9/Наука про документ за кордоном

Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі – установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання.

Вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій КД здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії. На різних етапах розвитку та становлення КД пріоритетні напрями таких досліджень час від часу змінювалися. Впродовж 1950–1960-х рр. у центрі уваги були проблеми визначення критеріїв відбору документів для архівного зберігання та вилучення їх для знищення. Теоретичні засади здійснення цих процесів базувалися на працях англійського архівознавця Г. Дженкінсона та американського архівіста Т. Шеленберга. Їхні погляди на організацію експертизи цінності та відбір документів для архівного зберігання домінували в США, Канаді, Великій Британії, Австралії аж до середини 1990-х рр. Також у 1950–1960-х рр. у фахових виданнях та на наукових форумах активно обговорювалися питання взаємозв’язку між архівною справою й КД, зокрема, щодо взаємодії архівістів і працівників державних установ у роботі зі службовими документами, ролі архівістів у забезпеченні належного документування діяльності урядових установ та збереженні документів. Питання теорії та практики КД постійно порушуються на сторінках фахових видань “American Archivist”, “Information Management”, “Records Management Quaterly. ARMA”, “Archives and Manuscripts”, “Records Management Journal” тощо.

Проблеми КД досліджуються Міжнародною радою архівів (МРА) та у межах Програми ЮНЕСКО з питань КД та архівної справ (RAMP). Тут такожвагомим є внесок фахівців США, Канади, Великої Британії, Австралії. Зокрема, під егідою RAMP були опубліковані результати досліджень Дж. Роудса “Роль архівів та КД в національних інформаційних системах”.

Практично на всіх форумах МРА розглядаються проблеми КД. Якщо на першому конгресі це були питання зберігання службових документів у центрах документації, то у подальшому, з поширенням новітніх інформаційних технологій, все частіше для обговорення пропонувалися проблеми електронних документів, їх правового статусу, експертизи цінності документів, визначення автентичності, організації довгострокового зберігання.

10/Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпе¬чення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань.

ПІДФУНКЦІЇ

Закріплення (фіксація) інформації

Зберігання інформації

Трансляція інформації

Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

ПІДФУНКЦІЇ

Одновекторна комунікація - Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

Двовекторна комунікація - Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна функція - Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

ПІДФУНКЦІЇ

Матеріалізація управлінської дії - Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

Організація інформації - Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Загально-культурна функція - Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства