1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)

Делопроизводство на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры предприятия, объема докумен­тооборота и пр.

При централизованной форме ведения делопроизводства все операции, связанные с документационным обеспечением, сосредота­чиваются в одном для всего предприятия подразделении или у секре­таря. Такая форма чаще всего применяется на предприятиях, в кото­рых объем работы с документами небольшой. Достоинства формы:

• освобождение основных структур подразделения от вспомо­гательных операций с документами;

• высокий уровень качества обработки документов;

• полная и равномерная загрузка работников делопроизводст­венных служб.

При децентрализованной форме организации делопроизвод­ства все виды работ с документами производятся непосредственно в каждом структурном подразделении.

Смешанная форма делопроизводства применяется обычно на крупных предприятиях со значительным объемом обрабатываемой документации, где наиболее трудоемкие процессы по приему, учету и отправке корреспонденции осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие - соответствующие струк­турные подразделения. Достоинствами этой формы являются:

• полная механизация (автоматизация) работы с документами;

• рациональное использование технических средств делопро­изводства.

Документационное обеспечение управления на предприятии осуществляется специальной службой, действующей на правах само­стоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредст­венно руководителю.

В зависимости от объема документооборота, принадлежности к определенной группе организаций могут быть следующие службы ДОУ: управление делами (в министерствах и ведомствах); канцелярия

(на предприятиях, в ВУЗ-ах и др. организациях); общий отдел (в об­щественных организациях).

На предприятиях, не имеющих службы ДОУ, ее функции⁷ вы­полняет секретарь-референт, секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, законодательными и нормативно-правовыми актами РБ, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями.

В настоящее время в Беларуси произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой дея­тельности предприятий. Ручная обработка документов не позволяет вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Поэтому перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки ра­боты с автоматизированными системами управления (АСУ) на основе унифицированных систем документации и рационального документо­оборота.

1.6. Средства организационной техники в делопроизводстве

Одним из способов повышения эффективности делопроизводст­ва является внедрение прогрессивных технологических средств в до­кументирование и организацию работы с документами.

Комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих процессов носит название «средства организационной техники» (оргтехника). В делопроизводстве используются средства оргтехники для:

1. копирования и оперативного размножения документов;

2. создания текстовых документов;

3. обработки документов;

4. поиска, хранения, пересылки документов;

5. административно-управленческой связи.

1). Копирование - получение небольшого количества копий с оригинала (от 5 до 20 экземпляров). В настоящее время существуют

⁷ Основными функциями службы ДОУ являются: организация единой системы делопроизвод­ства и контроль соблюдения нормативов ЕГСД; обучение работников основам делопроизвод­ства; работа с входящими, исходящими, внутренними документами.

следующие основные виды копирования: электрофотографическое копирование; термокопирование; электронно-искровое копирование; фотокопирование. Наиболее перспективным способом является элек­трофотографическое копирование (свыше 50 % всех копий, получае­мых в мире).

Поскольку первыми распространенными электрофотографиче­скими аппаратами в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox», то слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нари­цательными для обозначения всех электрофотографических ко­пировальных аппаратов и сделанных на них копий.

Оперативное размножение документов - получение значитель­ного количества копий (свыше 20 экз.), причем для размножения ис­пользуется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. В настоящее время оперативное размножение осуществляется с по­мощью офсетной, трафаретной, ризографической печати (новая технология сочетает достижения современной цифровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати).

2). Основные виды средств оргтехники для составления доку­ментов — это пишущие машины и персонажные компьютеры⁸. По­следние выступают также средством обработки, поиска, пересылки информации - 3), 4). Существует множество программ (текстовых ре­дакторов или процессоров) для составления и редактирования слу­жебных документов.

5). К средствам административно-управленческой связи отно­сят: радиосвязь, внутриофисная связь, телеконференции, телеграф, Телекс, Телетайп, телефакс, электронная почта.

Существуют различные средства радиосвязи: радиотелефон (те­лефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединен с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалам); сотовый радиотелефон; пейджер (это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений); автоответ­чик (телефон со встроенным в него магнитофоном для приема сооб­щений в отсутствие получателя).

⁸ Любой компьютер состоит из обязательных компонентов: системного блока, монитора и клавиатуры. По мере необходимости к нему могут быть подключены и другие устройства (манипулятор «мышь», принтер и пр.).

Отличие сотового радиотелефона от обычного состоит в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разби­вается на множество небольших зон, обслуживаемых своим передатчиком. Эти зоны на плане города напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название данного вида связи. При разговоре сотовый радиотелефон связывается с тем пере­датчиком, в зоне обслуживания которого он находится.

В качестве внутриофисной связи используют мини-АТС. АТС дает возможность переключать разговор на другого работника или подключать его к разговору, переадресовывать звонки на другой ап­парат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками. Каждый абонент мини АТС имеет свой внутренний номер, а для выхода на го­родскую АТС необходимо предварительно набрать код.

Одним из наиболее эффективных средств связи, обеспечиваю­щих возможность продуктивных деловых переговоров на расстоянии, стали телеконференции (аудио-, видеотелеконференция, телесеминар) с использованием телефонных каналов, компьютерных сетей.

По подсчетам экспертов, командировочные расходы в США сравнялись к концу XX в. с суммой расходов на оборонную промышленностъ. Эти расходы особенно велики у компаний, кото­рые осуществляют совместные зарубежные проекты, тре­бующие постоянных встреч специалистов.

Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволившим радикально сократить время передачи междуна­родных сообщений. Телеграфная сеть обеспечивает более надежную, чем телефонная, передачу сообщений (телеграмм) и нередко является единственно доступным видом связи для отдаленных районов.

Один из первых телеграфных аппаратов был продемонстриро­ван русским дипломатом П.Л. Шиггингом в Петербурге в 1832 г. Первая телеграфная линия (длиной 21 км) была построена в Ве­ликобритании в 1838 г. Куком и Уитстоном. Через 23 года была проложена первая трансконтинентальная линия. Помимо телеграфной сети общего пользования, существуют также сети абонентского телеграфа, предназначенные для обмена слу­жебной текстовой информацией между организациями⁹:

⁹На практике названия «телекс» и «телетайп» используют также для обозначения: сообще­ния, передаваемого по соответствующей сети; конечного устройства для приема и передачи сообщения; абонентского номера соответствующей сети.

• Телекс (охватывает практически все страны мира, число або­нентских пунктов около 2 млн.);

• Телетайп (отличается от Телекса принимающим устройст­вом, которое позволяет записать сообщение при отсутствии связи и автоматически его передать после установления связи).

Телетайп — фирменное наименование ряда аппаратов, разработанных «Те1еtуре Corporation» («Телетайп Корпорейшн»), кото­рое стало нарицательным.

В последнее время число.абонентов телеграфной сети общего пользования стало снижаться, поскольку все больше пользователей отдают предпочтение факсимильной связи и электронной почте. Або­нентские пункты сети сохраняются, как правило, на крупных пред­приятиях.

Телефакс - устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям. Телефакс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на стандартных листах бумаги.

В настоящее время под электронной почтой подразумевается организованная система связи между компьютерами. Термин «E-mail» используется для обозначения самого сообщения, пересылаемого ме­жду компьютерами, и для обозначения адреса абонента в сетях.

Для структуры и стиля международных сообщений, посылаемых электронной почтой, пока не выработаны какие-либо общепризнанные рекомендации.