48/Контроль за виконанням документів.

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів на контроль, формування картотеки

• контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

• зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК).

При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

49/Підготовка справ до архівного зберігання.

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Оформлення обкладинок справ. Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

На титульному аркуші справи зазначаються реквізити: назва підприємства, організації, установи; назва структурного підрозділу; індекс справи; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.

Експертно-перевірна комісія(ЕПК)- У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів України) та цим Положенням