- •1. Основы делопроизводства и корреспонденции
- •1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда
- •1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
- •1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства
- •Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси
- •1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
- •1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
- •2. Организация работы с документами
- •2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота
- •2.2. Обработка входящих документов
- •2.3 Работа с исходящими и входящими документами
- •2.4. Контроль исполнения документов
- •2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел
- •2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •3. Правила оформления управленческих документов
- •3.1. Требования к бланкам управленческих документов
- •3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (а)
- •3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)
- •3.4. Составление текстов служебных документов (в)
- •3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)
- •3.6. Служебные отметки на документе
- •4. Конфиденциальное делопроизводство
- •4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство
- •4.2. Условия отнесения информации к кт предприятия
- •4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
- •5. Корреспонденция предприятия
- •5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия
- •Классификация корреспонденции
- •5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма
- •6. Составление и оформление договоров (контрактов)
- •6.1. Понятие «договор». Требования и правила составления договора
- •6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров
- •7. Документы по личному составу предприятия
- •7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников
- •7.2. Оформление трудовых контрактов
- •7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления
- •7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников
- •7.5. Формирование и ведение личных дел
- •Форма журнального учета выдачи документов с грифом «кт»
- •Литература
- •Содержание
- •Делопроизводство и корреспонденция
- •220050. Минск, Свердлова, 13.
3. Правила оформления управленческих документов
3.1. Требования к бланкам управленческих документов
В управленческой деятельности предприятий используют главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией.
Преобладающая часть управленческих документов оформляется на бланках предприятия.
Управленческий документ на неприглядном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. Современный дизайн оформления, свой стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на бланке особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.
Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.
Бланки управленческих документов предприятия конструируют в соответствии с формуляром-образцом. Бланки имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения, регламентированный СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Реквизит - это информационный элемент, характеризующий
документ, его назначение (например, дата, подпись и пр.). Установлено два вида бланков документа, отличающиеся соста вом и расположением реквизитов: бланк для писем, общий бланк для других видов управленческих документов.
На основе общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, протоколов и др.).
Изготовление бланков по видам документов считается целесо-
образным, если их объем превышает 200 документов в год.
Для изготовления бланков управленческих документов в основном используются форматы: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Ре-
же используют бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков.
В соответствии с ИСО 216:1975 в основе системы форматов бумаги лежит принцип деления пополам, при котором каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А или В, С показывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого «0».
Бланки документов разрабатывают на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Предприятию, работающему с зарубежными партнерами, необходим специальный бланк с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском (белорусском) языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов сначала печатаются реквизиты на русском (белорусском) языке, потом на иностранном.
Все бланки документов должны иметь поля:
- левое - 30мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее или нижнее - не менее 20 мм.
В соответствии с ИСО левое поле бланка документа - 20, верхнее -10, также обозначается размер текстовой области.
Нанесение полей на бланк не обязательно.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий.
Бланки следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов рисками насыщенного цвета, что позволяет тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.