7. Доповідна записка

Це документ на ім'я керівника установи, в якому по­відомляється про певний факт, подію, подається звіт про ви­конання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним;

для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Зразок формуляра:

НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Доповідна записка

№

про порушення (приблизний зміст інформації)

Прізвище

Ім'я

По батькові

Посада

Структурний підрозділ

З якого часу працює в цій організації

Вид і дата порушення

Наявність письмового пояснення порушення

Пропозиції про дисциплінарне стягнення

Керівник структурного підрозділу (підпис)

Зразок:

Розшифрування підпису

Деканові фізико-математичного факультету доц. Бойко В.Г. старшого викладача кафедри теорії фізики Рибникова Андрія Михайловича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом II семестру студентка Корнєєва С.Т. пропустила 26 академічних годин, має неатестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів до студентки

Корнєєвої С.Т.

26.05.95. (підпис)

8. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1. Адресата:

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складання.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

Зразки:

Деканові педагогічно-індустріального факультету доц. Васильченку О.К. старости "11 групи педагогічно-інду­стріального факультету Пономаренка Василя Івановича

Пояснювальна записка

Студенти 11-ї групи педагогічно-індустріального факульте­ту не з'явилися на заняття з праці (ІІ-ІІІ пари) тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання. Відвідання виставки організувала кафедра ТЗН.

Акціонерне товариство "Київмлин"

Начальнику цеху № 4 Матвійчуку К.Д.

Пояснювальна записка

№35

про порушення виробничої дисципліни

31 грудня 1995 року у другій зміні виникла аварійна си­туація з вини робітника Швеця С.К., який порушив прави­ла експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дис­циплінарного впливу щодо Швеця С.К.

Начальник зміни (підпис) П.Л. Кравець