МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ
КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ
ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ИНФОРМАТИКА»
для студентов очного, вечернего и заочного отделений
ТЕМА: «СОЗДАНИЕ СЕРИЙНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СРЕДЕ MS WORD 2002/XP (ТЕХНОЛОГИЯ СЛИЯНИЯ)»
ИЗДАТЕЛЬСТВО
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ
2003
Рекомендовано научно-методическим советом университета
Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Информатика» для студентов очного, вечернего и заочного отделений. Тема: «Создание серийной документации в среде MS WORD 2002/XP (технология слияния)»
Составитель: ст. преп. Окладникова О.Л., канд. экон. наук. Скачкова В.В.
Рецензент канд. экон. наук, директор ЦИТ Харченко В.Ф.
©Издательство
Санкт-Петербургского
государственного
университета
экономики и финансов
2003
1.Введение
Пользователь, работая с MS Word, сталкивается с задачей создания множества похожих документов, которые различаются лишь некоторыми реквизитами. Microsoft Office позволяет автоматизировать процесс с помощью операции Слияние.
Слияние - средство, позволяющее автоматизировать составление и печать массовых стандартных документов (писем, договоров, справок и т.д.), имеющих заданную форму, но с отличающимися значениями некоторых реквизитов.
Данная технология позволяет:
создать документы для групповой рассылки ;
создать каталог, список адресов или другой перечень.
Суть слияния заключается в следующем:
создается основной документ с определенным текстом;
присоединяется источник данных, представляющий чаще всего таблицу (базу данных), в которой хранятся значения реквизитов для основного документа;
выполняется слияние основного документа с источником данных. ( в новый файл или непосредственно при печати).
В качестве примера предлагается сформировать однотипные письма – претензии, которые рассылаются фирмам, недоплатившим или неоплатившим поставки в указанные в договоре сроки. Рассматривается создание рассылки писем – претензий при разнотипных источниках– таблице Microsoft Word, листе Microsoft Excel.
Решить данную задачу можно в 3 этапа:
сформировать шаблон бланка-претензии;
сформировать таблицу, содержащую перечень значений реквизитов для фирм;
выполнить слияние
2.Создание шаблона основного документа
2.1.Создание шаблона бланка фирмы
Бланк фирмы (см. приложение 1) целесообразно хранить не в формате обычного документа, а как шаблон, т.к. на его основе будут создаваться другие документы. При этом шаблон остается неизменным, а редактируется только сам документ, которому доступны все элементы шаблона.
Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа:
текст;
колонтитулы;
сноски;
рисунки;
параметры страницы;
стили;
элементы автотекста;
макросы;
пользовательские меню и команды;
комбинации клавиш.
Использование шаблонов позволяет привести однотипные документы к общему формату, избежать ошибок в общих местах, и, в итоге, — экономить время при подготовке документов.
Шаблоны Word – это файлы с расширением .dot, которые либо поставляются вместе с Word (встроенные), либо копируются из сети, либо формируются пользователем. Некоторые из шаблонов являются мастерами (файлы с расширением wiz), предоставляющими пошаговые инструкции по созданию документа.
По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона ОБЫЧНЫЙ (файл Normal.dot), но можно использовать другой шаблон при выборе одной из ссылок в группе СОЗДАНИЕ С ПОМОЩЬЮ ШАБЛОНА (команда ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, панель СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА).
Примечание. На вкладке ОБЩИЕ диалогового окна ШАБЛОНЫ (команда ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ) шаблону ОБЫЧНЫЙ соответствует элемент НОВЫЙ ДОКУМЕНТ.
Шаблон создается одним из двух способов:
на основе другого шаблона — указывается шаблон-основа в окне ШАБЛОНЫ (команда ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ) и устанавливается переключатель ШАБЛОН в группе СОЗДАТЬ. При этом в левом верхнем углу открывшегося окна будет указано ШАБЛОН, а не ДОКУМЕНТ.
на основе документа - текущий документ сохраняется как шаблон, т.е. при сохранении документа указывается тип файла — ШАБЛОН ДОКУМЕНТА (*.dot).
Упражнение. Создать шаблон с заданными параметрами страницы.
Создайте новый шаблон на основе шаблона ОБЫЧНЫЙ (команда ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ на панели СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА, вкладка ОБЩИЕ, элемент НОВЫЙ ДОКУМЕНТ и переключатель ШАБЛОН в группе СОЗДАТЬ).
Внимание! В левом верхнем углу открывшегося окна должно быть указано ШАБЛОН 1.
Перейдите в режим РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ (команда ВИД/РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ) и выведите непечатаемые знаки (кнопка
на панели инструментов СТАНДАРТНАЯ).Бланк создается на листе формата А4. Проверьте с помощью команды ФАЙЛ/ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ, вкладка РАЗМЕР БУМАГИ, что в данный момент используется размер бумаги А4, в списке ПРИМЕНИТЬ – КО ВСЕМУ ДОКУМЕНТУ. Окно шаблона не закрывать.