Создание эффективных презентаций в PowerPoint 2010
ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ К РАСПРОСТРАНЕНИЮ
Если планируется предоставить общий доступ к электронной копии презентации Microsoft PowerPoint или опубликовать презентацию в Интернете, полезно проверить презентацию на наличие скрытых и персональных данных, которые могут храниться в самой презентации или в свойствах документа (метаданных). Поскольку эти скрытые сведения могут содержать данные об организации или о самой презентации, доступ к которым желательно не предоставлять, возможно, скрытые сведения следует удалить перед предоставлением доступа к ней другим пользователям.
ПОИСК И УДАЛЕНИЕ СКРЫТЫХ И ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНСПЕКТОРА ДОКУМЕНТОВ
С помощью инспектора документов можно найти и удалить скрытые и персональные данные из презентаций PowerPoint.
1.В презентации (рекомендуется работать в копии исходной презентации) откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.
2.В группе Подготовка к совместному использованию нажмите кнопку Поиск проблем и выберите пункт Инспектор документов.
3.В диалоговом окне Инспектор документов установите необходимые флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить. Нажмите кнопку Проверить.
4. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
153
Создание эффективных презентаций в PowerPoint 2010
5.Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.
ВАЖНО. СКРЫТЫЕ ДАННЫЕ, УДАЛЕННЫЕ ИЗ ПРЕЗЕНТАЦИИ, НЕ
ВСЕГДА МОЖНО ВОССТАНОВИТЬ С ПОМОЩЬЮ КОМАНДЫ
ОТМЕНИТЬ.
ТИПЫ СКРЫТЫХ И ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В презентации PowerPoint могут храниться различные типы скрытых и персональных данных. Эти сведения могут не отображаться при просмотре презентации в PowerPoint или при показе слайдов, но другие пользователи иногда могут просмотреть эти данные в презентации.
Презентации PowerPoint могут содержать указанные ниже типы скрытых и персональных данных.
Примечания и |
Если презентация была создана совместно с другими |
рукописные примечания |
пользователями, она может содержать примечания. |
Свойства документа и |
Свойства документа, называемые также метаданными, включают |
персональные данные |
такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. |
|
Свойства документа также включают данные, автоматически |
|
сохраняемые приложениями Office, такие как имя пользователя, |
|
сохранившего документ последним, и дата создания документа. |
|
Документ может также содержать различные виды личных |
|
сведений, например заголовки сообщений электронной почты, |
|
данные, отправленные на проверку, маршруты документа, пути к |
|
принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб- |
|
страниц. |
Неотображаемое |
Презентация может содержать объекты, отформатированные как |
содержимое слайда |
неотображаемые. |
Данные за пределами |
Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не |
слайда |
отображаются, потому что они были перемещены за пределы |
|
слайда. Эти объекты могут включать текстовые поля, коллекции |
|
картинок, графические элементы и таблицы. |
Заметки к презентации |
Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, |
|
который, возможно, нежелательно предоставлять другим |
|
пользователям, особенно если эти заметки создавались |
|
исключительно для докладчика. |
Пользовательские XML- |
Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не |
данные |
отображаемые в самой презентации. Эти XML-данные можно |
|
обнаружить и удалить с помощью инспектора документов. |
154