1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве

Основными направлениями упорядочения документации стано­вится ее унификация и стандартизация.

Внедрение унификации и стандартизации в управленческую до­кументацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управлен­ческих действий.

Унификация документов заключается в выборе рациональных структур их построения, установлении единообразия состава реквизитов⁵ и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

⁵ В состав каждого документа входит ряд информационных элементов (реквизитов), характе­ризующих документ и его назначение.

Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бу­маге, а также определенный формат бумаги.

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке представ­ляют унифицированную форму документа (УФД).

УФД включаются в «Табель унифицированных форм докумен­тов предприятия» - перечень разрешенных к применению форм доку­ментов. Табель утверждается руководителем предприятия.

Для создания УФД строится единая модель документов для групп однородных задач - формуляр-образец. Формуляр-образец ус­танавливает форматы бумаги, поля, расположение реквизитов доку­мента.

Рыночные изменения в экономике РБ обусловливают необходи­мость разработки и введения национальных УФД, отвечающих приня­тым в международной практике нормам, применяемым предприятия­ми различных форм собственности в целях учета.

Разработанные УФД объединяются в унифицированные сис­темы документов (УСД). Целью УСД является определение опти­мального состава УФД.

УСД - это система документации, созданная по единым правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Основными задачами унификации документов (создания УСД и УФД) являются:

• сокращение количества существующих форм документов;

• установление единых правил построения документов;

• учет информативности документов (включение в документы только тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач и подтверждения их юридической силы);

• обеспечение организационного единства в области разработ­ки и применения УСД (УФД);

• достижение экономичности делопроизводства за счет сниже­ния трудоемкости обработки, рациональной компоновки, определения оптимального объема и расположения реквизитов;

• эффективное использование автоматизации деловых процедур.

В Беларуси в настоящее время разрабатывается несколько уни­фицированных систем документации: первичной учетной документа­ции, отчетно-статистической, по труду, торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организаци­онно-распорядительной документации (УСОРД).

Наряду с унификацией, стандартизацию управленческих доку­ментов также следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных обязательных норм создания документов.

Стандартизация документов - форма юридического закрепле­ния проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стандартизация характеризуется тремя основными моментами:

• она устанавливает на длительное время общегосударствен­ные обязательные нормы создания документов с гарантией их соблю­дения;

• это унификация документа: введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов;

• это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют функциональную оправданность, обеспечивают наибольший экономический эффект.

В республике установлены государственные стандарты, которые необходимо использовать при ведении делопроизводства (табл. 1).

Правила делопроизводства на международном уровне регламен­тируют стандарты ИСО⁶ серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983 и др.)

ИСО - Международная организация по стандартизации (International Organization for Standartization, 180). Образована в 1947 г. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В на­стоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств.

⁶ ИСО трактует понятие стандарт как документ, совместно разработанный, согласованный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологиче­ских, практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных пре­имуществ, утвержденный компетентным органом.