7. Документы по личному составу предприятия

7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников

Трудовые правоотношения на предприятии регулируются Тру­довым кодексом РБ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, уволь­нения и перевода сотрудников.

Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, называются документами по личному со­ставу. К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перево­де сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по зарплате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении дли­тельного периода времени.

Прием на постоянную работу должен осуществляться в сле­дующей последовательности: предоставление заявления работником, резюме (автобиографии); заключение трудового договора (контракта) с работником; издание приказа о приеме на работу; проведение записи в трудовой книжке; оформление личного дела и личной карточки; от­крытие лицевого счета по з/плате.

Увольнение работников осуществляться в следующей последо­вательности: предоставление заявления об увольнении; издание при­каза об увольнении, в соответствии с которым делается запись в тру­довой книжке и в личной карточке работника. Копии приказов посту-

пают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе сотрудников на другую должность порядок оформления документов следующий: издание приказа по личному со­ставу о переводе на другую должность; на основании приказа делает­ся соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, где, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Персональные сведения документов по личному составу относятся к конфиденциальной информации (сведения о фактах трудовой деятельности, личной жизни и т. д.).

7.2. Оформление трудовых контрактов

Трудовой договор (контракт) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлений трудовых правоотношений и регу­лирующий их.

Сторонами трудового контракта являются предприятие (работо­датель) и работник.

Трудовой-контракт должен заключаться в письменной форме.

Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим усло­виям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следую­щие основные условия:

• место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); .

• конкретную работу в соответствии с квалификацией по опре­деленной профессии или должности, которую должен выполнять ра­ботник;

• дату начала работы и ее окончания, если заключается сроч­ный трудовой контракт;

• оплату труда;

• обязанности работодателя;

• обязанности работника в соответствии с должностью (или ссылка на должностную инструкцию).

Контракт может содержать дополнительные условия, конкрети­зирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск и др.).

Предварительное испытание (испытательный срок) не может превышать 3 месяца. Согласно трудовому кодексу РБ, испытательный срок не устанавливается для инвалидов, лиц моложе 18 лет, молодых специалистов по окончании высших и средних спе­циальных заведений.

Контрактная форма найма распространяется на следующие ка­тегории работающих:

• на постоянных работников;

• на временных работников;

• работающих на основном месте работы;

• работающих по совместительству. Трудовой договор может заключаться на:

• неопределенный срок (бессрочный);

• определенный срок (от 1 года) не более 5 лет (срочный);

• время выполнения определенной работы (когда время завер­шения работы не может быть точно определено);

• срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место;

- время выполнения сезонных работ (не более 6 месяцев). Договор не заключается, если работа носит краткосрочный ха­ рактер (до 10 дней).

На практике большинство трудовых договоров заключается па неопределенный срок.

В чем преимущества и недостатки бессрочного и срочного до­говоров? Бессрочный - гарантирует стабильность трудовых ср отношений. Заключив срочный договор, работник не имеет право увольняться по собственному желанию до истечения срока договора, по истечении срока работодатель вправе не заклю­чать с работником новый договор без каких-либо объяснений.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться следующие условия:

• основания увольнения работника;

• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законода­тельством;

• введение для работников полной материальной ответствен­ности.

Контракт составляется в 2-х экземплярах, подписывается руко­водителем и работником и заверяется печатью. Один экземпляр кон­тракта хранится на предприятии, второй - у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел ра­ботников предприятия. В этом случае срок хранения контракта соот­ветствует сроку хранения личного дела. Если личное дело не заводит­ся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся: 75 лет - «В», где В - возраст работника, если отсутствуют приказы по личному составу; и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.