7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, неза­висимо от формы собственности. Законом запрещается иметь не­сколько трудовых книжек.

На основании трудовой книжки определяют: общий трудовой стаж, стаж от которого зависит назначение работнику пенсии; стаж трудовой деятельности в производствах с тяжелыми и вредными ус­ловиями труда, дающими право на пенсию на льготных условиях в льготных размерах; продолжительность непрерывного трудового ста­жа для исчисления пособий и пр.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве­дущему документацию по личному составу. На работника, поступив­шего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполня­ется в его присутствие не позднее недельного срока после приема на работу.

Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию, Ф.И.О., дату рождения. Ставится подпись лица, выдавшего книжку и печать предприятия.

Записи в трудовой книжке производятся нанимателем строго в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек ра­ботников (утверждена Министерством труда РБ), на основании пас­порта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчество работника, дата рождения, сведения об образовании. Обязательно проставляется подпись лица, выдавшего трудовую книж­ку, и печать предприятия.

Запись на последующих страницах начинается с указания на­именования предприятия (с помощью штампа или от руки). В графах проставляется:

• дата приема;

• указание действия и должности (например, «принят на должность менеджера», «уволен по собственному желанию»);

- основание (например, «приказ от 07.10.2004 г. № 12 л/с»). Все записи производятся в точном соответствии с приказом без

зачеркиваний и помарок. Если же возникает необходимость исправле­ний, то они оговариваются и заверяются подписью должностного ли­ца и печатью.

Трудовая книжка служит работнику, как правило, много лет. За это время может измениться его фамилия, образование, имя и т.д. Как отражаются эти изменения? Изменения отражаются на первой странице трудовой книжки нанимателем по последнему месту работы. При исправлении фамилии (имени, отчест­ва) старые сведения зачеркиваются одной чертой (но так, что­бы их можно было прочесть), а новые пишутся в трудовых книжках: нового образца — на следующей строке, старого об­разца - над прежними сведениями.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса РБ, ставится подпись должностного лица и печать предприятия.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время выну-

жденного прогула, дата увольнения при этом изменяется на дату дня выдачи трудовой книжки.

Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Личная карточка формы Т-2 заводится на работников пред­приятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в личной карточке делаются на основании документов, предоставлен­ных работником (паспорт, трудовая книжка, военный билет).

Разделы личной карточки:

• раздел 1 «Общие сведения» заполняется на основании пас­порта и трудовой книжки;

• раздел 2 « Сведения о воинском учете» (данные берутся из военного билета);

• раздел 3 «Назначения и перемещения»;

• раздел 4 «Отпуска»;

• раздел 5 «Дополнительные сведения» (указываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка и т.п.);

⁴ - «Дата и причина увольнения». Записи в разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, увольнении, переводе работника. Все записи производятся без сокращений. Личная карточка заводится на работни­ка в одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Сведения в разделах 3 «Назначения и перемещения» и «Дата и причина увольнения» должны заполняться с особой аккуратно-

стъю, т.к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Срок хранения личных карточек 75 лет - «В». Карточки уволен­ных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту.