Разбор папки с деловой документацией (корреспонденцией) «Информационный лабиринт»

Другой разновидностью ситуационного анализа является метод разбора деловой корреспонденции, или метод «папки с входящими документами». По-другому его называют «информационным лабиринтом» или «баскет-методом». Он основан на работе с документами и бумагами, относящимися к повседневной деятельности сотрудника.

Слушатели получают папки с одинаковым набором документов, относящихся к деятельности определенного предприятия, учреждения или его подразделения, в роли руководителя которого каждый из них выступает на данном занятии. Сам обучающийся выступает в роли лица, принимающего решение. Его цель - занять позицию человека, ответственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает. В папке могут находиться письма от сторонних организаций, служебные записки от руководителей смежных или подчиненных подразделений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы частного характера, не относящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя. Технология учебного процесса подразумевает два этапа. На первом этапе обучающийся или группа разбирается в документах, адресует их соответствующему исполнителю, накладывает необходимую резолюцию там, где полагает нужным дать ход документу, то есть предпринимает те действия, которые считает необходимыми. На втором  этапе обучающийся на основании разрозненной информации в отдельных документах должен составить представление о ситуации, сложившейся на управляемом объекте (в организации, отделе), сделать выводы и принять ряд решений, то есть найти выход из «информационного лабиринта». После осуществления необходимых действий участники собираются вместе и делают обзор вариантов решения и оценивают их эффективность, проводят обсуждение приобретенного опыта.

Метод управленческих задач

(II группа акмеологичности, коэффициент – 0,38)

Управленческая задача представляет собой ситуацию в управлении, которая содержит проблему или ряд проблем, требующих решения. Не всякая ситуация в управлении может рассматриваться как управленческая задача.

Ситуация — это совокупность фактов и данных, характеризующих то или иное явление. В этом качестве любая характерная ситуация из области управления может служить объектом для анализа и обучения (ситуации-иллюстрации, ситуации-оценки). Ситуация же, рассматриваемая в качестве управленческой задачи, должна, кроме материала для анализа, непременно содержать и проблему, требующую решения. В этом случае ее можно использовать как учебный материал для совершенствования профессиональных знаний и умений руководителей в принятии решений.

Каждый руководитель так или иначе владеет техникой принятия решения, но этому мастерству, как правило, его не учили. Оно приобретается обычно в процессе практической деятельности. Метод управленческих задач преумножает деловой опыт руководителей, подводит под него научную основу и открывает более широкую возможность целенаправленного совершенствования мастерства в принятии обоснованных решений.

Основой для принятия решения как в конкретной управленческой ситуации, так и на занятиях является знание законов, тенденций развития производства, логических методов системного анализа. При этом необходимо учитывать эмоциональный фактор, привносимый ситуацией и обучающимися.

Метод управленческих задач позволяет каждому из обучающихся индивидуально определять и анализировать проблему. Затем, во время дискуссии, обучающиеся коллективно вырабатывают план действий и определяют пути ее решения.

Указанный метод не требует решения поставленной проблемы в общепринятом понимании этого слова. Он нацелен не столько на принятие окончательного решения по проблеме, сколько на совершенствование умения руководителя системно анализировать производственные ситуации, находить пути решения. Главное — вскрыть закономерности движения анализируемой ситуации, обнаружить существенные связи исследуемой системы, новые факты, осмысление которых определяет умение сознательно и целенаправленно воздействовать на систему, предопределять пути ее развития.

Это позволяет руководителю по-новому увидеть свою организацию, вскрыть главную проблему, определить и научно обосновать найденный путь ее решения, т.е. мыслить перспективно.

Метод управленческих задач способствует совершенствованию навыков работы с информацией, развитию аналитического мышления, овладению умением формировать коллективное решение, созданию представления о методике подхода к исследованию проблемы, принятию решения и его обоснованию, развитию способности видеть и ставить перед собой реально достижимые цели, предвидеть последствия принимаемых решений.

Наибольший эффект применения метода управленческих задач в учебном процессе достигается при сочетании его с другими методами обучения.

Управленческие задачи дифференцируются по следующим учебно-методическим признакам:

По степени детерминированности описания и способу решения различаются задачи формализованные, решаемые с применением математического аппарата, и неформализованные, решаемые, как правило, путем логических рассуждений с использованием несложных вычислений.

По отраслевым признакам – задачи отраслевые, в которых рассматриваются специфические проблемы одной отрасли, и задачи межотраслевые, характерные для многих или всех отраслей, хотя и составленные для одного предприятия.

По уровню управления: например, ситуации, в которых решение должен принимать директор, его заместитель или главный инженер; задачи, решаемые на уровне начальника функционального отдела или цеха; задачи, решаемы на уровне мастера, начальника участка, бригадира.

По широте охвата вопросов, проблем: узконаправленные, в которых разбирается отдельный вопрос, проблема; комплексные задачи, где решение главной проблемы обусловлено решением других проблем.

По композиционному построению (по объему и характеру материала) задачи делятся на одностадийные, двустадийные, многостадийные.

Структура управленческих задач не может быть однозначной. Она зависит от определенных условий, например от специфики используемого материала, от объема информации, необходимой для выработки решения, и т. д.

По построению производственные задачи могут быть трех видов.

В одностадийной задаче для анализа и принятия решения единственным источником информации является описание ситуации.

В двухстадийной задаче вторая стадия — это либо решение, принятое в организации, либо один из вариантов решений, предложенных составителями (авторами) задачи.

Многостадийные задачи по построению делятся на три основных типа.

К первому относятся задачи, состоящие из трех и более стадий. Информация, даваемая слушателям в первой стадии, является еще недостаточной для принятия обоснованного решения. Они лишь получают общие сведения о проблеме, определяют цель и намечают дальнейшее направление исследования ситуации, запрашивая при этом дополнительную информацию. Вторая стадия позволяет выработать несколько конкретных вариантов решения, так как слушатели располагают более обширной информацией. Третья стадия — это решение, принятое в организации. Трехстадийное построение задачи способствует совершенствованию умения и навыков руководителей в поисках и использовании информации при выработке решения.

Второй тип многостадийной задачи характерен тем, что сложная проблема в ней расчленяется на подпроблемы, соответствующие разным аспектам или подсистемам управляемого объекта. Анализируя материал ситуации, слушатели формируют общую проблему и главную цель, делят их на подпроблемы, соответствующие подцели, уточняя частные задачи. Многостадийные задачи первого и второго типов совершенствуют умение и навыки руководителей в решении сложных проблем путем расчленения их на менее сложные, в построении «дерева целей» для выработки комплексного решения.

Третий тип многостадийных задач характерен своим построением по принципу цепи событий. Во второй и каждой последующей стадии рассматривается не только решение, принятое в организации в условиях предлагаемой ситуации, но и изложена новая ситуация с проблемами, к которым привело принятое решение или развитие событий. Таким образом, ситуация описывается в динамике, по стадиям своего развития и с учетом принимаемых на предприятии решений на каждом из последовательных этапов. Подобное построение задачи позволяет слушателям изучить причинно-следственную связь между принимаемым решением и результатами деятельности предприятия на конкретных материалах.

Задача может быть построена и иначе, т.е. таким образом, чтобы каждая последующая стадия представляла один из вариантов решений, принятых на различных предприятиях. На занятиях слушатели изучают каждый из вариантов решений. Сравнивая и анализируя их, слушатели получают возможность оценить все положительные и отрицательные стороны различных подходов к решению одной и той же характерной проблемы.

Разработка управленческой задачи состоит, как правило, из таких этапов: выбор темы; определение источника для получения материала; сбор материала; определение структуры и композиционного построения задачи; составление (написание) задачи; апробирование и окончательная доработка.

За основу управленческой задачи можно взять конкретный опыт по организации труда и управления организацией. В этом случае в первой части задачи описывается ситуация, предшествовавшая рационализации. Она служит слушателям для анализа и принятия решения. Вторая часть, в которой изложен передовой опыт по решению затронутых проблем, используется для оценки и соответствующих выводов.

Управленческая задача может быть построена и на подробном хронологическом изучении развития организации, в деятельности которой наблюдаются положительные качественные изменения. Подобная задача состоит из нескольких самостоятельных стадий, в каждой из которых описан определенный период деятельности организации и связанный с ним комплекс проблем. Такое описание позволяет раскрыть ситуацию в динамике, приучает слушателей к логическому делению сложной задачи на простые составляющие.

Материал для управленческой задачи может быть также найден в процессе обучения слушателей курсов повышения квалификации. Кроме того, для управленческой задачи неплохо использовать выпускные (курсовые) работы. Слушатели их выполняют на конкретном материале и, как правило, излагают передовой опыт своей организации.

Проведение занятий по решению управленческих задач.

При проведении занятий следует учитывать, что управленческие задачи обладают определенными особенностями по сравнению с учебными задачами и упражнениями.

1. В основе управленческой задачи, как правило, лежит конкретная ситуация. Материал становится интереснее, убедительнее, если он подкреплен результатами специальных исследований, формами статистической отчетности и другой дополнительной информацией.

2. В традиционной учебной задаче дано лишь то, что необходимо для ее решения, и четко сформулировано требование (что надо найти). А описание ситуации в управленческой задаче может содержать привходящие факторы, которые на первый взгляд не имеют прямого отношения к решению. Ведь реальная жизнь многообразна, и в ней далеко не сразу удается найти и выявить те главные факты и проблемы, которые имеют первостепенное для принятия решения. В этом и заключаются особенности и трудности, возникающие при решении управленческих задач.

З. Для управленческой задачи не является характерным или непременным наличие четко сформулированного вопроса. Разрешение частного конфликта не приводит к ликвидации всей совокупности причин, из-за которых он возник. Одним из наиболее важных и трудных этапов в решении управленческой задачи является определение главной проблемы.

4. Управленческая задача может не иметь однозначного решения. Конкретная ситуация, лежащая в основе задачи, предполагает множество решений, более или менее близких к оптимальному. Многообразие вариантов принимаемых слушателями решений используется в дискуссии для анализа и оценки раз личных подходов к решению.

5. Иногда управленческая задача может не иметь решения в общепринятом понимании этого слова. В этих случаях решением можно считать вскрытие и уяснение проблемы, анализ ее и определение линии поведения в сложившейся обстановке.

Используя на занятиях метод управленческих задач, преподаватель выступает не в роли лектора, а в роли консультанта, помогая обучающимся искать и находить обоснованное решение. Кроме глубоких теоретических знаний, профессионального опыта, преподаватель должен обладать умением вести дискуссию. Для того чтобы выполнить эту роль с достаточной степенью эффективности и профессионализма, преподавателю необходимо тщательно готовиться к занятию. С этой целью он должен: четко уяснить учебную цель планируемого занятия; выбрать управленческую задачу, соответствующую учебной цели; наметить форму проведения занятий; предусмотреть пути обсуждения ситуации в группе, в отдельных подгруппах; заранее распределить время, отведенное для дискуссии по каждой стадии решения задачи (если она многостадийная); наметить вопросы, которые следует поставить перед слушателями для обсуждения; составить план заключительной беседы, в которой необходимо подвести итог, дать в сжатой форме анализ дискуссии и коллективно принятого решения.

По построению управленческие задачи очень разнотипны, что предопределяет многообразие форм их применения в учебном процессе. Однако несмотря на это можно выделить некоторые методические положения, характерные для постановки любой управленческой задачи. Занятия по решению управленческих задач условно делят на три основных этапа:

1) введение в задачу; 2) изучение материала (ситуации) задачи и подготовка решения; З) дискуссию.

Таким образом, этот метод позволяет совершенствовать умение работать с корреспонденцией и в условиях ограниченной информации правильно оценивать обстановку, выбирать линию поведения, пути решения или предотвращения назревающих проблем.

Решение управленческих задач непосредственно в организации.

При организации учебы непосредственно в организации целесообразно использовать для проведения занятий не только ситуации, описанные в литературе (специальных сборниках, журналах), но и собственные. Отражающие реальное состояние организации труда, производства и управления, проблемы организационной перестройки, экономического, технического и социального развития и т.п. В этом случае намного выше оказывается заинтересованность, а в связи с этим и активность слушателей. Нередко предложения и решения, разработанные коллективно слушателями на таких занятиях, находят свое применение в организации.

Группами слушателей выносятся на обсуждение конкретные решения. Преподаватель в ходе дискуссии приводит аудиторию к некоторым полезным обобщениям и практическим выводам. Материалом для анализа ситуации могут служить данные социологических исследований, аттестации персонала, хронометражных наблюдений и т.п.