5.Непосредственное создание писем - претензий

Непосредственное создание писем – претензий производиться при слиянии. При этом слияние можно провести:

• в новый электронный документ;

• в новый печатный документ;

• в новое электронное письмо;

• в новое факсимильное сообщение.

Рассмотрим из указанных ранее вариантов только первые два, как наиболее часто используемые.

5.1.Слияние в новый электронный документ

При слиянии в новый электронный документ каждая отобранная запись из источника данных отображается на отдельной странице

Примечание. В каталоге, как результате слияния, сведения из каждой записи источника данных располагаются не на новой странице, а последовательно одна за другой.

Упражнение. Создать электронный документ, содержащий письма-претензии (на базе основного документа БЛАН ПРЕТЕНЗИЙ 1).

1. На панели инструментов нажать кнопку СЛИЯНИЕ В НОВЫЙ ДОКУМЕНТ ( ).

2. В окне СОСТАВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ выбрать записи для слияния:

• Все — вывод документов для всех ранее отобранных записей.

• Текущая запись вывод документов, отображенных в соответствующем окне..

• С и по — вывод документов по заданному диапазону порядковых номеров

3. Запустить слияние. Формируется документ (имя по умолчанию —ПИСЬМА 1), каждая страница которого соответствует претензии по конкретной отгрузке.

Упражнение. Создать электронный документ, содержащий письма-претензии (на базе основного документа БЛАН ПРЕТЕНЗИЙ 2).

5.2.Слияние в новый печатный документ

При слиянии в новый печатный документ каждая отобранная запись из источника данных печатается на отдельной странице

Примечание. В каталоге, как результате слияния, сведения из каждой записи источника данных располагаются не на новой странице, а последовательно одна за другой.

Упражнение. Создать печатный документ, содержащий письма-претензии.

1. На панели инструментов нажать кнопку СЛИЯНИЕ ПРИ ПЕЧАТИ ( ).

2. В окне СОСТАВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ выбрать записи для слияния:

3. Запустить слияние. В окне ПЕЧАТЬ указать установки печати.

6.Работа с мастером слияния

Эту же задачу – создание – рассылки писем можно выполнить и с помощью Мастера слияния. Вызов Мастера осуществляется с помощью команды СЕРВИС/ПИСЬМА И ПОЧТА/МАСТЕР СЛИЯНИЯ. Далее пользователю необходимо на появившейся панели СЛИЯНИЕ поэтапно выбрать соответствующие варианты ответов и произвести требуемые действия.

Следует отметить, что при использовании Мастера слияния разрешается создать источник данных, сохраненный в дальнейшем как база данных Microsoft Access (список адресов Microsoft Office).

Упражнение.

1. Выберите команду СЕРВИС/ПИСЬМА И ПОЧТА/МАСТЕР СЛИЯНИЯ.

2. На первом этапе на панели СЛИЯНИЕ укажите тип основного документа (письмо, электронное сообщение, конверт, наклейка, каталог) – выберите переключатель ПИСЬМА.

3. Для перехода к следующему этапу используйте ссылку ДАЛЕЕ внизу панели СЛИЯНИЕ.

4. На втором этапе укажите, на базе чего создается основной документ (текущий документ, другой существующий документ, шаблон):

   1. выберите переключатель СУЩЕСТВУЮЩИЙ ДОКУМЕНТ;

Примечание. Переключатель ШАБЛОН предполагает указание одного из общих шаблонов.

2. выберите в списке шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT и примените кнопку ОТКРЫТЬ (или вариант ДРУГИЕ ФАЙЛЫ и примените кнопку ОТКРЫТЬ, а затем выберите шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT).

1. На третьем этапе укажите источник данных (существующий или создаваемый список, список контактов Outlook) и записи (получатели), используемые при слиянии:

   1. выберите переключатель ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПИСКА;

   2. используйте ссылку ВЫБОР ДРУГОГО СПИСКА и выберите файл ДАННЫЕ О ДОГОВОРАХ. Вверху группы СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК на панели СЛИЯНИЕ отображается текущий источник данных;

   3. используйте ссылку ИЗМЕНИТЬ СПИСОК и выберите записи для слияния — клиентов, не оплативших отгрузку.

2. На четвертом этапе можно ввести или изменить существующий текст основного документа (письма), а также добавить элементы адреса получателя, строку приветствия, электронную почтовую марку при наличии соответствующего программного обеспечения, поля слияния из источника данных или поля Мастера слияния – в данном примере этот этап не используется.

3. На пятом этапе осуществляется предварительный просмотр писем (последовательный просмотр выполняется с помощью кнопок движения по списку ( )на панели СЛИЯНИЕ, поиск определенного письма - с помощью ссылки НАЙТИ ПОЛУЧАТЕЛЯ):

   1. просмотрите письма;

   2. найдите письмо по ТТН № 4.

На этом же этапе позволяется указать другие записи для слияния (ссылка ИЗМЕНИТЬ СПИСОК) и исключить просматриваемое письмо из использования при слиянии (кнопка ИСКЛЮЧИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ):

3. исключите из слияния письмо по ТТН № 5 - для текущего письма по ТТН № 5 примените кнопку ИСКЛЮЧИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ;

4. для возврата примените ссылку ИЗМЕНИТЬ СПИСОК, затем в окне ПОЛУЧАТЕЛИ СЛИЯНИЯ перед записью по ТТН № 5 установите флажок, снятый ранее при использовании кнопки ИСКЛЮЧИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ, нажмите на кнопку ОК.

1. На последнем шестом этапе указывается процесс слияния при печати или в новый электронный документ. Причем в обоих случаях можно использовать либо все указанные записи из источника данных, либо только текущую запись, либо диапазон записей. При печати дополнительно заполняется стандартное окно ПЕЧАТЬ.

В данном примере создайте письма по всем отобранным записям в новом документе:

1. используйте ссылку ИЗМЕНИТЬ ЧАСТЬ ПИСЕМ;

2. в окне СОСТАВНЫЕ НОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ выберите переключатель ВСЕ.

После этого откроется новый документ с именем ПИСЬМА 1…N, где на каждой странице будет одно письмо. Количество страниц в этом документе соответствует количеству отобранных записей из источника данных.