7.5. Формирование и ведение личных дел

Дата поступ­ления и ин­декс доку­мента

Корреспондент,

дата и индекс

поступившего

документа

Краткое содержа­ние

Резолюция или кому на­правлен доку­мент

Отметка об

исполнении

Дата и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание

Отметка об , исполнении

13 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

Срок исполнения

Название документа

Автор

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

Фонд№

Опись №

Дело №

Распорядительные документы группируются в дела по видам и

хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (инструк-

ции, утвержденные распорядительными документами, являются при-

ложениями к ним).

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от

приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия формируются по

алфавиту фамилий сотрудников.

Планы и отчеты хранятся в пределах того года, к которому от-

носятся.

Учредительные документы (устав предприятия) формируются в

самостоятельное дело.

Контракты делятся на 2 группы, хранящиеся в разных делах. 1

группа - коммерческие контракты, 2 группа - трудовые договора

(контракты) с работниками.

Основные документы

Структура Состав реквизи­тов

Примечание

1

2 | 3

4

Организационные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции

предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия

1 .Устав - свод правил, ре-

гулирующих деятельность

предприятий, организаций,

граждан, их права и обязан­ности в определенной сфере деятельности

1 .Определяется разработчиком. Основные разделы:

- общие положения (цели'и задачи);

- организационное единство (структурные подразделения и

связи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязан­ ности должностных лиц);

- финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам организации

1.А.1-А.4.А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.2,Г.1-Г.2;

Д.1-Д.З;Е.5

1 .Утверждает-

ся вышестоя-

щими органа-

ми

2. Положение - это право-

вой акт, определяющий по-

рядок образования, обязан-

ности, права, ответствен-

ность и организацию пред-

приятия в целом или его

структурных подразделений

2.0пределяется разработчиком. Основные разделы:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- организация работы

2.АЛ-А.4, А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.2,Г.1-Г.2;

Д.1-Д.З;Е.5

2.Утверждает-

ся руководи-

телем пред-

приятия

(структурного

подразделе­ния)

3.Инструкция - это право-

вой акт, регулирующий спе-

циальные стороны деятель-

ности предприятия, его под­разделений и служб; долж­ностных лиц и граждан

3.Основные разделы должностной инструкции:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность

З.А.1-А.4,А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.1-В.2,Г.1-Г.2;

Д.1-Д.З;Е.5

3. Утверждает-

ся руководи-

телем пред-

приятия

1

2,

3

4 \

7.Акт - документ, состав-

ленный группой лиц, под-

тверждающий установлен-

ные факты или события

7. Текст состоит из частей:

- вводной: указывается основание составления, перечисляется

состав комиссии с указанием должностей;

- констатирующей: указываются факты, выводы, рекомендации

7.А.1-А.4,А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.1-В.З,Г.1-Г.2;

Д.1-Д.З;Е.5

7.Акт подпи-

сывают пред-

седатель, чле-

ны комиссии

8.Доверенность - доку-

мент, предоставляющий

права доверенному лицу на

совершение каких-либо

действий от лица довери-

теля

8.В тексте указывается:

- должность и паспортные данные доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действий;

- образец подписи лица, получившего доверенность;

- срок действия доверенности

8.А.1-А.5,А.7;

Б.1-Б.4;В.2;

Д.1,Д.З;Е.5

8.В зависимо-

сти от довери-

теля, доверен-

ности подраз-

деляют на официальные

и личные

9.Докладная записка яв-

ляется документом, адре-

суемым вышестоящему

руководителю в порядке прямого подчинения и со­ держащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составите- ля

9. Текст делится на части:

- изложение фактов, послуживших причиной составления запис-

ки;

- выводы, предложения организации или должностного лица

9.А.З-А.4, А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.7;

В.1-В.З; Д.1;

Е.1,Е.5

9.Внутренние

докладные за-

писки подписы-

вает автор-составитель, внешние - ру­ководитель предприятия

10.Объяснительная за-

писка - документ, пояс-

няющий содержание от-

дельных положений ос-

новного документа (плана и пр.) или объясняющий причины нарушения тру­довой дисциплины, невы­полнения поручения

10. Текст записки, объясняющий причины нарушения, делится на

части:

- изложение фактов, послуживших причиной составления запис-

ки;

- выводы (констатация свершившегося события)

10.А.4,А.7,А.8;

Б.З-Б.4, Б.7;

В.1-В.З;Д.1;

Е.1,Е.5

10.Записки,

как приложе-

ние к доку-

менту, подпи-

сывает руко­водитель; как объяснение причины на­рушения -составитель

1

2 3

4

Распорядительные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих управленческие решения в сфере организации, планирования, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы и прочих сферах дея тельности предприятия, носящих административный характер.

4. Приказ (по основной

деятельности) - правовой

акт, издаваемый руководи-

телем предприятия для разрешения основных и оперативных задач пред­приятия

4.Текст состоит из частей:

- констатирующей: излагаются факты, причины, послужившие

основанием создания приказа. Начинается: «В связи...», «На ос-

новании...» и т.д.;

- распорядительной, которая начинается словом «ПРИКАЗЫ­ ВАЮ» (пишется от границы левого поля); текст части делится на пункты, имеющие схему: исполнитель - действие - срок. Заклю­ чительная фраза: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, инициалы и фамилия)»

4.А.1-А.4.А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.1-В.2.Г.1-Г.2;

Д.1,Д.З;Е.1,Е.5

4.Подписыва-

ет приказ ру-

ководитель

предприятия

5.Распоряжение - правовой

акт, издаваемый руководи-

телем организации или его

заместителем для решения

оперативных вопросов ос­новной деятельности

5. Текст состоит из частей:

- констатирующей;

- распорядительной, которая начинается словом «ПРЕДЛА-

ГАЮ»

5.А.1-А.4,А.7,

А.8;Б.1-Б.4,Б.6;

В.1-В.2,Г.1-Г.2;

ДЛ,Д.З;Е.5

5.Утверждает-

ся руководи-

телем органи-

зации, его за-

местителем

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов

6.Протокол - документ,

фиксирующий ход обсуж-

дения вопросов и принятия

решений на собраниях,

совещаниях, конференциях

и заседаниях коллегиаль-

ных органов

6. Текст состоит из частей:

- вводной: указываются фамилии и инициалы председателя,

секретаря, присутствующих (в алфавитном порядке), приводят

повестку дня;

- основной: состоит из разделов, соответствующих повестке

дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУ-

ПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, отдельно по каждому вопросу. Эти слова пишут прописными буквами (от границы левого поля), по­сле них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указы­вают инициалы и фамилию докладчика. Содержание докладов помещается в тексте протокола (прилагается)

6.А.1-А.4,А.7,

А.8; Б.1-Б.4,Б.6;

В.1-В.З,Г.1;

Д-1-Д.2;Е.5

6.Протокол

подписывает-

ся председа-

тельствую-

щим на засе-

дании и сек-

ретарем

1

2

3

4

14.Автобиография - до-

кумент, в котором работ-

ник собственноручно дает

краткое описание в хроно­логической последова­тельности этапов своей жизни и трудовой деятель­ности

14. Текст может быть произвольным, содержит:

- персональные данные (имя, отчество, фамилия автора; дата

рождения; место рождения; сведения о родителях - фамилия, имя,

отчество, место работы);

- образование и специальность но образованию;

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и должность;

- награды и поощрения, участие в общественной работе; -, семейное положение и состав семьи;

- домашний адрес и телефон

14.А.7: Б.З; В.2-

В.З;Д.1

14. Обязатель-

но проставля-

ется личная

подпись

15.Расписка - документ,

подтверждающий получе-

ние каких-либо материаль-

ных ценностей

15.Текст включает:

- должности, фамилии, имена и отчества.лиц, выдавших и полу-

чивших что-либо;

- перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);

- подпись давшего расписку

15.А.4-А.5,А.7;

..Б.З;В.2;Д.1

15.Обязатель-

но проставля-

ется личная

подпись

1

2

з

4

11 .Справка - документ,

подтверждающий какие-

либо факты или события

11. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени

и отчества лица, о котором сообщают сведения; заканчивается ~

указанием организации, куда предъявляется справка. Текст служебной справки состоит из двух частей:

- в первой излагаются факты, послужившие поводом написания справки;

- во второй - приводятся конкретные данные

11.А.1-А.7; Б.1-

Б.З;В.1-В.З;ДЛ,

Д.З; Е.5

11 .Справку

подписывает

руководитель (также глав- ный бухгалтер или начальник

отдела кадров)

Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами и т. п. к

руководству предприятия (в государственные учреждения), автором документа является его составитель.

12.3аявление - документ,

содержащий просьбу или

предложение лица (лиц), адресованный должност­ному лицу или организа-

ции

12. Текст может быть произвольным и составляется самим авто-

ром

12.А.4-А.5,А.7;

Б.З,Б.7;В.2-В.З;

Г.2; Д.1;Е.1,Е.5

12.0бязатель-

но проставля-

ется личная подпись

13.Резюме - документ, Со-

держащий краткие сведе-

ния биографического ха-

рактера, предоставляемый лицом при трудоустройст­ве

13. Текст состоит из следующих разделов:

- персональные данные;

- цель трудоустройства (какую именно работу или должность

хотел бы получить претендент);

- образование (перечисление в обратной хронологической по­ следовательности, начиная с последнего места учебы);

- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа, в обществен­ ных организациях и т. д.);

- рекомендации (с фамилиями и телефонами)

13.А.5,А.7;Б.З;

В.2-В.З;Д1

13. Обязатель-

но проставля-

ется личная

подпись

Индекс документа

Дата реги­страции

Дата по­ступления и индекс документа (для вхо­дящих)

Откуда по­ступил и куда на­правляется документ

Краткое содержа­ние

Количест­во листов документа

Количест­во экземп­ляров до­кумента

Исполни­тель

Примеча­ние