5. Корреспонденция предприятия

5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия

Служебная корреспонденция выступает неотъемлемым каналом связи предприятия с внешней средой.

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Несмотря на наличие современных форм связи, письма являют­ся самым распространенным способом обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями¹⁶.

Основная особенность служебных писем: они выражают не

личные интересы, а интересы юридического лица.

Стремясь к сокращению документооборота, следует обратить внимание на обоснованность составления корреспонденции. Письмо должно использоваться только в тех случаях, когда невозможно ре­шение вопроса при устном общении (по телефону или в личном раз­говоре).

Корреспонденция (переписка) в общем объеме документации

предприятия (входящей, исходящей, внутренней) занимает до 80%.

Классификация корреспонденции построена на классификации ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Поэтому выде­ляют достаточно большое количество писем.

По тематическому признаку проводится условное различие ме­жду деловой и коммерческой корреспонденцией.

Переписка, которая отражает экономические, правовые, финан­совые и все другие формы деятельности предприятия, называется де­ловой корреспонденцией.

Переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

¹⁶Основные функции служебного письма следующие: средство коммуникации, ретрансляции информации; уведомления о чем-либо.

В зависимости от содержания различают следующие основные виды служебных писем - табл. 2.

Таблица 2

Классификация корреспонденции

Вид писем	Характеристика писем
1. Директивные (инструкционные)	1. Поступают от государственных органов власти; со­держат рекомендации, указания по каким-либо вопро­сам
2. Письма-запросы (инициативные)	2. Содержат просьбу о предоставлении какой-либо информации
3. Письма-ответы	3. Содержат решение, принятое по инициативному до­кументу, например, письму-запросу
4. Сопроводитель­ные	4. Содержат дополнительное пояснение к направляе­мому адресату основному документу, материальным ценностям
5. Рекламационные	5. Содержат претензии по качеству товаров и услуг, нарушению условий договора
6. Гарантийные	6. Дают гарантии выполнения каких-либо обяза­тельств, оплаты, сроков и т.п.
7. Письма-напоминания	7. Содержат указания на приближение истечения срока исполнения каких-либо обязательств, действий
8. Письма-извещения	8. Содержат сообщение либо утверждение как ответ на запрос
9. Письма-предупреждения	9. Предупреждают о возможных ответных шагах
10. Письма-приглашения	10. Содержат приглашение на заседание, конференцию и т.д.
11. Информацион­ные	11. Содержат полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения
12. Рекламные	12. Рекламируют товары и услуги
13. Коммерческие	13. Содержат конкретные предложения по заключе­нию сделок и имеют правовую основу; к ним относят­ся письма-запросы покупателей к продавцам, письма-предложения (оферта) на поставку товара, письма-ответы продавцов, письма рекламации, ответы на них и пр.
14. Прочие	14. Письма-просьбы, письма-подтверждения, цирку­лярные и др.

В приложении 6 приведены примеры оформления некоторых видов писем.

Содержание служебного письма можно разделить на аспекты. Выделяют одно- и многоаспектные письма. Одноаспектное - это простое письмо, посвященное одному вопросу (например, письмо-напоминание). Многоаспектное письмо может содержать и просьбу, и напоминание, и гарантию.