44/Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. Дсту 4163 – 2003.

Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.

Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

45/Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою та їх значення.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Ця система документів призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріп-лення розпорядчо-виконавчих дій як в організаціях, так і їх струк-турних підрозділах на основі єдиноначальності або колегіальності.

Це документація, яка стосується взаємин організації як з вищи-ими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємст-вами, установами, закладами,а також із сторонніми організаціями. Організаційно-розпорядчою документацією закріплюється трудове життя всіх ланок організації, включаючи навіть такі моменти, як офіційне оформлення відпустки рядового працівника.

Усі документи в апараті управління за функціональним призна-ченням можна поділити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

2. Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки)

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми);

4.3 кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

5.0собисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті тощо).

Організаційні документи :

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, "Інструкція з діловодства", "Інструкція про порядок ведення трудових книжок" тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: "необхідно", "слід", "повинен" та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Розпорядчі документи :

Рішення - як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій

органів державної податкової служби України. Його текст складається із

двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У

констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе

вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу

управління, на виконання якого видається рішення.

Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань

основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому

керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань,

планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з

метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень

органів вищого рівня.

У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу,

дається посилання на документ, який став підставою для підготовки

наказу.

У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища

відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча

частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами

на окремому рядку без абзацу