2/Класифікація документів

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨ за походженням - службові та особисті;

¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨ за напрямком - вхідні та вихідні;

¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,

фото- та кінодокументи;

¨ за стадіями створення - оригінали та копії;

¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.

3/Документознавство як наука та навчальна дисципліна

Загальне документознавство або документологія – це наука, що

вивчає історію, теорію документа, формує поняттєво-категоріальний

апарат документознавства та розробляє методику роботи з

документами.

Загальне документознавство є частиною документознавства. Воно

існує поряд зі спеціальним, яке займається теорією, історією та

вивчення спеціальних видів документа.

Загальне документознавство виникло як результат усвідомлення

архівістами значення добре організованої в установах документації

для якості архівного фонду й одержало самостійне значення. Ще в

1914 р. Археолог-архівіст Ф.А. Ніневе відзначав, що пропозиції про

проведення реформи діловодства були зустрінуті істориками

позитивно, тому що вони „очікували для себе кращих часів –

полегшень і прискорень у їхній кропітких і часто невдячних працях

в архівах”

Загальне документознавство представляється як певна метанаука щодо

дисциплін, об'єктом (або одним з об'єктів) вивчення яких виступає

документ. Поняття метанауки не є новим для документознавства.

Зокрема, В.М.Автократов на початку 1970-х рр. показує наявність

двох точок зору на зміст документознавства, перша з яких

відповідала теорії і методиці документування управлінських

процесів, а друга – вважала його як метанауку про способи фіксації

реальної дійсності взагалі. Провідником останньої точки зору

виступав К.Г.Мітяєв. Пізніше в публікації теж відзначається, що

цей відомий вчений розглядав документознавство, як своєрідну

метанауку