10.4 Организация и проведение деловых совещаний

Деловые совещания - это одна из составляющих управления предприятием, позволяющая менеджеру привлекать сотрудников вверенного ему подразделения для совместного решения сложных актуальных проблем, а также обмену информацией и накопленным опытом.

В общем случае к деловым совещаниям обычно относят: съезды, собрания и заседания общественно -политических организаций; научные и научно-технические деловые совещания, семинары, симпозиумы, конференции; административные, производственные совещания и совместные совещания различных учреждений и организаций, как внутренних, так и отраслевых, региональных и международных.

По основным решаемым задачам деловые совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.

Проблемные совещания преследуют цель отыскания наилучшего решения соответствующей проблемы, стоящей перед коллективом предприятия, в кратчайшие сроки. По своему целевому назначению проблемные совещания должны иметь наиболее демократичный характер, позволяющий свободный обмен мнениями для всех приглашенных участников. Для более качественной подготовки к проведению совещания целесообразно заранее определить состав участников совещания и сообщить им не только название проблемы, но также заранее подобрать материалы, позволяющие значительно повысить качество решения поставленной задачи. Обычная, наиболее распространённая схема проведения проблемных совещаний имеет следующий вид: доклад, вопросы к докладчику, прения и выработка решения. Однако, в последние годы стала распространяться также и японская форма так называемого "совещания без совещания", когда менеджер формулирует проблему в письменном виде и рассылает её по списку должностным лицам, которые должны принять участие в поисках оптимального решения. Каждый из участников такого совещания в заданный срок, в письменном виде, излагает свою точку зрения. Если менеджер не удовлетворён полученными ответами, он может повторить эту процедуру с соответственными уточнениями поставленной проблемы. Кроме того, он может провести затем обычное совещание с организацией дискуссии и уточнением выработки решения.

Инструктивные (информационные) совещания преследуют цель передачи сверху вниз по схеме управления приказов и распоряжений менеджеров с последующими пояснениями скорейшего и качественного их выполнения. При этом определяются сроки и способы выполнения поручений. Многие специалисты однако считают, что прочитанные материалы, представленные в письменном виде, усваиваются людьми лучше, чем воспринятые на слух, поэтому прочитанный (письменный) текст снижает вероятность неправильного понимания и, следовательно, повышает качество выполнения предлагаемых распоряжений, что и необходимо учитывать в своей непосредственной деятельности каждому менеджеру.

Оперативные (диспетчерские) совещания проводятся менеджерами для получения информации о текущем состоянии дел, при этом поток информации поступает снизу вверх по служебным инстанциям. Оперативные (диспетчерские) совещания, как правило, проводятся регулярно, всегда в один и тот же час и день недели. Состав участников, в основном, постоянный. с привлечением отдельных исполнителей по тем или иным вопросам, когда это необходимо. Часто оперативные (диспетчерские) совещания проводятся по телефону, либо селекторной связи.

Серьёзная подготовка всех видов деловых совещаний в значительной степени определяет качество и эффективность этих совещаний. Причём на деловых совещаниях должны рассматриваться только важные проблемы, решение которых требует коллективного разума. Поэтому на деловые совещания целесообразно приглашать, в основном, прямых специалистов, которые действительно способны внести существенный вклад в решение рассматриваемой проблемы. Заранее подготовленная повестка совещания и разосланная участникам совещания, повышает возможность более качественной подготовки участников к работе, особенно если при этом рассылается текст (тезисы) доклада, проект решения и справочные материалы. Подготовка делового совещания всякий раз требует от менеджера глубокого анализа проблемы, оценки своих действий и организационного таланта как руководителя совещания.

Эффективность совещания в значительной степени зависит от стиля его проведения менеджером. Начинать, как и заканчивать деловые совещания необходимо точно в назначенное время. Нарушение регламента и опоздания участников резко снижают уровень и качество проводимых совещаний. Эффективность делового совещания в значительной степени также зависит от умения менеджера правильно организовать и руководить дискуссией.