3. Презентація як різновид публічного мовлення

Майбутній доповідач у глибині душі вважає, що йому досить написати на слайдах презентації потрібні тексти, і тоді присутні, затамувавши подих, почнуть у ці тексти учитуватися.. Ну а самому доповідачеві залишиться тільки стояти і чекати, поки всі прочитають один слайд і, нетерпляче видихнувши повітря, зажадають показати наступний!

Запам'ятаєте: будь-яка публічна доповідь, будь-який публічний виступ – це завжди своєрідний поєдинок з аудиторією, скільки б доброзичливо вона не була настроєна із самого початку і як би вона не прагнула вас підтримувати в ході вашого виступу.

Доповідач, виходячи до аудиторії, починає грати абсолютно нову роль. Хочеш не хочеш, він тримає іспит, навіть якщо всі присутні – його кращі друзі.

Етапи створення презентації

Створення презентації складається з трьох етапів: планування, розробка і репетиція презентації.

Планування презентації - це багатокрокова процедура, що включає визначення цілей, вивчення аудиторії, формування структури і логіки подачі матеріалу.

Розробка презентації - методологічні особливості підготовки слайдів презентації, включаючи вертикальну і горизонтальну логіку, зміст і співвідношення текстової і графічної інформації

Репетиція презентації – це перевірка і відладка створеного «виробу». Ви перевіряєте – наскільки вдало ви «змонтували» матеріал, наскільки доречні ваші переходи від слайду до слайду. Врешті-решт, ви як би дивитеся на себе з боку і задаєтеся питанням – а наскільки я і моя презентація ефективні, наскільки ми досягаємо наміченої мети?

Розглянемо планування презентації по кроках.

Отже, найперший крок - це визначення цілей.

При підготовці презентації необхідно враховувати таке:

• Слухачі переобтяжені інформацією ще до презентації.

• У слухачів зазвичай коротка пам'ять.

• Публічно проводити презентацію - це не те ж саме, що виступати публічно.

• Мета будь-якої презентації - переконати.

• Сприйняття вашої презентації аудиторією важливіше, ніж Ваше власне відчуття.

• Кожна презентація повинна бути такою, щоб запам'яталася, привернула увагу, закликала до дії, була значущою.

Часто при підготовці презентації виступаючі концентруються на питанні: «Що я говоритиму?». Замість цього потрібно поставити собі інше питання: «З якою метою я збираюся проводити цю презентацію»? Отже, презентація повинна давати відповідь саме на це запитання.

Другий крок - інформація про аудиторію

Навіть якщо ви збираєтеся робити презентацію добре знайомій вам аудиторією, спробуйте в думках дати її узагальнений портрет. У маркетингу це називається портрет споживача.

Обов'язково - з'ясуєте собі, які цілі, очікування і бажання ваших слухачів. Чого вони хочуть від вас?

Третій крок - виділення основних ідей презентації

Виділення основних ідей допоможе слухачам легко стежити за ходом презентації.

Щоб виділити основні ідеї презентації, подумайте, як би ви відповіли на наступні два питання:

• які ідеї відповідатимуть цілям моєї презентації?

• які ідеї мої слухачі повинні запам'ятати якнайкраще?

Основні ідеї повинні:

• служити конкретним цілям;

• містити висновки;

• бути цікавими;

• і їх не повинно бути багато (зазвичай не більше чотирьох - п'яти).

Існує багато способів виділення основних ідей презентації. Наприклад, за допомогою прийомів, запозичених з теорії реклами і продажу товару. Перевірте себе – відповідаючи на питання:

Хто? - Що? - Де? - Чому? - Коли? - Як?

Використовуйте при цьому той самий "портрет споживача" (узагальнений портрет слухача), якого Ви створили собі відповідно до рекомендацій попереднього матеріалу.

Четвертий крок - підбір додаткової інформації

Мова йде про те, що дуже корисно включити якусь додаткову інформацію, яку ви використовуватимете для підтримки основних ідей. Тобто - після того, як ви виділите основні ідеї презентації, необхідно підібрати матеріал, що буде супроводжувати ці ідеї. Такою додатковою інформацією можуть бути:

• приклади;

• порівняння;

• цитати;

• відкриття;

• статистика;

• графіки;

• аудіо- і відеоматеріали;

• експертні оцінки.

П'ятий крок – планування вступу

Робота над вступом  відповідає п'ятому кроку планування презентації. Слухачі формують думку про вас вже в перші декілька хвилин. Після цього дуже складно змінити цю думку. Зробіть все можливе, щоб ця думка була позитивною. У вас не буде другого шансу справити перше враження! Подумайте про те, що вам потрібно сказати у вступі. Як мінімум необхідно:

• представитися;

• сказати, скільки триватиме ваша презентація;

• домовитися про те, коли можна ставити питання - під час презентації чи після;

• представити тему вашої презентації;

• встановити довірчі відносини із слухачами;

• змусити аудиторію слухати вашу презентацію.

Для того, щоб досягти цілей вступу, пам'ятаєте чотирипо ради, дуже корисні при підготовці вступу презентації.

• Приверніть увагу. (Привернути увагу у вступі можна цитатою або цікавими даними.)

• Вкажіть основні ідеї. (Перелік основних ідей необхідний для того, щоб налаштувати слухачів на тему презентації).

• Вкажіть інтереси аудиторії. (Для чого аудиторія прийшла вас слухати? Що корисного у вашій презентації для слухачів? Розкажіть про це, і вас слухатимуть із ще більшою увагою.)

• Використовуйте доречні слова і жести.

Ось декілька поширених типів вступів, які можна використовувати в презентації:

• Цитати;

• риторичні запитання;

• декларативні заяви;

• ситуації з життя;

• поточні події;

• план дій;

• історії з життя непересічних людей.

Вибір в першу чергу залежить від вас, вашого матеріалу і специфіки аудиторії.

Шостий крок – логіка і переходи

Розробка логіки подачі матеріалу є шостим кроком планування вашої презентації. Для того, щоб логіка подачі матеріалу не порушувалася, а слухачам було легко за нею стежити, необхідно продумати переходи:

• від вступу до основної частини презентації;

• від однієї основної ідеї до іншої;

• від одного слайду до іншого.

Перехід - це зв'язок між закінченням однієї важливої ідеї і початком інший.

Обов'язково продумайте – яким чином ви даватимете аудиторії зрозуміти, що закінчили обговорення однієї тези доповіді і переходите до наступного питання.

За допомогою переходів створюється природний хід презентації, що дозволяє аудиторії легко стежити за вашою розповіддю. Для позначення переходу можна:

• використовувати короткі фрази;

• знайти привертаючу увагу вислів;

• навести актуальну статистику;

• використовувати жарт або шокуючу заяву;

• витримати паузу;

• змінити тон голосу.

Сьомий крок – структура

Сьомим кроком планування презентації є створення структури основної частини.

Які бувають типи логічної послідовності? Матеріал можна висловлювати:

• у хронологічному порядку;

• в порядку пріоритету;

• у територіальному порядку;

• у тематичній послідовності;

• структуруючи його за принципом «проблема-рішення».

Який би метод ви не вибрали, найголовніше, щоб він співвідносився саме з вашим матеріалом. Підкріплюйте свої ідеї додатковою інформацією у вигляді прикладів, цитат, статистики, історій, визначень, порівнянь і так далі

Восьмий крок – висновок

Підготовка яскравого висновку, що запам'ятовується, - останній, восьмий крок планування презентації.

Хороший висновок дуже важливий для успіху всієї презентації.

Нижче наведені ключові висновки, що становлять:

• яскравий вислів - перехід до висновку;

• повторення основних ідей презентації;

• підбиття підсумків;

• короткий вислів, що запам'ятовується, в кінці.

Ваш висновок повинен бути позитивним і упевненим. Уникайте п'яти «смертних гріхів» висновку:

• зміни стилю ведення презентації;

• визнання в тому, що Ви щось забули розповісти;

• висновку без підбиття підсумків;

• вибачень;

• незв'язного мовлення.

У висновках можна використовувати все ті прийоми, які підходять для вступу: цитати, риторичні запитання, ситуації з життя, поточні події тощо.

Головна вимога до доповідача: ентузіазм і настрій на досягнення мети.