- •1.Введение
- •2.Создание шаблона основного документа
- •2.1.Создание шаблона бланка фирмы
- •2.2.Формирование колонтитула
- •987654, Г. Санкт-Петербург,
- •2.3.Сохранение шаблона
- •2.4.Создание шаблона бланка претензий
- •3.Создание источника данных
- •3.1.Создание источника данных в среде ms word
- •3.2.Создание источника данных в среде ms Excel
- •Формирование таблицы клиенты.
- •Формирование таблицы договор.
- •Формирование таблицы Оплата поставок.
- •4.Создание основного документа
- •Формирование основного документа, источник данных — таблица word
- •Сформировать основной документ, источник данных — книга ms Excel.
- •4.1.Условия в основном документе
- •Формирование полей условий для документа бланк претензии 1
- •Формирование полей условий для документа бланк претензии 2
- •4.2.Определение списка получателей Работ со списком получателей при источнике документе ms word
- •Работа со списком получателей для источника — книга ms Excel
- •4.3.Предварительный просмотр результатов слияния
- •Просмотр результатов слияния при источнике — документе ms word
- •Просмотр результатов слияния при источнике — книге ms excel
- •5.Непосредственное создание писем - претензий
- •5.1.Слияние в новый электронный документ
- •5.2.Слияние в новый печатный документ
- •6.Работа с мастером слияния
- •7.Задания для самостоятельной работы
- •8.Оглавление
2.3.Сохранение шаблона
После оформления бланка фирмы необходимо его сохранить как шаблон.
По умолчанию WORD сохраняет шаблоны пользователя в папке, указанной на вкладке РАСПОЛОЖЕНИЕ окна ПАРАМЕТРЫ (команда СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ).
Внимание! При выполнении данного методического пособия все файлы необходимо сохранять в личной папке. Для того, чтобы созданный новый шаблон был доступен для использования, необходимо переопределить параметры. (На вкладке РАСПОЛОЖЕНИЕ окна ПАРАМЕТРЫ для файлов типа ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ указать личную папку).
Упражнение. Сохранить шаблон.
Выберите команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК.
В окне СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА укажите в списке ТИП ФАЙЛА – ШАБЛОН ДОКУМЕНТА, в списке ИМЯ ФАЙЛА – БЛАНК, перейдите с помощью списка ПАПКА в личную папку, в которой сохраните шаблон.
2.4.Создание шаблона бланка претензий
Бланк претензии (см. приложение 2) формируется как шаблон.
Внимание! В бланке претензии указаны места, в которые будет вставляться конкретная информация о фирмах - клиентах, договорах, поставках и их оплатах из источника данных. На этапе создания шаблона бланка претензии данная информация не вводиться и эти места не оформляются подчеркиванием!
Упражнение.
На основе шаблона БЛАНК создается новый шаблон — БЛАНК ПРЕТЕНЗИЙ.
В правом верхнем углу претензии печатается должность получателя претензии:
перейдите в первый абзац и установите позицию табуляции – 11 см с выравниванием по левому краю. В окне ТАБУЛЯЦИЯ (команда ФОРМАТ/ТАБУЛЯЦИЯ) в поле ПОЗИЦИИ ТАБУЛЯЦИИ введите 11 см., выберите выравнивание ПО ЛЕВОМУ КРАЮ, нажмите кнопку УСТАНОВИТЬ. На горизонтальной линейке на соответствующей позиции должен появиться маркер ∟;
для перехода на следующую позицию используйте клавишу<TAB>, введите текст - Генеральному директору;
перейдите в следующий абзац. При этом текущий абзац должен получить такие же параметры форматирования, как предыдущий и, в том числе, позиции табуляции.
Для следующего (третьего) абзаца установите параметры (выравнивание - ПО ЦЕНТРУ, для первой строки абзаца отступ на 1 см., интервал перед и после абзаца - 60 пт.) и введите текст – Претензия.
Для последующих трех абзацев измените параметры (выравнивание - ПО ШИРИНЕ, интервал перед и после абзаца - 0 пт.) и введите соответствующий текст, пропуская места с подчеркиванием.
Для абзаца с реквизитами отправителя претензии установите интервал перед и после абзаца - 60 пт., позицию табуляции – 11 см. с выравниванием ПО ЛЕВОМУ КРАЮ. Введите соответствующий текст.
Сохраните шаблон в своей папке под новым именем БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ:
выберите команду ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК;
в окне СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА укажите в списке ТИП ФАЙЛА – ШАБЛОН ДОКУМЕНТА, в списке ИМЯ ФАЙЛА – БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ, перейдите с помощью списка ПАПКА в свою папку, где и сохраните новый шаблон.
3.Создание источника данных
Источник данных – это файл, содержащий сведения, необходимые для слияния. Например, перечень имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.
В качестве источника данных разрешается употребить:
список контактов Outlook;
список адресов Microsoft Office Microsoft Publisher , а также различные типы электронных адресных книг;
лист Microsoft Excel;
базу данных Microsoft Access или файлы прочих баз данных;
документ Microsoft Word с таблицей или другие текстовые файлы со специально организованными данными;
файлы HTML.
Чаще всего источник данных сформирован как таблица, состоящая из записей данных (строк) и полей данных (столбцов). В каждом поле хранятся однородные данные. В первую строку таблицы заносятся имена полей данных (названия). Имя каждого поля (столбца) — уникально.