или цель создания документа, во второй - выводы, предложения, распоряжения, прось­бы. Если три смысловые части: первая - введение (причины создания документа), вторая - доказательство (события, факты, следствия) и третья - заключение (выводы, предложения, распоряжения, просьбы). В отдельных случаях документ может состоять из одной заключи­тельной части, например, приказы по личному составу - без констати­рующей части.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подраз­делы, пункты и подпункты.

Текст документа может быть оформлен:

1. в виде анкеты - в документах по маркетингу, по личному со­ставу предприятия, когда излагается информация об одном объекте по определенному набору показателей;

2. в форме таблицы при изложении цифровой (или словесной) информации, когда излагается информация о нескольких объектах по определенному набору показателей (в плановых, отчетных, финансо­вых документах);

3. текст может составляться произвольно или на основе трафа­рета, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации (например, договор).

В распорядительных документах используют следующие фор­мы изложения текста: от 1-го лица ед.ч. в распорядительных доку­ментах, отражающих принцип единоначалия («приказываю», «предла­гаю» и др.); от 3-го лица ед.ч. в распорядительных документах колле­гиальных органов («решил»); от 1-го лица множественного числа в со­вместных распорядительных документах («предлагаем»). Часто ис­пользуются безличные предположения, например, «Контроль за ис­полнением возложить».

В.3 Отметка о наличии приложения. Если документ содер­жит приложения, оформляется отметка о них. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» печатают, начиная от левой границы поля (без абзаца), строчными буквами, кроме первой - прописной.