§ 7. Нарада

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя. Їх проводять для вирішення виробничих питань на підпри­ємствах та в установах, управліннях, організаціях.

Наради є одним з найефективніших способів обговорен­ня актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах гро­мадського і політичного життя.

Залежно від мети і завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та оперативні.

Проблемні наради проводять у невеликому колі спе­ціалістів або компетентних осіб для того, що знайти опти­мальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути і співдоповідь), запитання до доповіді, обговорення доповіді і вироблення загального рішення, прийнятого голосуванням присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо уп­равлінці (конкретні виконавці) з метою доведення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідних відомостей по управлінській вертикалі чи гори­зонталі, залежно від фахового рівня виконавців. Їх прово­дять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні (диспетчерські) наради скликають для отри­мання інформації про поточний стан справ за схемою верти­кального розподілу інформації. Особливістю оперативних (диспетчерських) нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють не-ритмічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях. Найбільш складними за схемою побудови, за особливостями взаємодії об'єктивних та суб'єктивних факторів е проблемні наради.

Наради корисні лише тоді, коли вони добре організовані, досягають визначеної мети і дають можливість зекономити робочий час.

Нараду проводить голова — керівник установи, під­розділу або відповідальна за певний напрям роботи особа.

Його завдання під час підготовки наради такі:

1. Спланувати коло обговорюваних питань.

2. Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при цьому врахувати можливість виникнення дис­кусії, обміну думками).

3. Продумати послідовність обговорення питань (пере­важно нараду починають з кардинальних виробничих про­блем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирішення; наприкінці наради вирішу­ються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і максимально скоротити час на дискусію) та їх взаємозв'язок (наприклад, кадрове питання, яке обгово-

рюється після виробничого, учасники можуть поставити я причинно-наслідкову залежність від першого, і голова наря ди повинен звести до мінімуму такий асоціативний зв'язоя якщо він небажаний).

4. Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого об­думування та вирішення тощо).

5. Визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, вміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно співпрацювати.

6. Продумати механізми проведення дискусії з поставле­ною метою, оптимальної за часом та кількістю учасників:

обговорення у послідовності, яку визначає голова; спонтан­не обговорення, поділ на групи, мізковий штурм та ін.

7. Передбачити (і заздалегідь відвести на це певний час) звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи тощо, які створять невимушену ділову атмосферу, нейтралізують особисті недоліки та взаємні претензії учас­ників.

8. Перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від характеру проблеми та обставин, може бути коротшим або довшим (2—3 хвилини, іноді — 5 хвилин).

Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні про­блеми й формулюванні запитань, а й у забезпеченні орга­нізованості заходу. Запрошення на нараду повинно містити:

— тему наради;

— день проведення наради;

— місце проведення наради — точна адреса, поверх* а І разі потреби — номер кімнати (якщо місце проведення на ради для більшості учасників незнайоме, то треба вказаті номери трамваїв, тролейбусів чи автобусів, якими можна приїхати).

Найкраще надсилати запрошення на нараду приблизно за 10— 14 днів до початку наради, а незадовго перед її про­веденням доручити секретареві зателефонувати й нагадати учасникам, принаймні найвідповідальнішим з них.

Перед тим як розсилати запрошення, треба підготувати приміщення для проведення наради. Не шкодуйте часу, щоб належним чином зробити це. Неприємно, коли в приміщенні

ви побачите учасників іншої наради або доведеться звільни­ти його, бо там має розпочатися ще якийсь захід. Отож, потурбуйтеся про те, щоб:

— у приміщенні було достатньо стільців і столів;

— у разі потреби були дошка, крейда і ганчірка;

— учасникам вчасно роздали друковані матеріали;

— було підготовлено наочне приладдя, магнітофон, дик­тофон, відеомагнітофон тощо;

— працювали засоби затемнення, освітлення, опалення, вентиляції приміщення тощо;

— засіданню не заважали телефонні дзвінки та випадкові відвідувачі;

— якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте люди­ну, котра її готуватиме.

Успіх наради залежить і від приміщення, в якому вона відбувається. Надто велике або мале приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи холоду, гамір, що долинає з сусіднього будинку, — все це може зашкодити нормальному проведенню наради. Натомість приємне середовище сприя­тиме успішному проведенню наради, встановленню нормаль­ної робочої атмосфери.

Під час проведення наради потрібно:

1. Впевнено керувати обговоренням винесених на поря­док денний питань (досвідчений голова не дозволить ухилитися від основної теми і зачепити питання, що не сто­суються справи). -_

2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:

— надавати учасникам можливість висловитися, заохочу­ючи їх до розмови;

— по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

— бути тактовним і витриманим. Велику роль відіграє також зовнішній вигляд та манера. поведінки голови на нараді.

3. За кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

— що потрібно зробити;

— хто і що саме робитиме (відповідальні);

— термін виконання дорученої справи.

. 5. Запротоколювати нараду.

Результати наради залежать передусім від голови, який керує нею, від того, наскільки він зуміє підготувати нараду і спрямувати її учасників на дискусію. Нарада, навіть якщо в ній беруть участь фахівці, може зайти у безвихідь через невміле керівництво. І, навпаки, при вмілому керівництві на­рада досягне вагомих результатів навіть тоді, коли рівень знань її учасників не дуже високий.

Після проведення наради:

1. Виконання поставлених завдань має бути вчасно про­контрольоване (якщо ще не минув термін виконання постав­леного завдання, то в новому протоколі його треба відновити разом з терміном виконання).

2. У виробничому процесі максимально використати по­зитивні рішення наради (заохотити підлеглого, підкреслити важливість прийнятих рішень, дати оцінку рівня відповідаль-, ності й компетентності виконавця) та нейтралізувати нега­тивні проблемні моменти (критика роботи, складність завдання тощо) або недоліки під час проведення наради, якщо такі були.

3. Якщо на нараді це не обговорювалося, визначити тему і дату проведення наступної наради з урахуванням її акту­альності та своєчасності.

У розмовній мові слово "збори" виступає синонімом слова "нарада". Термін "нарада" доцільно вживати лише тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються погляда­ми і спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Треба завжди чітко розрізняти нараду та інші форми зустрічей. Читаючи доповідь або лекцію, промовець подає слухачам певну інформацію, викладає певні думки й погляди. Отже, промовець "дає", а слухачі "беруть". Натомість під час наради учасники обмінюються досвідом, думками, погляда­ми, а той, хто веде нараду, висловлюючи свої думки й погля­ди, забирає часу не більше, ніж інші її учасники. ³

Останнім часом набули поширення так звані дискусії "за круглим столом". Троє або більше фахівців дискутують на, задану тему. Дискусія здійснюється за присутності слу-|

хачів. Учасники її переважно заздалегідь знають, про що говоритимуть. Іноді вони навіть проводять репетиції май­бутньої дискусії. Підготовлена таким чином, вона, безпере­чно, має свої переваги, даючи можливість щонайкраще ознайомити присутніх з поглядами фахівців на певну про­блему. Натомість під час звичайної наради виникають спон­танні дискусії, учасники яких виступають не в наперед визначеному порядку, а залежно від ситуації. При цьому висновки передбачити важко, вони виникають після диску­тування.

Оптимальна кількість учасників наради — 10—12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи деякі важливі проблеми, дискусія навіть між двома-трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16—18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь в обго­воренні.