Учреждение образования

«БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Учебное пособие для студентов экономических специальностей

Минск 2004

УДК 651.9 ББК 65.050.2я73 Д296

Рассмотрено и рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом университета

Составитель кандидат экономических наук А.В. Равино

Рецензенты:

доцент кафедры промышленного маркетинга и цен БГЭУ,

кандидат экономических наук В.А. Бороденя;

доцент кафедры экономики и управления на транспорте БНТУ,

кандидат экономических наук А.Г. Шумилин

Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие для студентов экономических специальностей / Сост. А.В. Равино. - Мн.: БГТУ, 2004. - 100 с.

ISBN 985-434-357-Х

В учебном пособии изложены основные вопросы документирования и ор­ганизации работы с документами, развития Единой государственной системы де­лопроизводства Беларуси, унификации и стандартизации документов предпри­ятия, требования к составлению управленческих документов, оформлению слу­жебной корреспонденции.

УДК 651.9 ББК 65.050.9

© Учреждение образования «Белорусский государственный технологический университет», 2004 ISBN 985-434-357-Х

ВВЕДЕНИЕ

В современном деловом мире огромную роль играет информа­ция. Кто владеет информационными ресурсами, тот имеет преимуще­ства - в производстве, науке, обучении.

Средством материализации информации выступает документ. Документ служит и для ее передачи в процессе коммуникационного обмена между юридическими и физическими лицами.

За год в мире производится свыше 6 миллиардов новых документов, рядовой служащий тратит около 150 часов в год на поиск утерянной информации.¹

Деятельность предприятия фиксируется в различных докумен­тах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создают­ся десятки их видов, и без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документов предприятия, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью настоящего пособия является формирование у студентов навыков составления и оформления документов, ведения делопроизводства, обучение современным приемам подготовки управленческой документации.²

Учебное пособие включает основные вопросы документирова­ния и рациональной организации работы с документами, развития Единой государственной системы делопроизводства Беларуси, уни­фикации и стандартизации документов предприятия, требования к со­ставлению управленческих документов, оформлению служебной кор­респонденции.

Обстоятельное изучение указанных положений - это гарантия от документационных ошибок для любого человека. Знание делопро­изводства не только избавит от простых проблем, связанных с неуме­нием оформить документы в соответствии с требованиями, но и обес­печит оперативность, надежность, экономичность организации управ­ленческого труда, возможность использования в будущем информа­ции, закрепленной в документах.

¹ Сведения информационно-справочного характера в пособии имеют аналогичную форму

представления.

² Определения, основные положения курса, на которых необходимо акцентировать внимание,

оформлены аналогичным образом.

1. Основы делопроизводства и корреспонденции

1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда

О предприятии можно судить по тому, насколько грамотно в нем организовано делопроизводство.

Действует принцип: «По одёжке встречают, по уму провожа­ют». Документ - «одежда» любого предприятия, имидж которого мо­жет быть испорчен, если в документах нет порядка. Чтобы он был, и существует делопроизводство.

Делопроизводство - это термин русского происхождения. В ХVI-ХVII вв. он был введен в органах управления Российского го­сударства, где процесс рассмотрения тех или иных вопросов («дел») назывался «производством дел». Поскольку «производство дел» фик-сировалось письменно, документы по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению дел и сово­купность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII в. одновременно с введением русского языка в учрежде­ниях государственного управления (вместе с тем основы белорусского делопроизводства были заложены еще в X в.) .

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется следующим образом.

³ В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» - так в Великом княжестве Литовском (ВКЛ) назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами, в то время не возникло, что связано с особенностями государственного устройства ВКЛ, где не было специальных учреждений центрального управления. Длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, составить соответствующий документ. «Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной тер­минологии.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в про­цессе управленческих действий.

Делопроизводство включает в себя как операции по составле­нию и оформлению документов, так и весь комплекс работ с докумен­тами (ведение переписки, исполнение и контроль, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи документов в архив учреждения и т.д.).

Корреспонденция необходима для передачи письменной ин­формации во внешнюю среду предприятия.

Термин «корреспонденция» происходит от латинского понятия «correspondere» (отвечать, осведомлять) и означает переписку, обмен письмами между отдельными физическими или юридиче­скими лицами.

Корреспонденцией также может называться и само почтовое от­правление (письмо), например, доставка корреспонденции.

Без правильной постановки делопроизводства на предприятии невозможно справиться с потоком документов, организовать их ис­полнение, обеспечить сохранность, а значит, достичь оперативности и гибкости управления в современных условиях.

Делопроизводство является составной частью управления г предприятием. В общем объеме работ по управлению делопро­изводство составляет 25-60% всего времени.

Управленческий труд состоит из сравнительно небольшого чис­ла сложных логических либо творческих операций (анализ ситуации, принятие решения и пр.) и огромного количества технических опера­ций (составление документов, их регистрация и пр.). С точки зрения структуры управленческого труда, делопроизводство - часть его тех­нических операций.

Объектом делопроизводства выступает оформление докумен­тов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предпри­ятия, кроме того, это и организация документооборота на предпри­ятии. Предметом труда в делопроизводстве является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. Средством труда служит организационная, техника, которая обеспечивает обра­ботку информации. Порядок ведения делопроизводства в Республике Беларусь осуществляется на основе норм законодательства.

В Беларуси более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого докумен­тального подтверждения всех шагов предприятий практически ср в любых областях деятельности. Различие между использованием автоматизации на Западе и в Беларуси состоит в том, что в делопроизводстве отечественных предприятий пока еще в го­ раздо большей мере важны бумажные документы, нежели же­сткая схема автоматизации деловых процедур.